PN097 - Hysbysiad Preifatrwydd SRS

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: UCGC
Maes Gwaith: Gwasanaeth Adnoddau a Rennir (SRS)
Manylion Cyswllt srscomms@srswales.com
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: SRS

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae SRS yn darparu gwasanaethau i'w partneriaid sy'n yn cefnogi'r cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddynt. Mae ymgymryd â'r gwaith hwn yn golygu bod yn rhaid inni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl yr ydym yn darparu gwasanaethau ar eu cyfer a chadw cofnod o'r gwasanaethau hynny.

Pwy sy'n rhoi eich data i'r Cyngor?

Mae gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu'n uniongyrchol oddi wrth gyflogeion ein partneriaid pan fyddan nhw'n defnyddio gwasanaethau SRS neu gan ymwelwyr â'n safleoedd.

A

Mae SRS yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol oddi wrth bartneriaid sy'n cael eu cefnogi gan Wasanaethau TGCh SRS

Sut mae'r Cyngor yn casglu'r wybodaeth yma?

Mae SRS yn casglu'r wybodaeth yma trwy'r Ddesg Gwasanaeth a chyswllt â staff, gan gynnwys wrth ein hagorfa gwasanaeth, trwy'r dulliau canlynol:

  • Ffôn
  • Cyfarfodydd fideo
  • E-bost
  • Ymweliad personol
  • Y porthol hunanwasanaeth

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae SRS yn casglu'r wybodaeth ganlynol oddi wrth staff yn ein partneriaid:

  • enw
  • cyfeiriad
  • rhif ffôn
  • teitl swydd
  • cyfeiriad e-bost
  • Rhif cyflogres
  • Rhif ased

Gall gwybodaeth bersonol defnyddwyr y gwasanaeth gael ei weld yn ystod y broses o ddarparu gwasanaethau i'n partneriaid.

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(b) Mae gennym rwymedigaeth gytundebol

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus

Categorïau arbennig o ddata personol

Er nad yw SRS yn casglu unrhyw ddata categori arbennig neu droseddol am ddefnyddwyr y gwasanaeth neu staff yn fwriadol, efallai bydd y rhain yn cael eu cynnwys yn y wybodaeth a welir yn ystod y broses o ddarparu gwasanaethau i'n partneriaid.

Pwy sy'n cael gweld eich data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau.

Efallai bydd eich data'n cael ei rannu'n allanol hefyd gyda sefydliadau er mwyn cyflawni'n gwasanaethau. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Cyngor Sir Fynwy
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent
  • Cyngor Dinas Casnewydd
  • Heddlu Gwent

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i drydydd partïon oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Nac Ydy

Sut mae'r Cyngor yn cadw eich data'n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir mynediad at y data yma yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac mewn cydymffurfiad â RhDDC y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • amrywiaeth o leoedd gwahanol ar rwydwaith a systemau TG diogel gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:
    • system Desg Gwasanaeth SRS
    • E-bost
    • Systemau cydweithredol

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir ydy’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Ydyn ni'n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda'ch data?

Nac Ydym

Eich Hawliau

Mae gennych chi nifer o Hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â Matt Lewis, Prif Swyddog Gweithredu, mattlewis@srswales.com

Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH. Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk.

Diwygiwyd Diwethaf: 28/07/2022 Nôl i’r Brig