PN037 - Hysbysiad Preifatrwydd y Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Gwasanaethau Plant a Theuluoedd
Maes Gwaith: Blynyddoedd Cynnar
Manylion Cyswllt: Rhiannon Burgham
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd Torfaen

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Trwy gasglu eich data mae'n gwella gallu Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen i gydlynu cefnogaeth ac asesu'r cyflenwad a'r galw am ofal plant cynaliadwy yn yr awdurdod lleol.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi.

Rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan sefydliadau proffesiynol eraill sydd wedi atgyfeirio atom ar eich rhan. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

Dechrau'n Deg
Teuluoedd yn Gyntaf
Gweithwyr Proffesiynol Iechyd
Gwasanaethau Cymdeithasol
Timau Cyflogadwyedd
Gwasanaethau Eraill y Cyngor

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Ar lafar dros y ffôn
E-bost
Negeseuon Cyfryngau Cymdeithasol
Ffurflen Allgymorth Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd Torfaen ‘Sut allwn ni eich helpu chi’
Trwy wasanaeth galw heibio yng Nghanolfan Blant Integredig Cwmbrân
Trwy atgyfeiriadau gan sefydliadau eraill

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Cyngor yn casglu ac yn prosesu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys:

Enw
Cyfeiriad
E-bost
Rhif Cyswllt
Oed Plentyn
Mewn ambell i achos, efallai y byddwn yn gofyn am luniau Plentyn/Plant er mwyn eu defnyddio ar wefan y Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd - bydd pob unigolyn mewn unrhyw ffotograffau/darn o ffilm wedi rhoi eu caniatâd neu byddwn wedi cael caniatâd gan rieni/gofalwyr i ddefnyddio’u lluniau yn gyhoeddus, cyn iddynt gael eu llwytho ar wefan y GGiD. Bydd cofnod o’r caniatâd yn cael ei gadw (dyddiad, gan bwy a phryd) a hefyd os caiff y caniatâd ei dynnu’n ôl (ar yr adeg honno bydd y lluniau’n cael eu tynnu cyn gynted â phosibl).

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(a) Eich caniatâd. Mae hyn yn ofynnol os byddwch yn ymddangos mewn ffotograffau neu fideos a ddefnyddir at ddibenion hyrwyddo. Mae caniatâd yn berthnasol at y diben penodol y cafodd ei rhoi a gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithiol ar gyfer unrhyw fath arall o brosesu.

(e) rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Mae angen i’r Cyngor brosesu data er mwyn gallu rhoi gwasanaeth statudol i ddiwallu gofynion Deddf Gofal Plant 2006, adrannau 22, 26 a 27 drwy'r Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd.

Defnyddir eich data hefyd ar gyfer monitro mesurau perfformiad ar gyfer Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd Torfaen.

Categorïau arbennig o ddata personol

Nid ydym yn casglu unrhyw gategori arbennig na data troseddol.

Pwy sy'n cael gweld eich data?

Gellir rhannu eich gwybodaeth yn fewnol gyda gwasanaethau trydydd sector sy'n berthnasol, er mwyn prosesu eich cais am anghenion unigol eich teuluoedd. Mae'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu i ni yn cael ei chadw mewn cronfa ddata GGD a gomisiynwyd gan DEWIS Cymru.

Mae’r Cyngor yn rhannu eich data Llywodraeth Cymru er mwyn adrodd ynghylch y gwasanaeth. Mewn achosion fel hyn mae’r data’n cael ei roi’n ddienw.

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn/ar;

Cronfa ddata GGD ar-lein wedi'i chomisiynu gan DEWIS Cymru
Mae ffurflenni allgymorth yn cael eu rhoi mewn cronfa ddata ar-lein a'u dinistrio

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd parti ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Byddwn yn dileu eich data ar ôl 18 mis, os byddwch yn ail-ymgysylltu â'r gwasanaeth bydd hyn yn ymestyn i 18 mis arall

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau yma, cysylltwch â; Hwb ABS y Blynyddoedd Cynnar, 01495 742101, earlyyearsABSHub2@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 05/12/2023 Nôl i’r Brig