PN025 - Hysbysiad Preifatrwydd Cydraddoldeb

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Uned Cymorth Gwasanaethau Cyhoeddus (UCGC)
Maes gwaith: Partneriaeth, Polisi a Cydraddoldeb
Manylion Cyswllt: Sarah Tipping, Sarah.tipping@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Cydraddoldeb

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r tîm Cydraddoldeb yn monitor i adnabod a chefnogi trigolion, defnyddwyr gwasanaeth a staff gyda nodweddion gwarchodedig o ran sicrhau bod eu hanghenion yn cael eu diwallu, delio gyda rhagfarn, hybu dealltwriaeth, annog cyfranogiad mewn bywyd cyhoeddus a dileu neu leihau anfanteision.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi, gofalwyr neu rieni a gwarcheidwaid.

Mae peth gwybodaeth yn cael ei darparu yn uniongyrchol i ni gan ein hadran Adnoddau Dynol.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Yn uniongyrchol gan y gweithiwr:

  • er enghraifft, ar iFOR, ffurflenni cais recriwtio, holiaduron archwilio proffil staff, arolygon, ffurflenni adborth ar ôl hyfforddiant a thrwy wybodaeth a ddarperir i’r Rheolwr Llinell
  • mae Tîm Datblygu’r Gweithlu hefyd yn dadansoddi gwybodaeth o’r system Adnoddau Dynol a recriwtio i gynhyrchu adroddiadau.

Ceir gwybodaeth am ddinasyddion, trigolion a defnyddwyr gwasanaeth:

  • yn uniongyrchol gan y defnyddiwr gwasanaeth pan fyddant yn cysylltu gyda ni neu dderbyn gwasanaethau Cyngor; gall hyn fod drwy gyfrwng ffurflenni (arlein ac ar bapur) neu ebost.
  • Os yn berthnasol, gallwn hefyd gasglu gwybodaeth o ffynonellau eraill, er enghraifft, gan ofalwyr neu rieni-warcheidwaid.

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r tîm Cydraddoldeb yn casglu a phrosesu ystod o wybodaeth amdanoch. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth bersonol am ein gweithlu (h.y. gweithwyr a darpar weithwyr). Mae’r math o wybodaeth rydym yn ei chasglu, ei defnyddio a’i dadansoddi yn cynnwys:

  • Enw, cyfeiriad a manylion cyswllt
  • Gwybodaeth sensitif yn ymwneud â nodweddion gwarchodedig gweithiwr megis eu hoed, rhyw, anabledd, ethnigrwydd a chenedligrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, crefydd neu gred, hunaniaeth rhywedd, statws priodasol, beichiogrwydd a mamolaeth.
  • Yr daran y mae’r gweithiwr yn gweithio ynddi a’r raddfa gyflog maent arni.
  • Hyfforddiant y mae pobl wedi ei fynychu.

Ar gyfer ein dinasyddion, trigolion a defnyddwyr gwasanaeth (h.y. y bobl sy’n byw yn Nhorfaen, yn ymweld â Thorfaen neu sy’n derbyn gwasanaethau gennym), gallai’r math o wybodaeth rydym yn ei chasglu, ei defnyddio a’i dadansoddi gynnwys:

  • Gwybodaeth sensitif yn ymwneud â nodweddion gwarchodedig unigolyn megis eu hoed, rhyw, anabledd, ethnigrwydd a chenedligrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, crefydd neu gred, hunaniaeth rhywedd, statws priodasol, beichiogrwydd a mamolaeth.
  • Y gwasanaethau mae unigolion yn eu defnyddio, eu barn am y gwasanaeth a sut gellid ei wella.

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Rydym yn prosesu eich data personol i sicrhau ein bod yn cydymffurfio gyda’r Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Pa fo gofyn rhannu data gyda chyrff eraill, megis Llywodraeth Cymru, caiff ei wneud yn ddi-enw.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

  • Rydym yn storio data ar ddatabas TG diogel a ddarperir gan Civica, sydd wedi ei ardystio i ISO 27001

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Sarah Tipping, Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl. Sarah.Tipping@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 28/07/2022 Nôl i’r Brig