PN013 - Hysbysiad Preifatrwydd Cyfathrebu

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: UCGC/PSSU
Maes gwaith: Cyfathrebu
Manylion Cyswllt: pressoffice@torfaen.gov.uk
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Cyfathrebu

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r hysbysiad yma’n amlinellu’r ffyrdd y mae’r Tîm Cyfathrebu’n casglu ac yn prosesu eich data

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi, trwy’r ffôn, e-bost, E-ffurflen a neu gyswllt cyfryngau cymdeithasol.

Efallai byddwn hefyd yn derbyn eich gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol at ddibenion cyhoeddusrwydd neu farchnata o:

  • Adran arall o’r Cyngor
  • Aelod o’r Cyngor
  • Sefydliadau eraill (e.e. Y Gwasanaeth Brys, Landlord, Cymdeithasau Tai, partneriaid yn y trydydd sector) ynglŷn ag unigolyn

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Trwy’r ffôn, e-bost, cyfryngau cymdeithasol, yn ysgrifenedig neu’n bersonol
  • Ffurflenni cofrestru electronig fel tanysgrifiadau i e-fwletinau

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

  • Manylion cyswllt fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriadau e-bost
  • Lluniau fideo
  • Ffotograffau

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) y DU, y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw;

(a) Eich caniatâd. Mae angen hyn os ydych chi’n ymddangos mewn ffotograffau neu fideos a ddefnyddir ar gyfer hysbysebion neu’r cyfryngau neu os ydych chi'n tanysgrifio i dderbyn marchnata uniongyrchol gennym ni e.e. cylchlythyrau. Mae caniatâd yn berthnasol dim ond i’r diben penodol y rhoddwyd ef ar ei gyfer a gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl r unrhyw adeg. Nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithiol ar gyfer unrhyw brosesu arall.

(e) Mae ein hangen arnom ni i berfformio tasg gyhoeddus. I fodloni dyletswydd y Cyngor i hysbysu ac ymgysylltu â thrigolion Torfaen a phartneriaid eraill.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Ni fyddwn yn casglu unrhyw ddata categori arbennig neu droseddol ar bwrpas.

Gall ffotograffau neu fideos gasglu data categori arbennig gan gynnwys:

  • data personol yn datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu barn wleidyddol
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data’n ymwneud ag iechyd

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol gyda’r staff priodol yn unig lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau ar gyfer cyhoeddusrwydd cyfryngol a thrwy ddatganiadau i’r wasg wedi eu danfon trwy e-bost at sefydliadau a all gynnwys, heb fod yn gyfyngedig i, BBC Cymru, ITV Cymru Wales a’r South Wales Argus. Gall unigolion hefyd gofrestru i dderbyn yr e-byst yma. Byddwn yn gofyn i chi hefyd o flaen llaw a ydych chi’n rhoi caniatâd i hyn.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu’n cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Rhwydwaith Diogel
  • Cwmwl Diogel

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Ffotograffau/Fideo – tair blynedd
  • E-ffurflenni– un flwyddyn

Ar Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â Louise Day, Rheolwr Cyfathrebu, trwy e-bost: louise.day@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk.

Diwygiwyd Diwethaf: 25/07/2022 Nôl i’r Brig