PN029 - Hysbysiad Preifatrwydd Gofal Cymdeithasol - Gwasanaethau Plant a Theuluoedd ac Oedolion

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Gofal Cymdeithasol a Thai
Maes gwaith: Gwasanaethau Oedolion
Manylion Cyswllt: Gill Pratlett - 01495 762200
Maes gwaith: Gwasanaethau Plant ac Oedolion
Manylion Cyswllt:  Jason O’Brien - 01495 762200
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: PN029 - Gofal Cymdeithasol - Gwasanaethau Plant a Theuluoedd ac Oedolion

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Eich gwybodaeth

Mae Gofal Cymdeithasol Torfaen yn cadw gwybodaeth amdanoch chi a'ch teulu er mwyn prosesu ceisiadau am ofal ac anghenion cefnogaeth. Rydych chi wedi rhoi peth o'r wybodaeth i ni ac mae peth o'r wybodaeth wedi dod gan bobl eraill sy'n eich adnabod, er enghraifft Iechyd, Addysg, yr Heddlu. Mae'r Cyngor yn cyflwyno mesurau i ddiogelu preifatrwydd unigolion trwy gydol y broses hon

Pwy sy'n gyfrifol am eich gwybodaeth?

Delir a phrosesir pob gwybodaeth bersonol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn unol a deddfwriaeth Diogelu Data.

Pa wybodaeth ydyn ni yn ei chasglu amdanoch chi?

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol fel

  • enw
  • cyfeiriad
  • dyddiad geni
  • rhywedd
  • statws anabledd
  • Rhif ffôn
  • Cyfeiriad E-bost

Rydym hefyd yn casglu data sy'n cael ei gategoreiddio fel gwybodaeth arbennig fel

  • Hil
  • Tarddiad Ethnig
  • Crefydd
  • Iechyd
  • Cyfeiriadedd Rhywiol
  • Ariannol
  • Gwybodaeth ar ffordd o fyw
  • Cofnodion Gofal Cymdeithasol ac Iechyd
  • Cofnodion Cytundebau a Chyflogaeth
  • Cofnod DBS
  • Cofnod troseddol
  • Data biometreg h.y. cerdyn adnabod ffotograffig

Rydym hefyd yn cofnodi unrhyw gysylltiad â chi, eich teulu neu unrhyw un sy'n gwybod amdanoch chi. Rydym yn cofnodi pob gwybodaeth gyda'ch caniatâd sydd wedi ei roi gennych chi neu rywun â chyfrifoldeb rhiant. Os ydym ni neu eraill yn pryderu amdanoch chi neu eich teulu mae gennym hawl i gasglu gwybodaeth heb eich caniatâd, Mae hyn oherwydd bod yna bryderon am ddiogelwch.

Pam fod angen eich gwybodaeth arnom ni?

Mae angen y wybodaeth yma ar y Cyngor er mwyn cyflenwi'r gwasanaethau yr ydych yn gofyn amdanyn nhw ac er mwyn cwblhau ei swyddogaethau statudol.

Sut fydd fy ngwybodaeth yn cael ei ddefnyddio?

  • I asesu a chynllunio ar gyfer eich anghenion ac anghenion eich teulu
  • I sicrhau eich bod chi a'ch teulu yn cael eich cadw'n ddiogel
  • I'w rhannu gydag eraill sy'n gweithio gyda chi a'ch teulu
  • Bydd peth o'r wybodaeth sy'n cael ei chadw'n cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru
  • I wella a chynllunio'n gwasanaethau

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Nid yw Gofal Cymdeithasol yn defnyddio'ch data i wneud penderfyniadau’n awtomataidd. Serch hynny, efallai byddwn yn ymgymryd â pheth proffilio data i alluogi creu gwybodaeth neu ddata ystadegol sy'n ysbrydoli datblygiad gwasanaeth.

Ydy'ch gwybodaeth yn ddiogel?

Rydym yn storio'r wybodaeth hon naill ai ar y Rhwydwaith Corfforaethol neu mewn cronfa ddata TG diogel System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru (WCCIS) y bwriedir ei chyflwyno ledled Cymru.

Mae'r holl wybodaeth wedi ei storio'n unol â Pholisi a Gweithdrefnau Diogelwch Torfaen ac, ar gyfer trydydd Partïon, mae manylion y rhain yn ein cytundebau ac maen nhw'n cael eu monitro trwy ein prosesau cydymffurfiad i gytundebau.

Rydym yn cadw'r wybodaeth yma'n ddiogel oherwydd dim ond staff sydd angen gwybod amdanoch chi ddylai weld y wybodaeth yma. Mae'n rhaid i unrhyw un sy'n helpu Plant a Theuluoedd gydag unrhyw wybodaeth gytuno i gadw'r wybodaeth yma'n gyfrinachol.

Am ba mor hir fyddwch chi'n cadw'r data?

Gallwn gadw'r wybodaeth yn ein cronfa ddata dim ond am gyfnodau penodol.

Mae'r amserau hynny wedi eu rhestru isod:

  • Mabwysiadu - 100 mlynedd
  • Plant mewn Gofal - 75 mlynedd
  • Diogelu Plant - 35 mlynedd
  • Diogelu Oedolion - 15 mlynedd
  • Gofal a Chymorth (rhan 4) - 10 mlynedd
  • Gofalwyr Maeth - 75 mlynedd
  • Goruchwyliaeth Statudol - 25 mlynedd
  • Marwolaeth - 10 mlynedd
  • Euogfarn o Droseddau yn Erbyn Plant - 125 mlynedd
  • Oedolion â/heb Anableddau - 8 mlynedd
  • Pobl Hŷn - 8 mlynedd
  • Therapi Galwedigaethol - 8 mlynedd
  • Prydiau Cymunedol - 6 mlynedd
  • Iechyd Meddwl - 10 mlynedd
  • Grantiau - 8 mlynedd
  • Ffeiliau Cartrefi Preswyl - 25 mlynedd
  • Teuluoedd yn Gyntaf - 10 mlynedd

Beth yw fy hawliau mewn perthynas â'r defnydd o fy nata?

  • Gallwch ofyn i gael gweld y wybodaeth sydd gennym, trwy gwblhau Cais Gwrthrych am Wybodaeth (SAR) 
  • Gofyn i ni newid gwybodaeth sydd gennym os yw'n anghywir
  • Weithiau gallwch ofyn i ni dynnu neu beidio â defnyddio'ch gwybodaeth
  • Gofyn am ba mor hir yr ydym yn cadw'ch gwybodaeth
  • Gofyn i dynnu'ch caniatâd yn ôl
  • Cwyno at Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau uchod, cysylltwch â Gofal Cymdeithasol os gwelwch yn dda yn SCHBusinessSupportHub@torfaen.gov.uk

Gyda phwy fyddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth?

I alluogi'r Cyngor i brosesu'ch cais a chydymffurfio â'n gofynion cyfreithiol, byddwn yn rhannu'ch gwybodaeth gyda sefydliadau partner, gan gynnwys:

  • Yr Adran Waith a Phensiynau ac adrannau eraill yn y Llywodraeth
  • Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
  • Yr Heddlu
  • Darparwyr Gofal Cymdeithasol
  • Llywodraeth Cymru
  • Archwilwyr
  • Rheoleiddwyr Allanol
  • Ymddiriedolaeth Gwasanaeth Ambiwlans Cymru
  • Addysg
  • Iechyd

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Mewn rhai achosion efallai bydd y rhai sy'n derbyn y tu allan i'r DU. Mae hyn yn golygu y gall eich data personol gan ei drosglwyddo i'r tu allan i’r AEE i awdurdodaeth na fydd efallai'n cynnig lefel o ddiogelwch fel sy'n ofynnol yng ngwledydd yr AEE. Os digwydd hyn, mae'n ofynnol i ni wirio bod diogelwch priodol yn cael ei weithredu er mwyn diogelu'ch data yn unol â chyfreithiau perthnasol.”

Gwybodaeth Bellach

Os hoffech chi drafod yr uchod, gallwch ddanfon e-bost at DPA@torfaen.gov.uk

Mae'r adran isod yn rhoi manylion penodol am ba wybodaeth sy'n cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru

Bydd peth o'r wybodaeth sy'n cael ei chadw'n cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru. Bydd hyn yn eu helpu i gwblhau ymchwil i wella'r gofal a'r gefnogaeth sy'n cael ei rhoi i chi a phobl eraill yng Nghymru. Bydd y wybodaeth yn cael ei rhannu'n gyfreithlon ac yn cael ei defnyddio gan Lywodraeth Cymru dim ond ar gyfer ymchwil i gefnogi busnes swyddogol.

Pa wybodaeth fydd yn cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru?

Byddwn yn rhannu peth gwybodaeth bersonol amdanoch chi, fel:

  • Dyddiad geni
  • Rhywedd
  • Grŵp Ethnig
  • Statws anabledd
  • Gwybodaeth arall ar iechyd
  • Manylion sylfaenol y gofal neu'r gefnogaeth a roddir i chi
  • Gwybodaeth o'ch ysgol am eich addysg

Serch hynny, ni fyddwn yn rhannu:

  • Eich enw
  • Enwau eich teulu a/neu ofalwyr
  • Eich cyfeiriad

Sut fydd fy ngwybodaeth yn cael ei defnyddio gan Lywodraeth Cymru?

  • I helpu gyda chynllunio gwasanaethau i bobl yng Nghymru
  • I fesur pa mor dda mae gwasanaethau'n cael eu darparu fel y gallan nhw gael eu gwella
  • I helpu i wneud ymchwil i les pobl - gall hyn gynnwys cyfuno'r wybodaeth gyda gwybodaeth arall e.e. data iechyd neu addysg

Serch hynny,

  • fydd unrhyw gamau'n cael eu cymryd mewn perthynas â chi'n bersonol
  • Ni fyddwch yn cael eich adnabod mewn unrhyw adroddiadau
  • Ni fydd gwybodaeth yn cael ei rhannu na'i chyfuno mewn ffordd a allai arwain at eich bod yn cael eich adnabod.

Beth yw fy hawliau mewn perthynas â'r defnydd o fy nata?

  • Hawl i gael eich hysbysu (yr hysbysiad yma)
  • Hawl mynediad at ddata personol y mae Llywodraeth Cymru cadw mewn perthynas â chi
  • Yr hawl i gywiro unrhyw beth anghywir yn y data hwnnw
  • Hawl (mewn rhai amgylchiadau) i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu'ch gwybodaeth
  • Hawl (mewn rhai amgylchiadau) i'ch data gael ei ‘ddileu’
  • Hawli gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sy'n reoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Ydy fy ngwybodaeth yn ddiogel?

Bydd y wybodaeth a gaiff ei rhannu â Llywodraeth Cymru'n cael ei danfon a'i storio'n ddiogel. Bydd yn cael ei rhannu dim ond ag eraill gyda rheolaeth gofalus, er mwyn sicrhau ei bod yn cael ei defnyddio dim ond yn y ffyrdd a restrir yma.

Ydy casglu'r data'n gyfreithlon?

Mae Llywodraeth Cymru'n casglu'r data gan ddefnyddio pwerau mewn deddfwriaeth ac i sicrhau ein bod yn gallu cyflenwi swyddogaethau cyhoeddus a gofynion statudol.

Am ba mor hir fyddwch chi'n cadw'r data?

Bydd Llywodraeth Cymru'n cadw'r data tan ben-blwydd y plentyn / oedolyn yn 25 oed. Ar ôl hyn bydd y data'n cael ei droi'n ddienw ac yn cael ei ddefnyddio dim ond ar gyfer dibenion ystadegol a

Gwybodaeth Bellach

Am ddisgrifiad llawn o'r wybodaeth sy'n cael ei rhannu gyda Llywodraeth Cymru; eich hawliau a'r wybodaeth gyfreithiol berthnasol; a chwynion, ysgrifennwch atom ni yn y cyfeiriad isod:-

Tîm Casglu Data, Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddol, Llywodraeth Cymru Llawr 4 De, CP2, Adeiladau'r Goron, Parc Cathays, Caerdydd CF10 3NQ - e-bost: stats.pss@gov.wales

Diwygiwyd Diwethaf: 26/07/2022 Nôl i’r Brig