PN168 - Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Gwirfoddoli

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Oedolion a Chymunedau
Maes Gwaith: Gwasanaethau Gwirfoddoli
Manylion Cyswllt: Gareth.Jones4@torfaen.gov.uk
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: Gwasanaethau Gwirfoddoli

Rheolydd Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Canolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Mae gwirfoddoli yn elfen allweddol o'r Strategaeth Cymunedau a Llesiant yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen gan helpu cymunedau i fod yn iachach, wedi'u cysylltu'n well ac yn fwy cyfartal erbyn 2027 yn benodol. Yn ogystal, mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn Gyngor Marmot, felly’n creu fframwaith gwirfoddoli cydlynol drwy'r Tîm Meithrin Gallu Cymunedol i gefnogi'r gwaith o ddatblygu gwirfoddoli o fewn y Cyngor, i gynnig ystod o gyfleoedd i gael effaith gadarnhaol ar anghenion cymunedau Torfaen a gwireddi egwyddorion Marmot

Mae'r wybodaeth yn cael ei chasglu trwy broses recriwtio gwirfoddolwr ac fe'i cedwir trwy gydol yr amser y bydd y gwirfoddolwr yn ymwneud â'r gwasanaeth.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu yn cael ei darparu'n uniongyrchol gennych chi fel gwirfoddolwr sy'n dymuno cymryd rhan mewn cyfleoedd gwirfoddoli yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen.

Rydym hefyd yn cael gwybodaeth gan ganolwyr ac ar ffurf gwiriadau DBS

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth?

Mae’r gweithiwr yn llenwi ffurflenni recriwtio (electronig neu ar bapur) yn rhan o broses recriwtio diogel y Cyngor. DBS checks and references are also requested/collected electronically.

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Tîm Meithrin Gallu Cymunedol yn casglu:

  • Enw,
  • Cyfeiriad,
  • Dyddiad Geni
  • Manylion cyswllt mewn Argyfwng
  • E-bost
  • Rhif ffôn symudol y Gwirfoddolwr
  • Anghenion meddygol/anableddau

Mae'r wybodaeth ganlynol yn cael ei chasglu gan y Community Capacity Team ond nid yw'n cael ei chadw. Mae'n cael ei anfon ymlaen at yr adran Adnoddau Dynol i gefnogi eu prosesau.

  • Dogfennau hawl i weithio fel: Pasbortau; Trwyddedau gyrru; Tystysgrifau Geni
  • Geirdaon
  • Gwybodaeth DBS

Mae'r wybodaeth ganlynol yn cael ei chasglu gan y Tîm Meithrin Gallu Cymunedol, ond nid yw'n cael ei chadw. Mae'n cael ei anfon ymlaen at Gredydwyr i gefnogi eu prosesau ar gyfer Gwirfoddolwyr Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen lle cynigir treuliau.

  • Manylion banc i dalu treuliau gwirfoddolwyr (lle bo hynny'n berthnasol)

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

Dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Mae arnom ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus  

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol

  • data sy’n ymwneud ag iechyd

Rydym yn ei gasglu dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Rydym hefyd yn casglu data troseddol:

  • Fel rhan o'r broses DBS, gofynnwn i weithwyr a oes ganddynt euogfarnau troseddol sydd heb eu disbyddu

rydym yn ei gasglu dan Erthygl 10 o reoliadau GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael eu rhannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol, pan fydd ei angen arnynt i gyflawni eu rolau.

Rhennir ychydig iawn o ddata gyda Chronfa Flaenoriaeth y Sector DU (SPF) at ddibenion cyllido.

Ar wahân i ble a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo'ch manylion i unrhyw drydydd parti oni bai bod yn ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Nac ydy

Sut mae'r Cyngor yn cadw eich data yn ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, cael ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael eu storio’n ddiogel mewn:

  • Cronfa ddata electronig sy’n ddiogel neu dan glo, mewn cabinet, os ydynt yn gofnodion papur

Pan fydd y Cyngor yn defnyddio trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maent yn gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae dyletswydd cyfrinachedd gan y trydydd parti dan sylw hefyd, ac mae'n ofynnol iddynt ddilyn mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba hyd mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel, yn unol ag amserlenni cadw.

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol trwy gydol eich cyfnod gwirfoddoli. Mae'r cyfnodau y cedwir eich data ar ôl diwedd eich cyfnod cyflogaeth wedi'u nodi mewn cyfnodau cadw perthnasol.  

  • 7 mlynedd o dan ofynion cyllido SPF

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiro - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Symud data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod y canlyniad os byddwch yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch â: (Gareth Jones, Arweinydd Tîm, Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, Y Pwerdy, Blenheim Road, Sain Derfel, Cwmbrân NP44 4SY  Gareth.jones4@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost ar Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 08/10/2025 Nôl i’r Brig