PN020 - Hysbysiad Preifatrwydd y Cofrestryddion

Mae geiriad y ddogfen hon yn adlewyrchu gofynion Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC) sydd mewn grym o 25ain Mai 2018.

Maes Gwasanaeth CBST: Prif Weithredwr
Maes gwaith: Cofrestryddion
Manylion Cyswllt: Chantell Hatherall
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: Hysbysiad Preifatrwydd – Gwasanaeth Cofrestru

Y Cofrestrydd Arolygol yw’r rheolwr data ar gyfer Cofrestriadau Genedigaethau, Priodasau a Marwolaethau a gellir cysylltu â nhw yn registrars@torfaen.gov.uk.

Yr Awdurdod Lleol yw’r rheolwr data ar gyfer Cofrestriadau Partneriaethau Sifil a gellir cysylltu â nhw yn registrars@torfaen.gov.uk.

Mae Cofrestrydd Cyffredinol Cymru a Lloegr yn rheolwr data ar y cyd ar gyfer cofrestriadau Geni, Priodas, Marwolaeth a Phartneriaeth Sifil a gellir cysylltu â hwy yn y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol, Trafalgar Road, Southport. PR8 2HH

Gellir cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth yn dpa@torfaen.gov.uk

Ydyn ni wedi cael eich data personol, yn uniongyrchol oddi wrthych chi?

Efallai bod gwybodaeth wedi dod gennych chi, unigolyn arall neu asiantaeth allanol.

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Cyngor yn casglu a phrosesu ystod o wybodaeth amdanoch. Mae hyn yn cynnwys:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad Geni
  • Cenedligrwydd
  • Statws Priodasol
  • Gwybodaeth Ariannol

Gall y Cyngor gasglu’r wybodaeth yma mewn amrywiaeth o ffyrdd

  • Ffurflenni Cais
  • Trwy drydydd Parti
  • Cais ar Gyfrifiadur

Byddwn yn storio eich data:

Mewn systemau ffeilio papur diogel ac ar systemau meddalwedd RON, RSS. Mae'r holl wybodaeth yn cael ei storio yn unol â Pholisi a Gweithdrefnau diogelwch Torfaen ac i drydydd parti mae wedi ei chynnwys yn ein dogfennaeth contract a'i monitro trwy ein proses cydymffurfio â chontractau.

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i gasglu gwybodaeth bersonol gennych i gofrestru digwyddiad. Y brif ddeddfwriaeth sy'n rheoli casglu gwybodaeth gofrestru yw Deddf Cofrestru Genedigaethau a Marwolaethau 1953, Deddf Priodasau 1949 a Deddf Partneriaeth Sifil 2004. Mae'n bosib, yn ôl y deddfau hyn, y bydd rhaid i chi ddarparu darnau penodol o wybodaeth dan orfodaeth gyfreithiol. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth y mae'n ofynnol i chi ei roi i ni, efallai y byddwch, ymhlith pethau eraill, yn agored i ddirwy, neu efallai na fyddwn yn gallu darparu'r gwasanaeth yr ydych yn gwneud cais amdano, fel priodas neu bartneriaeth sifil.

Gellir hefyd casglu gwybodaeth bersonol gennych os ydych yn gwneud cais i'r swyddfa hon, er enghraifft am dystysgrif neu i gywiro'r wybodaeth sydd wedi'i chynnwys mewn cofnod cofrestr.

Bydd y wybodaeth yr ydych yn ei darparu yn cael ei chadw a'i phrosesu gan swyddogion cofrestru'r ardal gofrestru hon.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Na

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd y swyddfa hon yn darparu copi o unrhyw gofrestriad yn unol â'r gyfraith i unrhyw ymgeisydd, ar yr amod eu bod yn cyflenwi digon o wybodaeth i nodi'r cofnod dan sylw a thalu'r ffi briodol. Dim ond ar ffurf copi papur wedi'i ardystio ("tystysgrif") y gellir ei roi. Gellir gwneud cais am dystysgrif hefyd i'r Swyddfa Gofrestru Gyffredinol.

Mae mynegeion ar gyfer digwyddiadau sydd wedi'u cofrestru yn y swyddfa hon ar gael i'r cyhoedd er mwyn helpu aelodau'r cyhoedd i nodi'r cofnod cofrestru y bydd ei angen arnoch. Mae mynegeion ar gael am ffi chwilio ragnodedig ar gais personol. Bydd copi o'r wybodaeth a gesglir gan swyddog cofrestru hefyd yn cael ei anfon at Gofrestrydd Cyffredinol Cymru a Lloegr fel y gellir cynnal cofnod canolog o'r holl gofrestriadau.

Mae’r cyngor yn rhannu eich data gyda thrydydd parti oherwydd

Gellir rhannu gwybodaeth gofrestru a gedwir yn y swyddfa hon gyda sefydliadau eraill i gyflawni ein swyddogaethau, neu i alluogi eraill i gyflawni'u swyddogaethau'u hunain.

Ni fyddwn ond yn rhannu gwybodaeth lle mae sail gyfreithlon i wneud hynny am y rhesymau canlynol:

  1. Dibenion ystadegol neu ymchwil
  2. Dibenion gweinyddol gan gyrff swyddogol ee sicrhau bod y cofnodion yn gyfoes er mwyn darparu gwasanaethau i’r cyhoedd
  3. Atal neu ganfod twyll, dibenion mewnfudo a phasbort.

Mae rhagor o wybodaeth am ddata a gedwir gan y gwasanaeth cofrestru a rhestr lawn o'r sefydliadau y mae data cofrestru yn cael eu rhannu gyda nhw, a'r sail gyfreithlon am rannu'r data i'w cael ar Sut rydym yn prosesu eich data personol Neu, fe all y staff yn y swyddfa hon ddarparu’r wybodaeth.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd?

Na

Sut mae’r Cyngor yn diogelu data?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol yn eu lle i sicrhau nad yw diogelwch y data y mae'n ei brosesu yn cael ei golli, ei ddinistrio'n ddamweiniol, ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Ar ben hynny, nid yw gweithwyr yn cael mynediad at ddata ac eithrio i gyflawni eu dyletswyddau.

Pan fydd y Cyngor yn ymgysylltu â thrydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, mae'n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae dyletswydd cyfrinachedd hefyd ar drydydd parti ac mae'n ofynnol iddynt weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Cedwir gwybodaeth gofrestru yn ddiderfyn fel sy’n ofynnol dan y gyfraith. Bydd gwybodaeth bersonol arall a ddelir gennym yn cael ei chadw yn unol â pholisïau cadw corfforaethol.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych yr hawl i ofyn am fynediad at y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi, i gael eich hysbysu ynghylch casglu a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol, er mwyn cywiro gwybodaeth anghywir (lle mae'r gyfraith yn caniatáu) a gofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mewn rhai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i wrthwynebu'r camau i brosesu eich gwybodaeth bersonol.

Hoffech arfer unrhyw rhai o’ch hawliau, cysylltwch â: Chantell Hatherall, Cofrestrydd Arolygol E-bost: Chantell.Hatherall@Torfaen.gov.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 28/07/2022 Nôl i’r Brig