PN124 - Hysbysiad Preifatrwydd Ymholiadau ac Asesiadau Maethu

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Gofal Cymdeithasol a Thai
Maes Gwaith: Maethu
Manylion Cyswllt: Kirsty Cooke, Rheolwr Tîm, Y Tîm Gosodiadau Teuluol
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Ymholiadau ac Asesiadau Maethu

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Maethu Cymru Torfaen yw’r gwasanaeth maethu sy’n rheoli pob ymholiad ynglŷn â maethu ar ran Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, hyd at y pwynt y mae ymgeiswyr posibl yn cael eu cymeradwyo a thu hwnt.

Mae’r hysbysiad yma yn egluro pa wybodaeth sydd ei hangen ar y Cyngor er mwyn prosesu ymholiadau i faethu. Mae’n angenrheidiol i’r Cyngor gasglu, storio a phrosesu gwybodaeth bersonol yn ymwneud ag unigolion sy’n holi am faethu. Mae’r Cyngor yn cyflwyno mesurau i ddiogelu preifatrwydd unigolion trwy gydol y broses yma.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei rhoi'n uniongyrchol i ni gennych chi ar adeg gwneud eich ymholiad / cais a thrwy gydol y broses asesu, os yw hyn yn mynd ymlaen.

Gofynnir ar adeg eich cais am eich caniatâd i gael eich gwybodaeth yn anuniongyrchol oddi wrth asiantaethau, adrannau ac unigolion perthnasol eraill i hwyluso’r broses asesu.

Mae’n bwysig ein bod yn cadw gwybodaeth gywir a chyfredol amdanoch chi er mwyn asesu eich anghenion a chyflenwi’r gwasanaethau priodol. Os yw unrhyw ran o’ch manylion wedi newid, sicrhewch os gwelwch yn dda eich bod yn dweud wrthym cyn gynted â phosibl fel y gallwn ni ddiweddaru’n cofnodion.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon

Caiff gwybodaeth ei chasglu trwy:

Y ffurflen ymholiad ar-lein
Sgyrsiau dros y ffôn
Sesiynau wyneb yn wyneb â’r darpar ofalwr/ofalwyr maeth
Gofynnir am lythyrau, adroddiadau a gwybodaeth eraill gan sefydliadau ac unigolion eraill sy’n gysylltiedig â’ch asesiad.

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Bydd y wybodaeth a gesglir mewn perthynas â’ch ymholiad i faethu yn cael ei defnyddio dim ond i gysylltu â chi i drafod eich ymholiad ymhellach. Mae Maethu Cymru Torfaen yn casglu’r wybodaeth ganlynol ar adeg yr ymholiad:

Enw, dyddiad geni, rhywedd
Cyfeiriad, rhif(au) ffôn a chyfeiriad e-bost
Manylion eich Meddyg Teulu (enw, meddygfa, cyfeiriad a rhif ffôn)
P’un a ydych chi’n hysbys eisoes i’r Gwasanaethau Cymdeithasol ac, os felly, manylion cryno am hynny
Eich patrymau gwaith
Enw, dyddiad geni a rhywedd pob un arall sy’n byw yn eich cartref, gan gynnwys eu perthynas â chi
Enw a chyfeiriad unrhyw ymwelwyr rheolaidd â’ch cartref, gan gynnwys eich perthynas â chi
Nifer yr ystafelloedd wely sydd ar gael gennych ar gyfer maethu
Manylion unrhyw anifeiliaid anwes
P’un a ydych chi neu unrhyw un yn eich teulu’n ysmygu
Eich cymhelliad dros faethu

Bydd angen caniatâd ar wahân ar gyfer unrhyw wybodaeth bersonol arall y mae ei hangen i barhau gyda’r broses faethu.

Os ydych chi’n mynd trwy’r broses asesu ar gyfer bod yn ofalwr maeth, byddwn yn prosesu gwybodaeth amdanoch chi, eich partner – unrhyw un ar eich aelwyd a fydd yn ymwneud â’r broses. Gall y wybodaeth yma gynnwys heb fod yn gyfyngedig;

Euogfarnau troseddol gan gynnwys gwiriadau DBS
Archwiliadau meddygol llawn gan MT a sylwadau cynghorwyr meddygol
Unrhyw wybodaeth arall sy’n berthnasol i’ch cais

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus

Nodwch os gwelwch yn dda efallai bwdwn yn gofyn am ganiatâd i ymgymryd â rhannau o’r gwasanaeth hwn, serch hynny, nid caniatâd yw’r sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu’ch data personol.

Categorïau arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
data sy’n ymwneud ag iechyd
data sy’n ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn
data personol yn datgelu barn wleidyddol
data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

Nid yw eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu ag unrhyw sefydliad arall ar adeg yr ymholiad. Bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu dim ond os yw’r ymholiad yn symud ymlaen, i’r gwasanaeth maethu benderfynu ar eich addasrwydd i fod yn ofalwr maeth. Ar yr adeg yma byddwn yn gofyn i chi roi caniatâd i’ch gwybodaeth bersonol gael ei rhannu’n fewnol. Os byddwch yn symud ymlaen at asesiad llawn byddwn yn gofyn i chi am ganiatâd i’ch gwybodaeth bersonol gael ei rhannu â phobl / sefydliadau eraill sy’n rhan hanfodol o’ch asesiad. Bydd manylion llawn yn cael eu rhoi am y bobl / sefydliadau eraill yma os byddwch yn symud ymlaen at asesiad llawn. Gall y rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i

Arolygaeth Gofal Cymru
Gwiriadau Awdurdod Lleol

Ac eithrio ble dywedir fel arall, nid ydym yn trosglwyddo’ch data i drydydd partïon oni bai bod gofyn cyfreithiol i ni wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Nid yw data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU fel arfer. Serch hynny, efallai bydd achlysuron pan fo asiantaethau / unigolion y tu allan i’r DU yn gofyn am wybodaeth. Er enghraifft, pan fo’r ymgeisydd wedi byw y tu allan i’r DU o’r blaen neu pan fo mae aelod o’r teulu yn byw y tu allan i’r DU ar hyn o bryd.

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn:

Cronfa ddata diogel - WCCIS (System Gwybodaeth Gofal Cymunedol Cymru)
Gyriant rhwydwaith diogel y Cyngor

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Mae dogfennau maethu’n cael eu cadw am 75 mlynedd.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Eich Hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Kirsty Cooke, Rheolwr Tîm, Y Tîm Gosodiadau Teuluol, Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, Glantorvaen Road, Pont-y-pŵl NP4 6YB. E-bost: SS_CHFP@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 17/07/2023 Nôl i’r Brig