PN017 - Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Adnoddau
Maes Gwaith: Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau
Manylion Cyswllt: democraticservices@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r Tîm Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau yn trefnu a chlercio Pwyllgorau’r Cyngor a chefnogi ei Aelodau Etholedig. Gall y tîm gasglu eich data wrth ymgymryd â’i swyddogaethau.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi ac yn anuniongyrchol gan unrhyw dîm rydym mewn cysylltiad ag o yn fewnol. Gellir hefyd rhoi eich manylion i’r Tîm gan Gynghorydd neu aelod o’r cyhoedd.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Drwy ebost
  • Dros y ffôn
  • Ar ffurflenni ffisegol
  • Drwy lythyr
  • Drwy ymweliad personol a’r Ganolfan Ddinesig
  • Drwy’r cyfryngau cymdeithasol
  • Drwy gyfarfodydd arlein sy’n cael eu darlledu

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Tîm Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau yn casglu:

  • Manylion cyswllt: Enw/Cyfeiriad/Rhif Ffôn/Cyfeiriad Ebost
  • Fideo/sain os ydych yn ymddangos ar gamera

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu barn wleidyddol
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data personol yn datgelu aelodaeth unedau llafur
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol pan fydd cyfarfodydd yn cael eu darlledu.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Ydy – Mae recordiad ar gael drwy YouTube y gellir ei weld yn fyd-eang.

Nid oes unrhyw ddata arall yn cael ei storio na’i rannu y tu allan i’r DU.

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel ar rwydwaith ddiogel.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Data Cynlluniau Bach – 6 mlynedd + 1.
  • Mae recordiad pwyllgorau a gaiff ei recordio ar Microsoft Teams yn cael ei lanlwytho i YouTube ac yn cael ei ddileu oddi ar system storio’r Cyngor.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Gwasanaethau Democrataidd ac Aelodau, y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB. Ffôn 01495 762200 neu ebost democraticservices@torfaen.gov.uk.

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 08/11/2022 Nôl i’r Brig