Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.
Maes Gwasanaeth CBST: Gwasanaethau Plant a Theuluoedd
Maes gwaith: Blynyddoedd Cynnar
Manylion Cyswllt: Rhiannon Burgham
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Darparwyr Gwasanaeth Gwybodaeth I Deuluoedd Torfaen
Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB
Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk
Mae casglu eich data’n gwella gallu Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen i gydlynu ac asesu cyflenwad a’r galw am ofal plant cynaliadwy o fewn yr awdurdod lleol. Mae’r data sy’n cael ei gasglu hefyd yn rhoi mynediad i bobl broffesiynol, sefydliadau ac aelodau’r cyhoedd i wybodaeth ddiduedd a hygyrch am ddim am wasanaethau a gweithgareddau ledled y fwrdeistref. Mae darparwyr yn cael dewis hefyd i gael cofnodi eu gwybodaeth ond ei bod yn cael ei chadw o olwg y cyhoedd.
Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?
Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol oddi wrthych chi, DEWIS Cymru a thrwy Arolygaeth Gofal Cymru (AGC) ar gyfer darpariaethau cofrestredig.
Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?:
- Ar lafar dros y ffôn
- E-bost
- Negeseuon trwy’r cyfryngau cymdeithasol
- Trwy wasanaeth galw i mewn yng Nghanolfan Integredig i Blant Cwmbrân
- Trwy atgyfeiriad gan sefydliadau eraill
- E-bost trwy Arolygaeth Gofal Cymru (AGC)
- Cofnod Cofrestru Gofal Plant drwy DEWIS Cymru
Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?
Mae’r Cyngor yn casglu ac yn prosesu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys:
- Enw busnes
- Manylion cyswllt
- Rhywedd
- Tudalen cyfryngau cymdeithasol
- Grwpiau oedran cyflenwad gwasanaeth
- Amser agor busnes
- Dewis iaith
- Cymwysterau a hyfforddiant
- Manylion cofrestru
- Opsiynau talu
- Cyfleusterau Busnes
- Manylion eich profiad, hyfforddiant (yn y ddwy flynedd ddiwethaf) a hyder wrth gefnogi plant ag ADY.
- Enw prif gyswllt / rheolwr neu berchennog
- Cyfeiriad Busnes
- Gwefan
- Nifer y lleoedd gofal plant ar gael
- Nifer lleoedd gofal plant gwag sydd ar gael
- Costau busnes
- Gweithdrefnau atgyfeirio (ble bo’n berthnasol)
- Cymhwyster busnes
- Manylion cyswllt personol (os cyflwynir)
- Gwasanaethau eraill yr ydych yn eu darparu
Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?
O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:
(a) Eich caniatâd. Mae angen hyn ar gyfer unrhyw farchnata uniongyrchol e.e. cylchlythyrau, diweddariadau cyfreithiol, nodiadau briffio a gwahoddiadau i ddigwyddiadau. Mae caniatâd yn ymwneud dim ond â’r diben penodol y mae e wedi ei roi ar ei gyfer a gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Byddwn yn cysylltu â chi pob chwe mis i sicrhau bod y wybodaeth yr ydych chi wedi ei rhoi i ni yn dal i fod yn gywir. Nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithiol ar gyfer unrhyw broses arall.
(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.
Mae angen i’r Cyngor brosesu data i allu rhoi gwasanaeth statudol i fodloni gofynion y Ddeddf Gofal Plant 2006, adrannau 22, 26 a 27 trwy’r Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd.
Mae eich data’n cael ei ddefnyddio hefyd at ddibenion monitro perfformiad gan Wasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd Torfaen.
Categorïau Arbennig o ddata personol:
Nid ydym yn casglu unrhyw ddata categori arbennig na data troseddol.
Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?
Gall eich data gael ei rannu’n fewnol er mwyn gweinyddu cysylltiadau a dibenion gweinyddu cleientiaid, digwyddiadau a marchnata.
Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau at ddibenion adrodd ar y gwasanaeth. Yn y sefyllfa hon, bydd y data’n cael ei droi’n ddienw. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i;
- Lywodraeth Cymru
- DEWIS Cymru
Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.
Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?
Na
Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?
Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.
Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn;
- Cronfa ddata ar-lein GGiD a gomisiynwyd gan DEWIS Cymru
- Mae data byw yn cael ei gyhoeddi ar wefan GGiD www.torfaenfis.org.uk (yn agor mewn tab newydd)
- Diweddariadau gan ddarparwyr a dderbynnir trwy wasanaeth galw i mewn - yn cael eu storio mewn cwpwrdd â chlo
Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.
Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?
Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol, yn unol â chofnodion AGC, a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.
- Byddwn yn dileu gwybodaeth darparwyr os nad ydych chi wedi ymgysylltu â’r gwasanaeth am 12 mis. Byddwn yn cysylltu â darparwyr pob 6 mis. Os nad ydych chi’n ymateb, bydd eich cofnod yn cael ei roi mewn archif, a bydd yn cael ei ddileu ar ôl 12 mis.
A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?
Na
Eich hawliau
Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:
- Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
- Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
- Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
- Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
- Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
- Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
- Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
- Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau yma, cysylltwch â; Hwb ABS y Blynyddoedd Cynnar, 01495 742101, earlyyearsABSHub2@torfaen.gov.uk
Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk