PN020 - Hysbysiad Preifatrwydd y Cofrestryddion

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Oedolion a Chymunedau
Maes gwaith: UCGC - Cofrestryddion
Manylion Cyswllt: Chantell Hatherall
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: Cofrestryddion

Y cofrestrydd arolygol sy’n rheoli’r data ar gyfer genedigaethau, marwolaethau a chofrestru priodasau a gellir cysylltu ag ef ar registrars@torfaen.gov.uk.

Yr Awdurdod Lleol sy’n rheoli’r data ar gyfer Cofrestriadau Partneriaethau Sifil a seremonïau dinasyddiaeth a gellir cysylltu ag ef ar registrars@torfaen.gov.uk

Mae Cofrestrydd Cyffredinol Cymru a Lloegr yn rheoli data Genedigaethau, Priodasau a Phartneriaethau Sifil a gellir cysylltu ag ef yn: The General Register Office, Trafalgar Road, Southport, PR8 2HH.

Os hoffech fynegi pryder am y ffordd y cafodd eich data personol ei drin, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion cyswllt isod:

Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB
Ffôn: 01495 762200
e-bost: dpa@torfaen.go.uk

Pwrpas yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw dweud wrthych sut yr ydym yn casglu ac yn defnyddio data personol mewn cysylltiad â'n gwasanaethau. Efallai y byddwn yn diweddaru'r hysbysiad preifatrwydd hwn o bryd i'w gilydd. Pan fyddwn yn gwneud hyn, byddwn yn cyfleu unrhyw newidiadau i chi ac yn cyhoeddi'r hysbysiad preifatrwydd diwygiedig ar ein gwefan.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi, unigolyn arall neu asiantaeth allanol.

Rydym yn cael y rhan fwyaf o’r wybodaeth gennych chi, a’r hyn rydym yn ei ddysgu amdanoch wrth i chi ddefnyddio ein gwasanaethau, ond gallwn hefyd gael peth gwybodaeth amdanoch gan:

Iechyd Plant GIG
Crwner EF
Y Swyddfa Gartref
Awdurdodau Lleol eraill

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Cyswllt/ apwyntiadau wyneb yn wyneb
Dros y ffôn, drwy’r post ac e-bost
Trwy drydydd parti
Ffurflenni cais â llaw ac ar gyfrifiadur

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r gwasanaeth Cofrestryddion yn casglu’r wybodaeth a ganlyn:

Cofrestru genedigaeth

Babi: enw, dyddiad geni, man geni, rhyw
Rhieni: enw, man geni, cyfeiriad, galwedigaeth, statws priodasol neu bartneriaeth sifil, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost.

Cofrestru marwolaeth (yn cynnwys Dywedwch Wrthym Unwaith)

Person fu farw: enw, dyddiad y farwolaeth, lleoliad y farwolaeth, dyddiad geni, man geni, rhyw, galwedigaeth, cyfeiriad, enw’r priod, galwedigaeth, achos y farwolaeth, enw’r meddyg neu’r crwner a gyhoeddodd y dystysgrif.
Hysbyswyr: Enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost.

Cofrestru babanod a gafodd eu geni’n farw

Babi: enw, dyddiad y farwolaeth, lleoliad y farwolaeth, dyddiad geni, man geni, rhyw.
Rhieni: enw, man geni, cyfeiriad, galwedigaeth, statws priodasol neu bartneriaeth sifil, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost.

Priodasau a phartneriaethau sifil

Trefnu apwyntiad: enw, cyfeiriad, cenedligrwydd, statws priodasol neu bartneriaeth sifil, dyddiad y seremoni, lleoliad y seremoni, rhyw, rhif ffôn, cyfeirid e-bost
Derbyn hysbysiad o briodas neu bartneriaeth sifil: enw, cyfeiriad, cenedligrwydd, statws priodasol neu bartneriaeth sifil, dyddiad y seremoni, lleoliad y seremoni, rhyw, pasbort, tystysgrif geni, trwydded yrru, dogfen ysgariad neu ddiddymu priodas, tystysgrif marwolaeth, gweithred newid enw, ffotograffau, gwybodaeth teitheb, cerdyn ID, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost.

Seremonïau Dinasyddiaeth

Enw, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost.

Paratoi a chyhoeddi tystysgrifau

Unigolyn sy’n archebu’r dystysgrif: enw, rhif ffôn, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost.
Yr unigolyn sydd ar y dystysgrif: enw, dyddiad geni / marwolaeth / seremoni, man geni /marwolaeth/ seremoni, rhyw, man geni’r rhieni, cyfeiriad, galwedigaeth, statws priodasol neu bartneriaeth sifil, achos y farwolaeth, enw'r priod, cyfeiriad, galwedigaeth, enw’r hysbyswr, cyfeiriad.
Enw, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost.

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus

Mae gwybodaeth bersonol a gesglir gennych er mwyn cofrestru digwyddiad yn ofynnol yn ôl y gyfraith. Y brif ddeddfwriaeth sy'n rheoli casglu gwybodaeth gofrestru yw Deddf Cofrestru Genedigaethau a Marwolaethau 1953, Deddf Priodas 1949 a Deddf Partneriaeth Sifil 2004. Gall y deddfau hyn a darnau eraill o ddeddfwriaeth eich gorfodi’n gyfreithiol i gyflwyno rhai darnau o wybodaeth. Os byddwch yn methu â darparu gwybodaeth y mae'n ofynnol i chi ei rhoi i ni, mae'n bosibl, ymhlith pethau eraill, y byddwch yn agored i ddirwy. Gall hefyd olygu efallai na fyddwn yn medru darparu’r gwasanaeth yr ydych yn gwneud cais amdano, fel priodas neu bartneriaeth sifil.

Gellir hefyd casglu gwybodaeth bersonol gennych os byddwch yn gwneud cais i'r swyddfa hon, er enghraifft i gael tystysgrif neu i gywiro gwybodaeth sydd wedi'i chynnwys mewn cofnod cofrestr.

Bydd y wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei chadw a'i phrosesu gan swyddogion cofrestru yn yr ardal gofrestru hon.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

data sy’n ymwneud ag iechyd

Er nad ydyn yn gofyn yn uniongyrchol i chi am y data categori arbennig a ganlyn, efallai y bydd wedi ei gynnwys yn y wybodaeth a ddarperir i ni:

data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
data’n ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata’n ymwneud â throsedd.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Gellir rhannu gwybodaeth gofrestru a gedwir yn y swyddfa hon yn fewnol yn unig gyda'r staff priodol, neu gyda sefydliadau eraill, a hynny wrth i ni gyflawni ein swyddogaethau, neu i alluogi eraill i gyflawni eu swyddogaethau. Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth heblaw bod angen i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith am y rhesymau a ganlyn:

Dibenion ystadegol neu ymchwil
Dibenion gweinyddol gan gyrff swyddogol ee sicrhau bod ganddynt y wybodaeth ddiweddaraf ar gofnod er mwyn darparu gwasanaeth i’r cyhoedd.
Atal neu ganfod twyll, dibenion mewnfudo a phasbort.

Mae rhagor o wybodaeth am y data a gedwir gan y gwasanaeth cofrestru, a rhestr lawn o'r sefydliadau y rhennir data cofrestru gyda nhw; y diben a'r sail gyfreithlon dros rannu'r data, ar gael trwy swyddfa Gofrestru Torfaen. Cysylltwch ar 01495 742132 neu drwy e-bost: registrars@torfaen.gov.uk i gael y manylion.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i unrhyw drydydd parti oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn y lleoliadau a ganlyn:

Prif ystorfa ganolog yn y Swyddfa Gofrestru ac estyniad i’r Swyddfa Gofrestru
Systemau meddalwedd ar gyfrifiadur (Microsoft office, teams, word ac ati)
Systemau meddalwedd ar gyfrifiadur sy’n benodol ar gyfer Cofrestru (RON a RISE)
Systemau ariannol (Civica Purchasing, MCS a Webpaystaff)
Mewn cabinetau ffeilio dan glo

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd i gadw cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y cedwir eich data personol neu os oes angen i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu y gellir cadw eich gwybodaeth bersonol ar gyfer y cyfnod perthnasol a restrir isod:

Mae gwybodaeth am gofrestriadau yn cael ei chadw am gyfnod amhenodol, yn ôl y gyfraith
Cedwir gwybodaeth am apwyntiadau am flwyddyn
Cedwir gwybodaeth am gais am dystysgrif am ddwy flynyedd

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
Hygludedd data – derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

O ran data cofrestru, mae gennych hawl i ofyn i weld y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch, i gael gwybod am y wybodaeth bersonol a gasglwyd amdanoch a’i defnyddio; mae gennych hawl i gywiro unrhyw wybodaeth anghywir (pan fydd y gyfraith yn caniatáu) a gofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mewn ambell achos gallwch hefyd wrthwynebu inni brosesu eich gwybodaeth bersonol.

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Chantell Hatherall. Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl. Torfaen NP4 6YB chantell.hatherall@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2^il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org,uk

Diwygiwyd Diwethaf: 17/07/2023 Nôl i’r Brig