Hysbysiad Preifatrwydd PN100 - Cymorth Cymunedol Torfaen

Mae geiriad y ddogfen hon yn adlewyrchu gofynion y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) sy’n effeithiol o’r 25ain Mai 2018.

Maes Gwasanaeth CBST: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen
Maes gwaith: Gofal Cymdeithasol a Thai
Manylion Cyswllt: Rheolwr Grŵp Tai a Chomisiynu (Simon Rose)
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: PN100 – Cymorth Cymunedol Torfaen (ar gyfer darparu gwasanaethau hanfodol i bersonau sy’n agored i niwed gan gynnwys y Prosiect Gwarchod yn ystod y pandemig Covid)

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Swyddog Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth: Susan Bullock, 01633 647467, Ebost: dpa@torfaen.gov.uk

1) Ydyn ni wedi cael eich data personol yn uniongyrchol gennych chi?

Do

Ydyn ni wedi cael eich data personol o ffynonellau eraill?

Do – mae wedi ei rannu gyda’r Cyngor yn unol â’r pwyntiau isod:

  • Gall hyn fod drwy berson sy’n eich cynrychioli neu yn gweithredu ar eich rhan i roddi manylion a amlinellir isod ym mhwynt 2. 
  • Mae gwybodaeth wedi dod gan y Gwasanaeth Iechyd dan gyfarwyddyd gan y Llywodraeth Ganolog a Llywodraeth Cymru sy’n rhoi’r wybodaeth ganlynol ar gyfer y sawl sydd wedi eu hadnabod o fewn manylion y Prosiect Gwarchod a amlinellir isod ym mhwynt 2.
  • Mae gwybodaeth wedi dod gan Ymddiriedolaeth Hamdden Torfaen (YHT) mewn perthynas â’r manylion Cynllun Atgyfeirio Ymarfer Corff a amlinellir isod ym mhwynt 2.

2) Pa wybodaeth y mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch?

Mae’r Cyngor yn casglu a phrosesu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch. Mae’n cynnwys y canlynol.

Bydd angen i wirfoddolwyr ddarparu’r wybodaeth ganlynol:

  • Enw
  • Cyfeiriad (gan gynnwys cod post)
  • Dyddiad Geni
  • Rhif ffôn cyswllt (ffôn symudol fyddai orau)
  • Cyfeiriad ebost
  • Swydd bresennol
  • Statws DBS presennol
  • Oes gennych chi gerbyd y gallwch ei ddefnyddio
  • Oes gennych chi yswiriant priodol ar gyfer y cerbyd
  • Disgrifiad o’r cymorth y gellir ei gynnig (o’r rhestr isod)
    • Galwadau lles/sicrhau bod rhywun yn iawn
    • Casglu a dosbarthu meddyginiaeth
    • Cymorth gyda siopa
    • Arall
  • Dilysu ID (gan gynnwys copïau o un neu fwy o’r isod)
    • Copi o Drwydded Yrru
    • Copi o Basbort
    • Copi o fil cyfleustodau
    • Copi o fil y Dreth Gyngor
    • Copi o fathodyn adnabod
  • Statws – argaeledd ar gyfer gwaith gwirfoddoli

Bydd angen i Ddefnyddwyr Gwasanaeth neu eu cynrychiolwyr ddarparu’r wybodaeth ganlynol:

  • Enw
  • Cyfeiriad (gan gynnwys cod post)
  • Dyddiad geni
  • Rhif ffôn cyswllt (ffôn symudol fyddai orau)
  • Cyfeiriad cyswllt ebost
  • Amlinelliad o’r gofynion yn unol â’r rhestr isod
    • Galwadau lles/sicrhau bod rhywun yn iawn
    • Casglu a dosbarthu meddyginiaeth
    • Cymorth gyda siopa
    • Arall

Manylion Atgyfeiriwr/Cynrychiolydd os ydych yn atgyfeirio neu’n gweithredu ar ran rhywun arall yna bydd angen i chi ddarparu’r wybodaeth ganlynol:

  • Enw
  • Rhif ffôn cyswllt (ffôn symudol fyddai orau)
  • Cyfeiriad cyswllt ebost
  • Caniatâd y defnyddiwr gwasanaeth

Bydd gwybodaeth Asesu a Dilysu yn cael ei storio ar yriannau rhwydwaith diogel o fewn y Cyngor ac mewn systemau cwmwl wedi eu hamddiffyn.

Mae gwybodaeth wedi ei chael gan y Gwasanaeth Iechyd dan gyfarwyddiadau gan y Llywodraeth Ganolog a Llywodraeth Cymru sy’n rhoi’r wybodaeth ganlynol ar gyfer y sawl sydd wedi eu hadnabod yn y Prosiect Gwarchod.

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad geni
  • Rhifau ffôn cyswllt
  • Rhif GIG y claf
  • Rhif cyfeirio eiddo unigryw (UPRN)
  • Cyfesurynnau’r eiddo

Mae gwybodaeth wedi dod gan Ymddiriedolaeth Hamdden Torfaen (YHT) mewn perthynas â’r Cynllun Atgyfeirio Ymarfer Corff ac mae’n cynnwys yr wybodaeth ganlynol:

  • Enw
  • Oedran
  • Safle tanysgrifio e.e. Stadiwm Cwmbrân
  • Math o danysgrifiad
  • Cyfeiriad cartref
  • Rhif(au) ffôn cyswllt
  • Cyfeiriad ebost

3) Gall y Cyngor gasglu’r wybodaeth hon mewn amrywiol ffyrdd:

Gellir rhoi gwybodaeth atgyfeirio a gwirfoddoli yn y dulliau canlynol:

  • Ffôn
  • Ebost
  • Drwy’r Ap
  • Drwy’r porwr gwe

Mae gwybodaeth gan Iechyd, LCC a YHT wedi ei throsglwyddo’n ddiogel.

Byddwn yn storio eich data:

Bydd eich gwybodaeth ap yn cael ei storio mewn cwmwl wedi’i amgryptio. Bydd eich gwybodaeth asesu a dilysu yn cael ei storio ar yriannau rhwydwaith diogel yn y Cyngor ac mewn systemau cwmwl wedi eu hamddiffyn a gaiff eu rheoli gan staff Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen neu’r sawl sy’n gweithio ar ran y Cyngor dan yr amgylchiadau hyn.

4) Pam y mae’r Cyngor yn prosesu eich data personol?

Mae’n angenrheidiol i gyflawni tasgau er budd y cyhoedd neu oherwydd awdurdod a freiniwyd yn y Cyngor Choose an item.

Mae’r drefn hon wedi ei datblygu i ddelio gydag ymateb y Cyngor i gynorthwyo trigolion sy’n agored i niwed yn y gymuned er mwyn cynnal hunanynysu yn ystod COVID-19. Mae hyn wedi ei anelu at yr unigolion hynny sydd wedi eu hadnabod yn y rhaglen warchod, yr unigolion hynny sy’n hunan-ynysu oherwydd oedran a salwch ynghyd â’r sawl sy’n hunanynysu oherwydd bod y salwch ganddynt. Nid yw’r adnoddau yno i’r cyhoedd yn gyffredinol eu defnyddio mewn achosion lle gellir disgwyl yn rhesymol iddynt gynorthwyo eu hunain yn unol â chyfarwyddyd gan y llywodraeth ganolog. 

Bydd hyn hefyd yn berthnasol i staff CBST sydd wedi eu hadleoli i gynorthwyo unigolion yn y gymuned.

5) Categorïau arbennig o ddata personol:

Ar gyfer yr Ap

Na. Yr wybodaeth a gesglir yn ystod y broses hon i ddefnydd yr Ap fydd data personol yn unig

Asesu a dilysu

Bydd unrhyw ddata categori arbennig a brosesir o fewn ein proses asesu a dilysu yn cael ei brosesu yn unol â rhesymau budd y cyhoedd yn y maes iechyd cyhoeddus Choose an item.

6) Pwy sy’n gweld eich data?

Gellir rhannu eich gwybodaeth yn fewnol gyda

  • Staff awdurdodedig y Cyngor sydd wedi eu dyrannu i’r rolau hyn

Mae’r Cyngor yn rhannu eich data gyda thrydydd partïon fel y manylir isod:

Rhai sydd â chontract i weithio ar y prosiect hwn gan gynnwys

  • Staff cymorth Darparwr Cwmwl/ TG
  • Gwirfoddolwyr
  • Sefydliadau trydydd sector
  • Defnyddwyr Gwasanaeth
  • Fferyllwyr
  • Archfarchnadoedd
  • Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
  • Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan
  • Llywodraeth Cymru
  • Gwasanaeth Prawf
  • Yr Heddlu
  • Darparwyr Gofal

A yw’r data’n cael ei drosglwyddo allan o’r AEE?

Na

Bydd gwybodaeth asesu a dilysu yn cael ei storio ar yriannau rhwydwaith diogel o fewn y Cyngor ac mewn systemau cwmwl wedi eu hamgryptio.

Defnyddir darparwr gwasanaeth cwmwl (CSP) fel rhan o’n hamgylchedd brosesu. Mae’r CSP a ddefnyddir yn defnyddio cyfleusterau prosesu wedi eu lleoli yn yr UE, lle mae gwybodaeth yn cael ei hamddiffyn wrth ei throsglwyddo i neu o’r CSP drwy ddefnyddio protocolau a meddalwedd amgryptio.

7) Sut mae’r Cyngor yn diogelu data?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn cael ei golli, ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu.

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

8) Am ba mor hir y mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol dim ond am gyhyd ag sy’n angenrheidiol a bydd yn dilyn safonau trefniadol ac Awdurdod Lleol yn y maes hwn.

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth mewn ffordd sy’n gyson ag amserlenni cadw Awdurdod Lleol.

9) A ydym yn gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • gweld a chael copi o’ch data ar gais
  • mynnu bod y cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • cael gwybod y cyfnod amser y bydd y data’n cael ei gadw
  • yr hawl i hygludedd data
  • yr hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg
  • yr hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
  • canlyniadau eich bod yn methu darparu data i’r Cyngor
  • bodolaeth penderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau hyn, cysylltwch â Rheolwr Grŵp Tai a Chomisiynu (Simon Rose) Simon.Rose@torfaen.gov.uk  

Diwygiwyd Diwethaf: 10/04/2020 Nôl i’r Brig