PN028 - Hysbysiad Preifatrwydd System a Chronfa Ddata Rheoli Achosion o Gamddefnyddio Sylweddaue

Mae geiriad y ddogfen hon yn adlewyrchu gofynion Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC) sydd mewn grym o 25ain Mai 2018.

Maes Gwasanaeth CBST: UCGC
Maes Gwaith: Camddefnyddio Sylweddau
Manylion Cyswllt: Lisa Meredith
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: System a Chronfa Ddata Rheoli Achosion o Gamddefnyddio Sylweddau

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Ydyn ni wedi cael eich data personol, yn uniongyrchol oddi wrthych chi?

Ydych - ond mewn ambell i achos byddwn wedi cael y wybodaeth o ffynhonnell atgyfeiriol.

Pa wybodaeth ydy’r gwasanaeth camddefnyddio sylweddau yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r gwasanaeth camddefnyddio sylweddau yn casglu ac yn prosesu ystod o wybodaeth amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth bersonol gan gynnwys eich enw, rhyw, ethnigrwydd, cyfeiriad, a dyddiad geni yn ogystal â gwybodaeth am eich triniaeth. Gellir casglu gwybodaeth ychwanegol fel cenedligrwydd, crefydd, statws priodasol, rhywioldeb a manylion teulu / cydfyw os datgelir hwy neu os cânt eu darparu gan ffynonellau allanol eraill.

Gall y gwasanaeth camddefnyddio sylweddau gasglu’r wybodaeth yma mewn amrywiaeth o ffyrdd

  • Trwy ffurflen atgyfeirio
  • Gennych chi yn ystod eich triniaeth
  • Trwy gyfathrebu â thrydydd parti

Bydd y gwasanaeth camddefnyddio sylweddau yn storio eich data

  • Mewn systemau ffeilio papur yn ddiogel
  • Mewn system rheoli achosion

Pam fod y gwasanaeth camddefnyddio sylweddau yn prosesu eich data personol?

Angenrheidiol i gyflawni'r tasgau er budd y cyhoedd neu ymarfer yr awdurdod a freiniwyd yn y Cyngor

I allu darparu triniaeth ddiogel a phriodol ar eich cyfer - ac i eraill sy'n pryderu. Os credir eich bod chi neu rywun arall mewn perygl (materion diogelu) yna fe all eich gwybodaeth gael ei defnyddio i helpu i'ch amddiffyn chi neu rywun arall.

Categorïau Arbennig o ddata personol

  • Iechyd
  • Hil
  • Tarddiad Ethnig
  • Crefydd
  • Bywyd Rhyw
  • Tueddfryd Rhywiol

Gallwn brosesu’r categori data yma oherwydd

Mae angen prosesu i gyflawni rhwymedigaethau'r rheolwr a'r pwnc data sy'n caniatáu i ni brosesu eich gwybodaeth at ddibenion meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, ar gyfer asesu gallu gweithredol y gweithiwr, diagnosis meddygol, darparu gofal iechyd neu gymdeithasol neu driniaeth neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol.

Yn benodol, rydym yn defnyddio'r wybodaeth i allu eich trin yn ddiogel a phriodol am gyffuriau ac alcohol (gan gynnwys siarad â'ch meddyg teulu pan fo angen) - ac ar gyfer eraill sy'n pryderu. Mae'n ein galluogi i gadw cofnod at ddibenion cytundebol o ran pa driniaeth a ddarparwyd ac i ddeall gofynion y gwasanaeth.

Darperir gwybodaeth i wasanaethau eraill i sicrhau bod gofal integredig yn cael ei ddarparu ac i gydweithredu ag asiantaethau eraill, lle gyda'ch caniatâd, gallant eich helpu ymhellach. Mewn amgylchiadau prin (lle allech chi, neu eraill fod mewn perygl o niwed, mewn sefyllfaoedd fel perygl o derfysgaeth neu droseddau difrifol eraill), gellir darparu gwybodaeth heb eich caniatâd. Bydd gwybodaeth hefyd yn cael ei ddefnyddio i gadw unigolion yr ydym yn gweithio gyda hwy, yn ddiogel.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Mae'r gwasanaeth camddefnyddio sylweddau yn rhannu eich data gyda thrydydd parti oherwydd mae Llywodraeth Cymru yn gofyn i ni wneud hynny at ddibenion iechyd y cyhoedd (ond mae eich data yn ddienw). Rhennir data hefyd rhwng darparwyr gwasanaeth gwahanol yn seiliedig ar allu darparu'r gwasanaethau mwyaf priodol ar eich cyfer a sicrhau bod pob cleient yn cael ei ddiogelu. Mae'n ein galluogi i gydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol dan adran 5 Deddf Trosedd ac Anrhefn 1998 i ddarparu gwasanaethau camddefnyddio sylweddau. Mae hefyd yn ein galluogi i sicrhau bod gwasanaethau integredig yn cael eu darparu rhwng y gwasanaeth camddefnyddio sylweddau a gwasanaethau cyhoeddus eraill i'n galluogi i gyflawni ein dyletswyddau cyhoeddus.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd?

Nac ydy

Sut mae’r Cyngor yn diogelu data?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn cael ei golli, ei ddinistrio’n fwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Hefyd nid yw cyflogeion yn defnyddio’r data ac eithrio wrth gyflawni’u dyletswyddau.

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd parti yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol dim ond am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a bydd yn dilyn safonau trefniadol ac Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Byddwn yn cadw eich gwybodaeth mewn ffordd sy’n gyson ag amserlenni cadw Awdurdod Lleol.

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth mewn ffordd sy’n gyson ag amserlenni cadw Awdurdod Lleol. Oherwydd natur y driniaeth ac i ddiogelu unigolion, cedwir eich data am 50 mlynedd o ddiwedd eich cyfnod triniaeth ddiwethaf.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • gweld a chael copi o’ch data ar gais
  • mynnu bod y cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • cael gwybod y cyfnod amser y bydd y data’n cael ei gadw
  • yr hawl i hygludedd data
  • yr hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg
  • yr hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
  • canlyniadau eich bod yn methu darparu data i’r Cyngor
  • bodolaeth penderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â Mark Sharwood - mark.sharwood@torfaen.gov.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 28/07/2022 Nôl i’r Brig