PN154 - Hysbysiad Preifatrwydd Y Gwasanaeth Chwarae - Ffeiliau Staff a Gwirfoddolwyr

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Gwasanaethau Plant a Theuluoedd
Maes gwaith: Y Gwasanaeth Chwarae
Manylion Cyswllt:  Julian Davenne – 01495 742952
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Y Gwasanaeth Chwarae - Ffeiliau Staff a Gwirfoddolwyr

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Cesglir y wybodaeth drwy'r broses recriwtio ac fe'i cedwir trwy gydol yr amser y bydd y staff a'r gwirfoddolwr yn ymwneud â'r gwasanaeth.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu yn cael ei darparu i ni’n uniongyrchol gan y staff a’r gwirfoddolwyr. Rydym hefyd yn cael gwybodaeth gan ganolwyr ac ar ffurf gwiriadau DBS.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Mae’r gweithiwr yn llenwi ffurflenni recriwtio (yn electronig neu ar bapur) fel rhan o broses recriwtio ddiogel y Cyngor. Yna bydd y Gwasanaeth Chwarae yn cadw manylion cyswllt brys sylfaenol ar gronfa ddata electronig ddiogel.

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Gwasanaeth Chwarae yn casglu’r wybodaeth ganlynol am weithwyr, drwy’r broses recriwtio:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad Geni
  • Cyswllt mewn Argyfwng
  • E-bost
  • Rhif ffôn symudol aelod o staff/gwirfoddolwr
  • Anghenion meddygol/anableddau

Mae’r Gwasanaeth Chwarae yn casglu’r wybodaeth ganlynol ond nid yn ei chadw. Caiff y wybodaeth ei hanfon at yr adran Adnoddau Dynol i gefnogi eu prosesau.

  • Dogfennau hawl i weithio fel: Pasbortau; Trwyddedau Gyrru; Tystysgrifau Geni
  • Geirdaon
  • Gwybodaeth DBS

Mae’r Gwasanaeth Chwarae yn casglu’r wybodaeth ganlynol ond nid yn ei chadw. Caiff y wybodaeth ei hanfon at y Credydwyr i gefnogi eu prosesau.

  • Manylion banc i dalu treuliau gwirfoddolwyr

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw;

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus – i ddarparu darpariaeth chwarae diogel a dilyn proses recriwtio ddiogel y Cyngor.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r wybodaeth ‘categori arbennig’ a ganlyn

  • Data’n ymwneud ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

  • Fel rhan o broses y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, rydym yn gofyn i weithwyr a oes ganddynt unrhyw euogfarnau troseddol sydd heb eu disbyddu

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, mae’n cael ei brosesu yn y Cyngor dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd parti oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel:

  • Mewn cronfa ddata electronig ddiogel
  • Mae cofnodion cyfarfodydd 1 i 1, dogfennau worksmart, cofnodion salwch, yn cael eu cadw ar yriant diogel neu dan glo mewn cabinet

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol drwy gydol eich cyfnod cyflogaeth. Mae’r cyfnodau y cedwir eich data ar ôl diwedd eich cyfnod cyflogaeth wedi’u nodi mewn cyfnodau cadw perthnasol.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â Gwasanaeth chwarae Torfaen, Adeilad Eco, 1-4 Springvale, Cwmbrân, NP44 5AZ, 01495 742322 - andrea.sysum@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 28/11/2023 Nôl i’r Brig