Archifo

Rhaid bod gan bob prosiect a ariennir gan yr UE Bolisi Rheoli a Chadw Dogfennau.

Dylai’r polisi gynnwys cyfarwyddiadau storio, dyddiadau cadw a darparu manylion unrhyw brotocolau ar gyfer rheoli data sensitif. Dylai hefyd ddarparu manylion lleoliad dogfennau, yn enwedig dan amgylchiadau lle mae noddwr arweiniol y prosiect yn gweithio gyda chyd-noddwyr a/neu lle mae prosiect wedi caffael gwasanaethau ac nid yw’r cofnodion yn cael eu cadw gan y noddwr arweiniol. Lle cedwir cofnodion yn electronig, dylent fod ar gael ar ffurf y gellir ei hadfer yn llawn ar gyfer y cyfnod cadw a nodir yn y canllawiau. Dylai hyn ffurfio rhan o archif y prosiect.

Ni ddylid archifo cofnodion prosiect nes bydd y taliad olaf gan WEFO wedi ei dderbyn, adroddiad terfynu prosiect wedi ei gymeradwyo gan WEFO ac unrhyw ymweliadau Rheolaeth Ariannol a Monitro wedi eu cwblhau. Bydd angen cadw dogfennau yn lleol gan Dimau Prosiect nes bydd y tâl olaf wedi ei dderbyn.

Unwaith y bydd y tâl olaf wedi ei dderbyn, rhaid arolygu holl ffeiliau a therfynu’r prosiect yn ffurfiol gan Reolwr / Dîm y Prosiect. Yn unol â Phrotocol Strategaeth Technoleg Gwybodaeth ac Ariannu Allanol CBST, rhaid trosglwyddo holl ffeiliau prosiect yr UE i’r Tîm Polisi UE ac Ariannu Allanol i’w harchifo’n ganolog.

Gellir archwilio prosiectau ar unrhyw adeg, gyda 15 diwrnod o rybudd yn unig a hynny hyd at dair blynedd ar ôl taliad terfynol y Rhaglenni Cronfeydd Strwythurol (Amcan 1, Cydgyfeiriant, cronfeydd Strwythurol Ewropeaidd) gan y Comisiwn Ewropeaidd i'r awdurdod rheoli (WEFO). e.e.: Daeth rhaglen Amcan 1 2000-2006 i ben ar 30 Mehefin 2009, ond dim ond yn ddiweddar y darparwyd canllawiau gan WEFO ynglŷn â dyddiadau cadw terfynol:

Rhaid cadw dogennaeth tan fod y cyfnod cadw dogfennau wedi dod i ben.