PN016 - Hysbysiad Preifatrwydd Cwynion, Camau Annerbyniol, RhG a RhGA

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Adnoddau
Maes Gwaith: Tîm Cwynion a RhG
Manylion Cyswllt: corporatecomplaints@torfaen.ov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Cwynion, Camau Annerbyniol, RhG a RhGA

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r tîm Cwynion/RhG yn prosesu gwybodaeth bersonol ynglŷn â chi yn ei gapasiti fel rheolydd data ar gyfer trin cwynion, ceisiadau RhG (Rhyddid Gwybodaeth) a RhGA (Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol a defnyddio’r polisi Camau Annerbyniol yn briodol. Nodir isod wybodaeth am sut rydym yn defnyddio eich data personol.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi er mwyn ystyried pryderon, cwynion neu geisiadau am wybodaeth.

A

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, o ffynonellau eraill megis

  • aelod arall o’r cyhoedd (e.e. cwyn neu bryder)
  • adran arall y Cyngor
  • aelod etholedig y Cyngor
  • sefydliadau eraill (e.e. Gwasanaethau Argyfwng, Landlordiaid, Cymdeithasau Tai, Comisiynydd Gwybodaeth neu'r Ombwdsmon)

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • yn ystod galwad ffôn/galwad fideo
  • yn bersonol
  • ffurflen arlein
  • drwy lythyr
  • drwy’r cyfryngau cymdeithasol neu ebost

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r tîm Cwynion/RhG yn casglu amrywiaeth o wybodaeth gan gynnwys:

  • Manylion cyswllt megis enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad ebost
  • Manylion iechyd a meddygol
  • Manylion adnabod gan gynnwys dyddiad geni
  • Gwybodaeth deuluol yn cynnwys cydberthnasau a dibynyddion
  • Gwybodaeth ariannol a chyfreithiol megis Pŵer Atwrnai
  • Ffotograffau

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu barn wleidyddol
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data personol yn datgelu aelodaeth unedau llafur
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau ar gyfer cwyn yn ymwneud â thrydydd parti neu os gofynnir amdano gan gorff rheoleiddio. Gall y rhain gynnwys, ond nid ydynt wedi eu cyfyngu i’r canlynol:

  • Awdurdod Iechyd
  • Cymdeithasau Tai
  • Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG)
  • Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
  • Ymchwilwyr Annibynnol / Personau Annibynnol a benodwyd i ymgymryd ag ymchwiliadau cwyn cam 2 Gofal Cymdeithasol.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn:

  • Gyriant rhwydwaith diogel

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Ceisiadau am wybodaeth – 3 blynedd ynghyd â’r flwyddyn gyfredol
  • Arolygiadau Mewnol / gohebiaeth SCG – 10 mlynedd
  • Ceisiadau am wybodaeth yn ymwneud â chwynion ac apeliadau sy’n mynd rhagddynt – 10 mlynedd ar ôl eu cwblhau
  • Ystadegau a chofnodion – 10 mlynedd
  • Cwynion Gofal Cymdeithasol – 10 mlynedd ar ôl cwblhau ar gyfer cwynion ffurfiol a chwynion ailadroddus, 2 flynedd ynghyd â’r flwyddyn gyfredol ar gyfer ymholiadau cyffredinol gan gwsmeriaid
  • Cwynion Corfforaethol – 10 mlynedd ar gyfer Cam 2 a chwynion Ombwdsmon. 2 flynedd ynghyd â’r flwyddyn gyfredol ar gyfer ymholiadau cyffredinol gan gwsmeriaid.
  • Ffeiliau Camau Annerbyniol i’w cadw am 10 mlynedd ar ôl eu cwblhau

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Arweinydd Tîm Cwynion a RhG, d/o y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB, ebost corporatecomplaints@torfaen.gov.uk rhif ffôn 01495 742164

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 27/10/2022 Nôl i’r Brig