PN015 - Hysbysiad Preifatrwydd y Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch mewn Digwyddiadau

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Uned Cymorth Gwasanaethau Cyhoeddus (UCGC)

Maes gwaith: Argyfyngau Sifil Posibl
Manylion Cyswllt: Neil.jones@torfaen.gov.uk, Simon.dunford@torfaen.gov.uksag@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch Digwyddiadau

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn nodi sut caiff gwybodaeth ei chasglu, ei phrosesu a’i rhannu gan Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau (GYDD).

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi er mwyn i’r Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau allu darparu cyngor a chyfarwyddyd i chi ar ddiogelwch digwyddiadau.

A

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, gan feysydd Gwasanaeth eraill y Cyngor (Strydlun, Rheoli Asedau, Priffyrdd, Iechyd a Diogelwch, Trwyddedu, Amddiffyn y Cyhoedd). Caiff hon ei chasglu i sicrhau y gall GYDD Torfaen gysylltu gyda a darparu cyngor ac arweiniad priodol ar ddiogelwch digwyddiadau i drefnydd y digwyddiad.

Gellir hefyd pasio gwybodaeth ymlaen yn anuniongyrchol gan Bartneriaid Aml-asiantaeth pan gânt eu hysbysu bod digwyddiadau yn mynd rhagddynt.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Derbyn ffurflen Hysbysu am Ddigwyddiad GYDD (E-ffurflen neu ffurflen wedi ei chwblhau â llaw a’i hanfon at sag@torfaen.gov.uk
  • Ymholiad a dderbynnir am ddigwyddiad gan drefnydd y digwyddiad drwy ebost neu dros y ffôn
  • Dogfennau digwyddiad a gyflenwir gyda’r ffurflen Hysbysu am Ddigwyddiad neu wedi eu ebostio yn uniongyrchol at sag@torfaen.gov.uk
  • Gwybodaeth a gyflenwir gan Faes gwasanaeth arall neu Sefydliad Partner GYDD

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae Cadeirydd/Cydgysylltydd Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau Torfaen yn casglu:

  • Manylion cyswllt Trefnydd y Digwyddiad megis enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad ebost
  • Dogfennau am y digwyddiad gan gynnwys cynlluniau diogelwch digwyddiad, asesiadau risg, gwybodaeth am y safle, tystysgrifau diogelwch ac yswiriant a gwybodaeth am drwyddedu
  • Cyfranogiad blaenorol o ran rhedeg digwyddiadau gan gynnwys unrhyw adborth a roddwyd ar ôl digwyddiadau yn y gorffennol.

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

 (e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata categori arbennig na data troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau i sicrhau bod partneriaid yn ymwybodol o ac yn cael gweld dogfennau ar gyfer digwyddiadau i ddod a gallu darparu unrhyw gyngor ac arweiniad penodol ar ddiogelwch y digwyddiad i chi. Gallai’r rhain gynnwys, ond nid ydynt wedi eu cyfyngu i:

  • Heddlu Gwent Police
  • Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru
  • Ymddiriedolaeth GIG Ambiwlans Cymru

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel ar:

  • Ddatabas o ddigwyddiadau i ddod ar yriant rhwydwaith diogel
  • Porth Resilience Direct
  • Microsoft Outlook

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Bydd hyn am 3 blynedd ar gyfer y rhan fwyaf o weithgareddau ond efallai y caiff adborth ar ddigwyddiadau, er enghraifft, ei gadw am gyfnod hirach.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Grŵp Ymgynghorol Diogelwch Digwyddiadau, y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB sag@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 21/09/2022 Nôl i’r Brig