PN012 - Hysbysiad Preifatrwydd Taliadau Addysg Civica Pay

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Adnoddau/Gwasanaethau Ariannol
Maes gwaith: Systemau Ariannol
Manylion Cyswllt: Wendy Edwards
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Taliadau Addysg Civica Pay

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn ymwneud â’r wybodaeth a ddefnyddiwn i weinyddu’r system Civica Pay ar gyfer prydau ysgol a phryniannau cysylltiedig â disgyblion a wneir gan rieni.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi:

  • Mae eich data personol yn dod o’r wybodaeth a ddelir yn bresennol ar System Gwybodaeth Reoli Ysgolion (SIMS). I gofrestru, gofynnir i chi gadarnhau/darparu eich dewisiadau cysylltu a defnyddir y rhain i gyfathrebu gyda chi ynglŷn â balansau prydau ysgol, gweithgareddau a theithiau ysgol.
  • Gofynnir am wybodaeth sydd ei hangen i ddibenion talu gennych chi yn uniongyrchol.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • O wybodaeth a ddelir yn barod ar System Gwybodaeth Reoli Ysgolion
  • Gwybodaeth rydych yn ei darparu drwy’r Porth Rhieni

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Tîm Cyllid yn casglu:

  • Manylion cerdyn talu adeg prynu/ychwanegu swm
  • Hanes trafodion ariannol a manylion balans

Fel y nodwyd uchod, mae’r holl wybodaeth arall eisoes wedi ei storio ar Systemau Gwybodaeth Reoli Ysgolion a dim ond y canlynol a gaiff ei defnyddio i weinyddu’r gwasanaeth Civica Pay:

  • Manylion cyswllt rhiant/gwarcheidwad
  • Manylion cyswllt ar gyfer gweithiwr yn yr ysgol yn prynu pryd bwyd
  • Cymhwyster i gael pryd ysgol am ddim
  • Enw/Rhyw/dyddiad geni/dosbarth y myfyriwr

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Nid ydym yn casglu data ar gyfer unrhyw gategori arbennig na data troseddol at ddibenion system Talu Civica.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau. Bydd hyn yn cynnwys:

  • Yr ysgol y mae eich plentyn yn ei mynychu
  • Gwasanaethau arlwyo
  • Staff yn y Gwasanaethau Ariannol sy’n gweithio gyda’r rhaglen Civica Pay

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau ar gyfer taliadau a chyfathrebu. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Cwmni anfon ebost allanol i anfon cyfathrebiadau ebost atoch
  • Gwasanaethau masnachwr i brosesu eich taliad cerdyn

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Ydy – mae ein darparwr meddalwedd yn defnyddio gwasanaeth dosbarthu ebost allanol ac mae Cymalau Cytundebol Safonol ar waith.

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn:

  • Mae ein darparwr meddalwedd yn storio eich data mewn Databas Cwmwl SQL, sy’n cael ei warchod gan ddefnyddio gwasanaeth amgryptio data tryloyw (AES 256).
  • Nid yw’r Cyngor yn gweld nac yn storio data deiliad y cerdyn. Caiff ei ddefnyddio gan Civica Pay i ddibenion prosesu yn unig ac mae’n sefydliad ardystiedig Lefel 1 PCI-DSS.

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Bydd y Cyngor yn cadw cofnod o holl daliadau a wneir am hyd at 7 mlynedd ar ôl y flwyddyn brosesu. Mae angen hyn am resymau cyllid a threthi

Dylid nodi y gall ysgolion gadw gwybodaeth oherwydd gofynion rheoleiddio a statudol y tu allan i Civica Pay. Bydd yr wybodaeth hon yn dod dan ofynion Hysbysiad Preifatrwydd yr ysgol.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Wendy Edwards, Swyddog Cyllid y Grŵp 01495 766305 wendy.edwards@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 10/11/2022 Nôl i’r Brig