Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.
Maes Gwasanaeth CBST: Cymdogaethau, Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd
Maes gwaith: Tîm Comisiynu Ataliol
Manylion Cyswllt: Rachael.lewis@torfaen.gov.uk
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: Grantiau Cymunedol
Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB
Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk
Darperir Grantiau Cymunedol i gefnogi sefydliadau, grwpiau cymunedol a mentrau lleol sy'n helpu i wella canlyniadau i breswylwyr a chryfhau cymunedau. Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol gan ymgeiswyr a buddiolwyr ehangach, ac yn ei phrosesu, at ddibenion gweinyddu grantiau, asesu cymhwystra, monitro’r defnydd o gyllid a’i effaith, a sicrhau llywodraethu ac atebolrwydd priodol a chydymffurfiaeth briodol â gofynion cyllido.
Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor
Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei rhoi i ni yn uniongyrchol gennych chi fel derbynwyr neu fuddiolwyr grantiau
AC
Rydym yn cael gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol o wasanaethau neu brosiectau sy'n cael eu darparu trwy gyllid grant.
Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?
- Llenwi ffurflenni cais am gyllid (ar-lein neu ar bapur)
- Trwy e-bost
- Trwy alwad ffôn
- Yn bersonol
- Mewn arolygon neu holiaduron (papur neu ar-lein)
- Gwybodaeth gofrestru (papur neu ar-lein)
Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?
Mae'r Tîm Comisiynu Ataliol yn casglu gwybodaeth bersonol i gefnogi ei allu i ddyfarnu cyllid grant i sefydliadau neu grwpiau sy'n gweithredu yn Nhorfaen sydd o fudd i drigolion, a’i werthuso:
Efallai y byddwn yn gofyn am wybodaeth sy'n ymwneud ag unigolyn sy'n elwa trwy gronfeydd grant, gan gynnwys:
- Gwybodaeth gyswllt (gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost)
- Dynodwyr personol fel dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol neu rifau cyflogres
- Rhywedd
- Ethnigrwydd
- Iechyd ac Anabledd
- Cyflogaeth ac Addysg
- Gwybodaeth Ariannol
- Cyfeiriadedd Rhywiol
Efallai y byddwn hefyd yn gofyn am y wybodaeth ganlynol gan sefydliadau neu grwpiau sy'n cael arian grant:
- Rhifau cofrestru Tŷ'r Cwmnïau / Y Comisiwn Elusennau
- Enw a gwybodaeth gyswllt ar gyfer personél allweddol sy'n gysylltiedig â'r prosiect
- Gwybodaeth gyflogres neu ariannol ar gyfer pobl a gyflogir gyda’r cyllid
- Manylion cyfrif banc gan gynnwys mantolenni banc
Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?
O dan Erthygl 6 yn Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (UK GDPR), y sail gyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu'r wybodaeth hon yw:
- Mae ei hangen arnom i gyflawni tasg gyhoeddus.
Categorïau Arbennig o ddata personol:
Rydym yn casglu'r data categori arbennig canlynol:
- data personol sy'n datgelu tarddiad hil neu ethnig
- data sy'n ymwneud ag iechyd
- data sy'n ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol
Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.
A/NEU
Pan fyddwn yn casglu data troseddol, cânt eu prosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.
Pwy sy’n cael defnyddio’ch data?
Caiff eich data eu rhannu gyda’r aelodau priodol o staff yn unig, a hynny pan fo'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni eu rolau.
Efallai y bydd eich data hefyd yn cael eu rhannu â sefydliadau er mwyn cyflawni rhwymedigaethau cyllid. Gall y rhain gynnwys y canlynol, ond nid ydynt yn gyfyngedig iddynt:
- Llywodraeth Cymru
- Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
- Cyrff cyllido perthnasol eraill sy'n gysylltiedig â chyflwyno grantiau
Ar wahân i ble y nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo'ch manylion i drydydd partïon oni bai ei bod yn ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.
Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?
Nac ydyn
Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?
Mae gan y Cyngor bolisïau ar waith i sicrhau nad yw'r data y mae'n eu prosesu yn cael eu colli, eu dinistrio’n ddamweiniol, eu camddefnyddio neu eu datgelu. Mae mynediad i'r data hyn wedi'i gyfyngu yn unol â pholisïau'r Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.
Bydd data yn cael eu storio'n ddiogel ar:
- System TG ddiogel y Cyngor
Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maent yn gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae'r trydydd partïon hyn hefyd o dan ddyletswydd cyfrinachedd ac mae'n ofynnol iddynt roi mesurau priodol ar waith i sicrhau diogelwch data.
Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?
Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am y cyfnod angenrheidiol yn unig, a bydd yn dilyn safonau’r sefydliad a’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw, bydd y Cyngor yn dinistrio’r data, neu'n cael eu gwared, yn ddiogel, yn unol ag amserlenni cadw.
- Mae'r rhan fwyaf o drefniadau cyllido grant yn nodi cyfnod cadw o 10 mlynedd ar gyfer dogfennau ategol sy'n gysylltiedig â chyflwyno grantiau, felly bydd cyfnodau cadw yn cael eu halinio â'r telerau ac amodau cyllid priodol.
Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?
Nac ydyn
Eich hawliau
Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:
- Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
- Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
- Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
- Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
- Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
- Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
- Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
- Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
Os hoffech arfer unrhyw un/rai o'r hawliau hyn, cysylltwch â: Rachael Lewis, Tîm Comisiynu Ataliol, rachael.lewis@torfaen.gov.uk
Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu anfon e-bost at Wales@ico.org.uk