PN143 - Hysbysiad Preifatrwydd Gwirfoddolwyr Archifau Gwent

Mae Archifau Gwent yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Adnoddau
Maes Gwaith: Archifau Gwent
Manylion Cyswllt:  Dr Lisa Snook - Tel: 01495 742471 - E-bost: lisa.snook@gwentarchives.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Hysbysiad Preifatrwydd Gwirfoddolwyr Archifau Gwent

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae Archifau Gwent wedi ymrwymo i ddiogelu eich preifatrwydd. Mae'r wybodaeth yn cael ei chasglu drwy'r broses recriwtio gwirfoddolwyr ac fe'i cedwir drwy gydol yr amser y bydd y gwirfoddolwr yn ymgysylltu â'r gwasanaeth. Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn wedi'i gynllunio i roi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas ag ef, a'r mesurau diogelu sydd ar waith i'w ddiogelu.

Pwy sy'n darparu eich data i Archifau Gwent?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol drwy ffurflen gais y gwirfoddolwr

Sut mae Archifau Gwent yn casglu’r wybodaeth hon?

Cedwir gwybodaeth bersonol a ddarperir drwy ffurflenni cofrestru gwirfoddolwyr gan Archifau Gwent. Cedwir gwybodaeth a ddarperir trwy gofrestru i'r platfform digidol ar gyfer prosiect #CrowdCymru gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru.

Pa wybodaeth mae Archifau Gwent yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae Archifau Gwent yn casglu’r wybodaeth a ganlyn am wirfoddolwyr, drwy’r broses recriwtio:

  • Enw
  • Ystod oedran
  • Y wlad yr ydych yn byw
  • Statws Cyflogaeth
  • Cyfeiriad e-bost
  • Rhif ffôn
  • Iaith

Mae gennych y dewis i ddarparu’r wybodaeth a ganlyn at ddibenion monitro cydraddoldeb: -

  • Rhyw
  • Ethnigrwydd
  • Anabledd

Pam fod Archifau Gwent yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol os ydych yn dewis ei rhannu:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data sy’n ymwneud ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

AC

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol iddynt gyflawni’u rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau at ddibenion gweinyddol.

Byddwn hefyd yn rhannu data dienw gyda’r sefydliadau a ganlyn, a hynny at ddibenion adrodd

  • Archifdy Morgannwg
  • Casgliadau ac Archifau Arbennig Prifysgol Caerdydd
  • Llyfrgell Genedlaethol Cymru
  • Cronfa Dreftadaeth y Loteri

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i unrhyw drydydd parti oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae Archifau Gwent yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan Archifau Gwent bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn mynd ar goll, cael ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Storfa rhwydwaith sydd wedi'i chyfyngu i staff sy’n ymwneud â’r broses recriwtio gwirfoddolwyr

Am ba mor hir mae Archifau Gwent yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd Archifau Gwent yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau’r sefydliad a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd Archifau Gwent yn dinistrio neu'n gwaredu ar ddata yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Terfyniad a chwe blynedd

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod Archifau Gwent yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i Archifau Gwent ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data –derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i Archifau Gwent i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i Archifau Gwent
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Mrs Neta Whitehead, Archifau Gwent, Y Swyddfeydd Cyffredinol, Heol Gwaith Dur, Glynebwy, Blaenau Gwent, NP23 6AA, e-bost: enquiries@gwentarchives.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 08/11/2022 Nôl i’r Brig