PN024 - Hysbysiad Preifatrwydd Cydlyniant a Diogelwch Cymunedol

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: UCGC
Maes gwaith: Cydlyniant a Diogelwch Cymunedol
Manylion Cyswllt: Kate.Williams@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Cydlyniant a Diogelwch Cymunedol

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Rydym angen eich gwybodaeth bersonol i gyflawni ein rhwymedigaethau i gyflenwi gwasanaethau diogelwch cymunedol i rwystro a datgelu troseddau, darparu gwasanaethau cwnsela cyfrinachol, cyngor neu gymorth (neu wasanaeth tebyg arall a ddarperir) yn gyfrinachol ac i weinyddu cyfiawnder. Rydym hefyd yn defnyddio eich gwybodaeth i wirio pwy ydych chi, lle bo angen, cysylltu â chi drwy’r post, ebost neu ar y ffôn ac i gadw ein cofnodion.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Ar adegau, mae’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu yn cael ei darparu yn uniongyrchol gennych chi.

A

Rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan awdurdodau cyhoeddus eraill, megis yr heddlu, gwasanaeth tân, gwasanaethau iechyd a gwasanaethau llys. Fodd bynnag, gallai hefyd ddod gan awdurdodau lleol eraill, darparwyr tai, gwasanaethau cymorth ieuenctid, gwasanaeth prawf, aelodau’r cyhoedd a sefydliadau eraill.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wy bodaeth hon?

  • Ar bapur/arlein - Mae dogfennau papur yn cael eu sganio ac yna eu rhwygo.
  • Ar lafar – yn bersonol a thros y ffôn neu mewn cyfarfodydd rhithwir
  • Yn ystod cyfarfodydd

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Gall y tîm Cydlyniant a Diogelwch Cymunedol gasglu’r wybodaeth ganlynol amdanoch:

  • Enw
  • Dyddiad geni
  • Manylion cyswllt
  • Gwybodaeth am eich teulu / cymdeithion
  • Gwybodaeth am eich ffordd o fyw
  • Gwybodaeth gofal cymdeithasol ac iechyd
  • Cofnodion troseddol / ymddygiad gwrthgymdeithasol
  • Delweddau a recordiau agored teledu cylch cyfyng

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

  • Rhwystro a datgelu troseddau dan y Ddeddf Trosedd ac Anrhefn 1998

Cynhelir pob cyfarfod dan Adran 115 y Ddeddf Trosedd ac Anrhefn 1998 a’r unig bobl sy’n mynychu yw gweithwyr proffesiynol gyda diddordeb yn yr achos penodol dan sylw sy’n arwyddo cymal cyfrinachedd llym ar ddechrau’r cyfarfod. Bwriad y cyfarfod yw caniatáu i asiantaethau drafod y mater a llunio cynllun gweithredu i geisio gwella’r sefyllfa.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defny ddio’ch data?

Caiff eich data ei rannu’n fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae angen iddynt ymgymryd â’u rôl. Gall yr adrannau rydym yn rhannu gwybodaeth gyda nhw gynnwys, ond nid yw wedi ei gyfyngu i :

  • Cydlyniant a Diogelwch Cymunedol (UCGC)
  • Gwasanaethau Plant ac Oedolion - Diogelu
  • Safonau Masnach
  • Cynllunio ac Amddiffyn y Cyhoedd
  • Addysg

Gellir hefyd rhannu eich data gyda chyrff allanol, a gall y rhain gynnwys, ond nid yw wedi ei gyfyngu i:

  • Yr Heddlu
  • Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu
  • Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
  • Awdurdodau Lleol eraill
  • Awdurdod iechyd / Gwasanaethau Cymorth
  • Tîm Pobl ar Goll Gwent
  • Gwasanaeth Troseddau Ieuenctid
  • Gwasanaeth Prawf
  • Hybiau Diogelwch Cymunedol – Gwent
  • Awdurdodau Cyhoeddus Eraill
  • Sefydliadau Eraill
  • Gwasanaethau Cymorth eraill

Mae amgylchiadau lle mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol i rannu eich gwybodaeth gyda:

  • Asiantaethau Gorfodi’r Gyfraith y Llywodraeth e.e. gyda’r Heddlu dan y Ddeddf Trosedd ac Anrhefn 1998.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwy ddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel ar:

  • Yriant rhwydwaith ddiogel

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod L leol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn cadw gwybodaeth yn ymwneud ag achosion sy’n mynd gerbron y llys dan y Ddeddf Ymddygiad Gwrthgymdeithasol, Trosedd a Phlismona 2014 am gyfnod o am ser a nodir yn y polisi cadw gwybodaeth o’r amser y bydd unrhyw orchymyn a bennwyd yn dod i ben (e.e. Gorchmynion Amddiffyn Mannau Cyhoeddus).

Ydyn ni’n gwneud penderfy niadau awtomataidd/yn proffilio gy da’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cy ngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu ei ch data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo d ata a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swydd fa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Kate Williams, Uned Cymorth Gwasanaethau Cyhoeddus, Kate.Williams@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2 il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 14/09/2022 Nôl i’r Brig