PN017 - Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Adnoddau
Maes Gwaith: Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau
Manylion Cyswllt: democraticservices@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech fynegi pryder am y modd yr ymdrinnir â’ch data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar 01495 762200 neu dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r Tîm Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau yn trefnu a chlercio Pwyllgorau’r Cyngor a chefnogi ei Aelodau Etholedig. Gall y tîm gasglu eich data wrth ymgymryd â’i swyddogaethau.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi ac yn anuniongyrchol gan unrhyw dîm rydym mewn cysylltiad ag o yn fewnol. Gellir hefyd rhoi eich manylion i’r Tîm gan Gynghorydd neu aelod o’r cyhoedd.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Drwy ebost
Dros y ffôn
Ar ffurflenni ffisegol
Drwy lythyr
Drwy ymweliad personol a’r Ganolfan Ddinesig
Drwy’r cyfryngau cymdeithasol
Drwy gyfarfodydd arlein sy’n cael eu darlledu

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Tîm Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau yn casglu:

Manylion cyswllt: Enw/Cyfeiriad/Rhif Ffôn/Cyfeiriad Ebost
Fideo/sain os ydych yn ymddangos ar gamera

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
data personol yn datgelu barn wleidyddol
data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
data personol yn datgelu aelodaeth unedau llafur
data sy’n ymwneud ag iechyd
data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol pan fydd cyfarfodydd yn cael eu darlledu.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Ydy – Mae recordiad ar gael drwy YouTube y gellir ei weld yn fyd-eang.

Nid oes unrhyw ddata arall yn cael ei storio na’i rannu y tu allan i’r DU.

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel ar rwydwaith ddiogel.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Data Cynlluniau Bach – 6 mlynedd + 1.
Mae recordiad pwyllgorau a gaiff ei recordio ar Microsoft Teams yn cael ei lanlwytho i YouTube ac yn cael ei ddileu oddi ar system storio’r Cyngor.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau, y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB. Ffôn 01495 762200 neu ebost democraticservices@torfaen.gov.uk.

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 17/07/2023 Nôl i’r Brig