Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, fel Rheolwr Data, wedi ymrwymo i ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn wedi'i gynllunio i roi gwybodaeth i chi am y mathau o ddata sydd gennym amdanoch chi, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â’r data a’r mesurau diogelu sydd ar waith i’w ddiogelu.
Maes Gwasanaeth CBST: SRS - Y Gwasanaeth Rhannu Adnoddau
Maes Gwaith: Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth
Manylion Cyswllt: dpa@torfaen.gov.uk - Swyddog Diogelu Data, Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: Diogelu Data a Llywodaethu Gwybodaeth:
Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB
Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk
Gall y tîm Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth brosesu eich data wrth ddelio â cheisiadau hawliau GDPR y DU, ceisiadau am wybodaeth, tor-amodau data neu wrth roi cyfarwyddyd i Feysydd Gwasanaeth eraill yn y Cyngor
Pwy sy'n rhoi eich data i'r Cyngor?
Mae’r wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei phrosesu yn cael ei rhoi i ni yn uniongyrchol gennych chi, pan fyddwch chi’n gofyn am wasanaeth neu’r arfer eich hawliau dan GDPR y DU, fel cyflwyno cais am fynediad at ddata gan y testun (SAR).
A
Rydym hefyd yn cael gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan bersonau neu gwmnïau sy'n gweithredu ar eich rhan, adrannau eraill yn y Cyngor ac asiantaethau allanol.
Sut mae'r Cyngor yn casglu'r wybodaeth yma?
- E-bost
- Ffôn
- Ffurflenni ar-lein
- Ffurflenni ysgrifenedig
- Ceisiadau ysgrifenedig trwy'r post
- Cyfryngau Cymdeithasol
- Trosglwyddo ffeiliau diogel
- Cyfarfodydd(rhithwir ac wyneb yn wyneb)
Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?
Mae'r tîm Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth yn casglu:
- Enw
- Cyfeiriad
- Rhif ffôn
- Cyfeiriad E-bost
- Dyddiad Geni
- Manylion cyflogaeth (os ydych yn gweithio i'r Cyngor)
- Dogfennau adnabod fel Pasbort/Trwydded Yrru/Bil Gwasanaethau/Cyfriflen banc
- Gwybodaeth mewn perthynas â gwasanaethau'r Cyngor yr ydych wedi ymwneud â nhw
- Delweddau fideo a lluniau sy’n berthnasol i geisiadau
- Manylion pobl eraill yn y ceisiadau
- Ffurflenni Awdurdod gan y rheiny yr ydych yn gweithredu ar eu rhan
Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?
O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:
(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol
(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus
Categorïau arbennig o ddata personol
Nid yw'r tîm Llywodraethu Gwybodaeth a Diogelu Data yn casglu unrhyw ddata categori arbennig neu droseddol am ddefnyddwyr y gwasanaeth neu staff yn fwriadol, ond gall gael ei gynnwys yn y wybodaeth a geir yn ystod y broses o ddarparu gwasanaethau. Gall y rhain gynnwys
- data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
- data personol sy'n datgelu barn wleidyddol
- data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
- data personol sy'n datgelu aelodaeth o undeb llafur
- data sy’n ymwneud ag iechyd
- data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
- data sy’n ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn
Mae’r Cyngor yn ei gasglu dan Erthygl 9 GDPR y DU.
Pan fydd y Cyngor yn casglu ‘data troseddol’, bydd hyn yn cael ei brosesu yn unol ag Erthygl 10 GDPR y DU.
Pwy sy'n cael gweld eich data?
Mae eich data yn cael eu rhannu'n fewnol gyda'r staff priodol yn unig, pan fo hynny’n angenrheidiol er mwyn iddynt gyflawni eu rolau.
Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu'n allanol gyda sefydliadau at ddibenion cydymffurfio â GDPR y DU neu ofynion cyfreithiol fel atal a datgelu trosedd.. Gall y rhain gynnwys y canlynol ond nid ydynt wedi eu cyfyngu iddynt:
- Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG)
- Asiantaethau'r Llywodraeth
- Yr Heddlu
- CThEF
- Iechyd (GIG)
Ble mae hynny'n bosibl, bydd y data'n cael ei droi'n ddienw neu'n cael ei olygu cyn ei rannu.
Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni bai bod gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.
Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?
Nac Ydy
Sut mae'r Cyngor yn cadw eich data'n ddiogel?
Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.
Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel ar:
- Gyriannau rhwydwaith diogel
- Storfa diogel yn y Cwmwl
- Bydd copïau caled yn cael eu sganio a’u dinistrio’n ddiogel
Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd parti dan sylw ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n ofynnol iddynt ddilyn mesurau priodol i sicrhau bod y data’n ddiogel.
Am ba mor hir ydy’r Cyngor yn cadw eich data?
Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am y cyfnod sy'n angenrheidiol yn unig, a bydd yn dilyn safonau’r sefydliad a’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio’r data neu'n cael gwared arno yn ddiogel, yn unol ag amserlenni cadw.
- At ddibenion ceisiadau am fynediad at ddata gan y testun, rydym yn cadw'r wybodaeth am bum mlynedd ar ôl i’r cais gau
Ydyn ni'n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda'ch data
Nac Ydym
Eich Hawliau
Mae gennych chi nifer o Hawliau y gallwch eu harfer:
- Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
- Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
- Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
- Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
- Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
- Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
- Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi
- Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Swyddog Diogelu Data, Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB, 01633 647467, dpa@torfaen.gov.uk
Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2 il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH. Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk