PN058 - Hysbysiad Preifatrwydd Ffeiliau Disgyblion ADY

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Gwasanaethau Plant a Theuluoedd
Maes gwaith: Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY)
Manylion Cyswllt: Donna Lewis
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: ADY - Ffeiliau Disgyblion

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Mae'n ddyletswydd ar y Gwasanaeth Addysg i fonitro'r ddarpariaeth addysg ar gyfer pob disgybl ag Anghenion Dysgu Ychwanegol ac mae ganddo ofynion i gasglu data ar grwpiau unigol fel y'u gorchmynnwyd gan ofynion statudol Llywodraeth Cymru ac Estyn.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan weithwyr proffesiynol sydd â chyswllt 'ch plentyn.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Adroddiadau
  • Cynlluniau disgyblion
  • Gohebiaeth (llythyrau/e-byst)
  • Ffeiliau Ysgol

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Tîm ADY yn casglu:

  • Enw
  • Dyddiad Geni
  • Blwyddyn Cwricwlwm Cenedlaethol
  • Cyfeiriad y person ifanc
  • Oed
  • Enwau rhieni
  • Manylion cyswllt y rhieni
  • Enw'r ysgol/ddarpariaeth addysg
  • Copïau o gynlluniau addysg
  • Anghenion Dysgu Ychwanegol
  • Statws Derbyn Gofal/Cyfreithiol
  • Data presenoldeb
  • Data Cyrhaeddiad/Asesiad
  • Data Gwaharddiad
  • Ethnigrwydd
  • Crefydd
  • Asiantaethau eraill sydd yn gysylltiedig
  • Rhywedd

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Mae'n ddyletswydd ar y Gwasanaeth Addysg i fonitro'r ddarpariaeth addysg ar gyfer pob disgybl ag Anghenion Dysgu Ychwanegol ac mae ganddo ofynion i gasglu data ar grwpiau unigol fel y'u gorchmynnwyd gan ofynion statudol Llywodraeth Cymru ac Estyn.

Categorïau arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data mewn perthynas ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau.

Gall eich data gael ei rannu'n allanol hefyd gyda sefydliadau, ond gyda chaniatâd y cleient i gefnogi cynllunio addysg ar gyfer y person ifanc.

Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Mae'r disgybl ysgol at gofrestr neu wedi gwneud cais i drosglwyddo i
  • Bwrdd Iechyd
  • Gofal Cymdeithasol

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn/ar;

  • ffeiliau diogel i ddisgyblion yng nghyfeiriadur addysg y Cyngor ar yriant diogel

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw. Mae'r Gwasanaeth ADY yn cadw cofnodion yn unol â pholisi'r Cyngor sef 35 mlynedd ar ôl cau cofnod disgyblion.

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â Donna Lewis, Uwchreolwr ADY donna.lewis@torfaen.gov.uk 01495 766974

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 04/10/2023 Nôl i’r Brig