PN018 - Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Etholiadol

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: UCGC
Maes gwaith: Etholiadau
Manylion Cyswllt: voting@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Gwasanaethau Etholiadol

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Ffurflenni cais – Gwahoddiadau i Gofrestru
  • Ffurflenni cais – Cyfathrebiad Canfasiad
  • Ceisiadau Seiliedig ar Gyfrifiadur
  • Holl geisiadau a dderbynnir drwy’r system Idox
  • Drwy alwad ffôn
  • Drwy ebost
  • Drwy lythyr
  • Drwy ymweliad personol â’r Ganolfan Ddinesig

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Tîm Etholiadau yn casglu:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad geni
  • Cenedligrwydd
  • Rhif Yswiriant Gwladol
  • Cyfeiriad ebost
  • Rhif ffôn

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

I gydymffurfio gyda rhwymedigaethau cyfreithiol y Cyngor

Mae Adran 9 Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 yn gofyn i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol gadw cofrestr o etholwyr tra bo Adran 10 yn gofyn i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol ymgymryd â chanfasiad blynyddol o eiddo.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata categori arbennig na data troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau. Bydd y data hwn yn cynnwys manylion yr etholwyr hynny sydd wedi dewis optio allan.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau. I ddilysu eich hunaniaeth, bydd y data rydych yn ei ddarparu yn cael ei brosesu gan Wasanaeth Digidol Cofrestriad Etholiadol Unigol a reolir gan Swyddfa’r Cabinet. Fel rhan o’r broses hon, bydd eich data yn cael ei rannu gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa’r Cabinet sy’n broseswyr data ar gyfer y Gwasanaeth Digidol Cofrestriad Etholiadol Unigol. Mae mwy o wybodaeth am hyn yma: www.registertovote.service.gov.uk/register-to-vote/privacy

Gall y rhain gynnwys, ond nid ydynt wedi eu cyfyngu i:

  • Mae gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen hawl i dderbyn copi o’r gofrestr etholiadol (Rheoliad 107 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan gynghorwyr hawl i gofrestru ar gyfer eu rhanbarth etholiadol (Rheoliad 103 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan ASau hawl i gofrestru ar gyfer eu hetholaeth (Rheoliad 103 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan Aelodau Cynulliad Cenedlaethol Cymru hawl i gofrestru ar gyfer eu hetholaeth neu ranbarth (Rheoliad 103 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001)
  • Mae gan ymgeiswyr mewn etholiad hawl i gael copi o’r gofrestr ar gyfer y sedd maent yn sefyll ynddi (Rheoliad 108 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan swyddfeydd etholaethau gwleidyddol lleol hawl i dderbyn copi o’r gofrestru ar gyfer eu hetholaeth (Rheoliad 105 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan gyngor tref neu gymuned hawl i dderbyn copi o’r gofrestr ar gyfer eu hardal (Rheoliad 107 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan blaid wleidyddol gofrestredig neu drydydd parti cydnabyddedig hawl i dderbyn copi o’r gofrestr lawn (Rheoliad 109 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan yr Heddlu hawl i dderbyn copi o’r gofrestr lawn (Rheoliad 109 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru hawl i dderbyn copi o’r gofrestr lawn (Rheoliad 97 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan y Comisiwn Etholiadol hawl i dderbyn copi o’r gofrestr lawn (Rheoliad 100 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan y Comisiwn Ffiniau hawl i dderbyn copi o’r gofrestr lawn (Rheoliad 101 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan y Swyddog Etholiadol ar gyfer etholaeth Torfaen hawl i dderbyn copi o’r gofrestr ar gyfer eu hardal (Rheoliad 98 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan Asiantaethau Credyd hawl i dderbyn copi o’r gofrestr lawn i ddibenion ymgymryd ag archwiliadau credyd o dalu’r ffi statudol (Rheoliadau 113 a 114 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Caiff adrannau’r Llywodraeth hefyd brynu’r gofrestr lawn (Rheoliadau 113 a 114 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Mae gan Wasanaethau’r Llys hawl i dderbyn y gofrestr er mwyn gwysio trigolion ar gyfer gwasanaeth Rheithgor (Deddf Rheithgorau)
  • Rhaid gwerthu copi o’r gofrestr, wedi’i golygu, i unrhyw berson sy’n gofyn am gopi; dim ond manylion yr etholwyr hynny sydd wedi dewis peidio ag optio allan a fydd yn cael eu cynnwys (Rheoliad 110 Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).
  • Ceisiadau mynediad i rwystro trosedd – gellir darparu gwybodaeth bersonol os yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn fodlon bod y rheolau i ddibenion rhwystro a datgelu trosedd neu ddal neu erlyn troseddwyr wedi eu bodloni.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel fel a ganlyn:

  • Caiff ffurflenni papur eu storio mewn ffeiliau diogel
  • Caiff ffurflenni electronig eu cadw ar ein gyriannau diogel

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw

  • Cofrestri Etholiadol – 15 mlynedd er mwyn gwirio hawl i gofrestru etholwyr tramor.
  • Ffurflenni Ymwadiad Cofrestr Etholiadol - blwyddyn
  • Dynodwyr Pleidlais Absennol – 5 mlynedd yna caiff ei ‘adnewyddu’ neu ei ddileu a’r hawl i bleidleisio drwy’r post / drwy ddirprwy yn cael ei dileu.
  • Ffurflenni Cofrestru a thystiolaeth o oedran, cenedligrwydd (gan gynnwys Ffurflenni Ymholiad Aelwyd a Gwahoddiadau i Gofrestru) ar gyfer oes y gofrestr honno (blwyddyn)
  • Caiff dogfennau etholiadol eu storio yn ddiogel am flwyddyn.
  • Caiff ffurflenni cyfeiriad cartref ymgeisydd Seneddol eu dinistrio ar y 21ain diwrnod ar ôl ethol aelod.
  • Caiff manylion treuliau etholiadol ymgeisydd eu cadw’n ddiogel am ddwy flynedd (ac eithrio treuliau ymgeiswyr etholiadau Ewropeaidd a thref/cymuned, sy’n cael eu cadw am flwyddyn)

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Caroline Genever-Jones, Rheolwr Etholiadau a Busnes, ebost: Caroline.Genever-Jones@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 13/09/2022 Nôl i’r Brig