Cadw Dogfennau

Rhaglen Amcan 1 2000-2006

Mae holl raglenni cronfeydd strwythurol a'r Mentrau Cymunedol a weithredodd yn ystod y rhaglen 2000 i 2006 wedi'u cau'n llwyddiannus. Mae'r holl gyfnodau cadw cofnodion wedi dod i ben a gellir dileu ffeiliau prosiect erbyn hyn.

Rhaglenni Cydgyfeirio 2007 - 2013

Noddwyr prosiectau sy’n gyfrifol am gynnal cofnodion digonol (TG, papur, cyfryngau cofnodi eraill) i ddogfennu holl gofnodion y prosiect yn llawn, gan gynnwys cofnodion ariannol a chyfrifyddu a sicrhau eu bod ar gael, yn ôl yr angen, i WEFO ac i archwilwyr. Bydd methu â darparu dogfennaeth ategol yn ymwneud â gweithgaredd Cronfeydd Strwythurol yn arwain at adfachu cyllid grant.

Rhaid cadw holl ddogfennaeth y prosiect nes bod y ‘cyfnod cadw dogfennau’ wedi dod i ben. Bydd WEFO yn ychwanegu dyddiadau pellach wrth iddynt gael eu cadarnhau gan y Comisiwn Ewropeaidd.

Efallai y bydd rheolau cymorth gwladwriaethol yn galw am gyfnod hirach i gadw dogfennau. Eich cyfrifoldeb chi yw egluro a glynu at unrhyw reolau cymorth gwladwriaethol.

Lawr lwytho copi o Ganllawiau Rheoli a Chadw Cofnodion Cydgyfeirio WEFO 2007-2013.

Rhaglenni Strwythurol a Buddsoddi 2014 – 2020

Noddwyr prosiectau sy'n gyfrifol am gynnal cofnodion digonol (TG, papur, cyfryngau cofnodi arall) i ddogfennu holl gofnodion prosiectau yn llawn, gan gynnwys cofnodion ariannol a chyfrifyddu ac am sicrhau eu bod ar gael, yn ôl yr angen, i WEFO ac i archwilwyr. Bydd methiant i ddarparu dogfennaeth yn ymwneud â gweithgarwch Cronfeydd Strwythurol yn arwain at dynnu arian grant yn ôl. Mae hyn yn golygu cadw o leiaf tan 2026, ond mae'n rhaid i noddwr y prosiect gadw pob dogfen tan y bydd WEFO yn cynghori fel arall.

Lawr lwytho WEFO ESI 2014-2020 Best Practice Guide - Preparing for Project Closure.

Cymorth gan y Wladwriaeth

Mae angen i noddwyr prosiectau hefyd ystyried unrhyw ofynion ychwanegol (gan gynnwys cyfnodau cadw estynedig) y gallai fod eu hangen mewn perthynas â phrosiectau sy'n cynnwys elfen o Gymorth gan y Wladwriaeth - mi fydd angen i chi nid yn unig i gadw cofnodion ar gyfer cyfnod y rhaglen, ond am fod cyfnod cadw cofnodion cymorth gan y wladwriaeth am ddeng mlynedd o'r dyddiad y dyfarnwyd y cymorth unigol, gallai'r cyfnod hwn ymestyn y tu hwnt i'r cyfnod sy'n berthnasol yn gyffredinol i brosiectau (tair blynedd yn dilyn cau'r Rhaglen Weithredol yn ffurfiol) ac felly mae'n rhaid cadw cofnodion sy'n ymwneud â chymorth gan y wladwriaeth hyd nes y bydd cyfnod cadw cofnodion y Wladwriaeth wedi dod i ben.

Polisi Rheoli a Chadw Dogfennau

Rhaid i bob prosiect a ariennir gan yr UE gael Polisi Rheoli a Chadw Dogfennau a ddylai gynnwys cyfarwyddiadau storio, dyddiadau cadw a manylion unrhyw brotocolau ar gyfer rheoli data sensitif. Dylai hefyd ddarparu manylion am leoliad y dogfennau yn enwedig mewn amgylchiadau lle mae noddwr arweiniol y prosiect yn gweithio gyda noddwyr ar y cyd a / neu lle mae prosiect wedi caffael gwasanaethau ac nad yw'r cofnodion yn cael eu cadw gan y noddwr arweiniol. Pan fydd cofnodion yn cael eu cadw'n electronig dylent fod ar gael mewn ffurf sy'n gwbl adferadwy ar gyfer y cyfnod cadw a nodir yng Nghanllawiau WEFO. Dylai hyn fod yn rhan o archif y prosiect.

Mae'r Noddwr Arweiniol yn gyfrifol am gadw'r holl gofnodion ar gyfer prosiect, felly dylai'r polisi hefyd fanylu ar y systemau sydd yn eu lle i adfer y cofnodion hynny / dogfennau gan gontractwr trydydd parti mewn amgylchiadau lle nad ydynt yn gallu cadw'r cofnodion / dogfennau. Lle na all y noddwr arweiniol gael sicrwydd o hyn gan bartïon eraill, rhaid i noddwr y prosiect adfer yr holl gofnodion at ddibenion cadw ac archwilio.

I gael rhagor o wybodaeth am Gadw a Rheoli Dogfennau ewch i wefan Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru.