PN143 - Hysbysiad Preifatrwydd Gwirfoddolwyr Archifau Gwent

Mae Archifau Gwent yn ymrwymo i amddiffyn preifatrwydd ein gwirfoddolwyr. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn

Maes Gwasanaeth CBST: Adnoddau
Maes Gwaith: Archifau Gwent
Manylion Cyswllt:  Dr Lisa Snook - Tel: 01495 766261 - E-bost: enquiries@gwentarchives.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Hysbysiad Preifatrwydd Gwirfoddolwyr Archifau Gwent

Rheolwr Data: Archifau Gwent, Y Swyddfeydd Cyffredinol, Heol y Gwaith Dur, Glyn Ebwy, Blaenau Gwent, NP23 6AA

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Mae Archifau Gwent wedi ymrwymo i ddiogelu eich preifatrwydd a sicrhau tryloywder yn y modd y mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio. Mae'r wybodaeth yn cael ei chasglu drwy'r broses recriwtio gwirfoddolwyr Archifau Gwent ac fe'i cedwir drwy gydol eich amser fel gwirfoddolwr ac am 6 mlynedd wedi hynny. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas ag ef, a'r rhagofalon sydd ar waith i'w ddiogelu

Pwy sy'n darparu eich data i Archifau Gwent?

Gofynnir i bob gwirfoddolwr sy'n gweithio gyda ni ar brosiectau lenwi Ffurflen Gais Gwirfoddolwyr sy'n casglu'r wybodaeth y mae ei hangen arnom i gyfathrebu â chi er mwyn i ni reoli prosiectau'n effeithiol, ac a oes angen unrhyw gymorth mynediad er mwyn i ni allu sicrhau bod cymorth ar waith.

Sut mae Archifau Gwent yn casglu’r wybodaeth hon?

Cesglir gwybodaeth trwy’r Ffurflen Gais Gwirfoddolwyr, a ddanfonir at wirfoddolwyr gan aelod o staff Archifau Gwent ac a chwblheir ac a ddychwelir gan y gwirfoddolwr.

Pa wybodaeth mae Archifau Gwent yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae Archifau Gwent yn casglu gwybodaeth gan ddwy garfan o wirfoddolwyr, gwirfoddolwyr Archifau Gwent, a’r gwirfoddolwyr gyda phrosiect gwirfoddoli digidol CrowdCymru.

Mae’r wybodaeth ganlynol yn cael ei chasglu oddi wrth wirfoddolwyr Archifau Gwent:

  • Enw
  • Cyfeiriad a chod post
  • Rhifau ffôn
  • Cyfeiriad e-bost
  • Unrhyw ofynion anabledd neu fynediad

Mae’r wybodaeth ganlynol yn cael ei chasglu oddi wrth wirfoddolwyr CrowdCymru:

  • Enw
  • Ystod oedran
  • Y wlad yr ydych yn byw ynddi
  • Statws Cyflogaeth
  • Cyfeiriad e-bost
  • Rhif ffôn
  • Iaith (Cymraeg/Saesneg)

Mae gennych y dewis i ddarparu’r wybodaeth a ganlyn at ddibenion monitro cydraddoldeb:

  • Rhywedd
  • Ethnigrwydd
  • Anabledd

Mae’r wybodaeth yr ydych yn ei rhoi yn cael ei defnyddio dim ond at ddibenion:

  • Rheoli a chefnogi eich cyfranogiad yn y prosiect
  • Cyfathrebu â chi am ddiweddariadau i’r prosiect a gweithgareddau

Gall trawsgrifiadau a chynnwys arall yr ydych yn eu creu fel rhan o’ch gwaith gwirfoddol gael:

  • Eu storio’n ddiogel ac yn ddienw yn y systemau rheolaeth casgliadau a reolir gan y sefydliadau partner
  • Eu defnyddio mewn ymchwil, cyhoeddiadau neu allbynnau cyhoeddus, gyda chydnabyddiaeth briodol lle mae hynny’n berthnasol

Nid ydym yn cysylltu eich manylion personol gyda chynnwys trawsgrifiadau mewn allbynnau cyhoeddus oni bai eich bod wedi cytuno’n benodol i gael cydnabyddiaeth.

Pam fod Archifau Gwent yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol lle darperir hynny:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data sy’n ymwneud ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU

AC

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol er mwyn iddynt gyflawni’u rolau.

Byddwn hefyd yn rhannu data dienw penodol gyda'n sefydliadau partner, at ddibenion adrodd pan fyddwch yn gweithio ar brosiectau partneriaeth.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i unrhyw drydydd parti oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae Archifau Gwent yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan Archifau Gwent bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu’n mynd ar goll, cael ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Storfa rhwydwaith a systemau e-bost diogel sydd wedi'u cyfyngu i staff sy’n ymwneud â’r broses gwirfoddolwyr

Am ba mor hir mae Archifau Gwent yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd Archifau Gwent yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau’r sefydliad a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd Archifau Gwent yn dinistrio neu'n gwaredu ar ddata yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Am 6 mlynedd ar ôl diwedd eich cyfnod o wirfoddoli gyda ni

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Nac ydym

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod Archifau Gwent yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i Archifau Gwent ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data –derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i Archifau Gwent i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i Archifau Gwent
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Lisa Snook, Archifau Gwent, Y Swyddfeydd Cyffredinol, Heol y Gwaith Dur, Glyn Ebwy, Blaenau Gwent, NP23 6AA, e-bost enquiries@gwentarchives.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 18/06/2026 Nôl i’r Brig