PN139 - Hysbysiad Preifatrwydd Cynllun Datblygu Lleol Newydd

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Cymdogaethau, Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd
Maes gwaith: Polisi Cynllunio a Gweithredu
Manylion Cyswllt: E-bost ldp@torfaen.gov.uk neu rachel.standfield@torfaen.gov.uk - Ffôn 01633 647315 
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: Cynllun Datblygu Lleol Newydd

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn wedi'i ysgrifennu'n benodol i gwmpasu gwahanol gamau proses Cynllun Datblygu Lleol Newydd (CDLlN) ar gyfer Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen. Ochr yn ochr â'r CDLl ei hun, byddwn yn ymgysylltu â rhanddeiliaid ac yn cynnal ymgynghoriad cyhoeddus o ran y dogfennau cysylltiedig canlynol

  • Asesiadau Safleoedd ymgeisiol
  • Arfarniad Cynaliadwyedd Integredig
  • Asesiadau rheoliadau cynefinoedd
  • Dogfennau Cyfarwyddyd Cynllunio Atodol (ynghlwm â'r Cynllun Datblygu Lleol a/neu Gynllun Datblygu Lleol Newydd)
  • Ardoll Seilwaith Cymunedol

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi neu gan eich asiant (a awdurdodwyd gennych chi), mewn ymateb i:

  • Galwad y Cyngor am Safleoedd Ymgeisiol
  • Gweithdai / Ymgysylltiad â rhanddeiliaid
  • Cyfleoedd Ymgynghori â'r Cyhoedd / Rhanddeiliaid
  • Ceisiadau i gael gwybod am ddiweddariadau a chynnydd ynglŷn â'r CDLlN ac unrhyw gyfleoedd ymgynghori

Nid ydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, gan unrhyw ffynhonnell arall.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Ffurflenni electronig drwy OpusConsult (cronfa ddata benodol i gefnogi’r broses CDLlN)
  • Ffurflenni electronig drwy arolwg ar wefannau CBST
  • Ffurflenni PDF / Word sy’n cael eu he-bostio i’r Tîm
  • Ffurflenni papur, wedi eu llenwi â llaw a’u postio at y Tîm
  • E-byst a dderbynnir gan y Tîm
  • Llythyrau a dderbynnir gan y Tîm
  • Cyswllt wyneb yn wyneb â’r Tîm
  • Cofnodion gweithdy rhanddeiliaid a baratowyd gan y Tîm

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Tîm Polisi a Gweithredu Cynllunio yn casglu:

  • Galwad y Cyngor am Safleoedd Ymgeisiol:
  • Enwau’r sawl sy’n cynnig safle (cwmni / sefydliad) a / neu asiantau
  • Manylion cyswllt (cyfeiriad post, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn)
  • Perchennog y tir o ran y safle ymgeisiol
  • Gweithdai/Ymgysylltu â rhanddeiliaid:
  • Enw
  • Teitl Swydd a Chyflogwr /Sefydliad (os yw’n berthnasol)
  • Manylion cyswllt (cyfeiriad post a/neu gyfeiriad e-bost, rhif ffôn)
  • Unrhyw wybodaeth bersonol a ddatgelir yn dilyn y sylwadau a wnaed (yn ysgrifenedig neu ar lafar)

Cyfleoedd Ymgynghori Cyhoeddus:

  • Enw
  • Teitl Swydd a Chyflogwr /Sefydliad (os yw’n berthnasol)
  • Manylion cyswllt (cyfeiriad post a/neu gyfeiriad e-bost, rhif ffôn)
  • Unrhyw wybodaeth bersonol a ddatgelir yn dilyn y sylwadau a wnaed  

Ceisiadau i gael gwybod am ddiweddariadau a chynnydd ynghylch y CDLl ac unrhyw gyfleoedd ymgynghori:

  • Enw
  • Teitl Swydd a Chyflogwr /Sefydliad (os yw’n berthnasol)
  • Manylion cyswllt (cyfeiriad post a/neu gyfeiriad e-bost)

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(a) Eich caniatâd. Dyma os ydych chi'n tanysgrifio i dderbyn diweddariadau gennym ni. Mae caniatâd yn ymwneud â'r pwrpas penodol y mae wedi'i roi, a hynny'n unig, a gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithlon i unrhyw brosesu arall

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Mae'r cydrannau allweddol sy'n creu ffurf a strwythur CDLlN, a'r camau i'w baratoi, ac Adroddiad Asesu Safleoedd Ymgeisiol cysylltiedig (CSAR); Arfarniad Cynaliadwyedd Integredig (ISA), Asesiad Rheoliadau Cynefinoedd (HRA), Canllawiau Cynllunio Atodol (SPG), ac Ardoll Seilwaith Cymunedol (CIL), wedi'u nodi mewn Deddfwriaeth (Adrannau 19 a 62 y Ddeddf Cynllunio a Phrynu Gorfodol (PCPA) 2004; Adran 222(2)(b) Deddf Cynllunio 2008; Adran 11 Deddf Cynllunio (Cymru) 2015; Rheoliadau Cynllunio Gwlad a Thref (Cynllun Datblygu Lleol) (Cymru) 2005 (fel y'u diwygiwyd) (Rheoliadau CDLl), Rheoliadau Asesu Cynlluniau a Rhaglenni Amgylcheddol (Cymru) 2004 (Rheoliadau'r SEA); rheoliadau Cadwraeth Cynefinoedd a Rhywogaethau 2017 (fel y'i diwygiwyd); Rheoliadau Ardoll Seilwaith Cymunedol 2010 (fel y'i diwygiwyd); polisi cynllunio cenedlaethol (PPW); a Llawlyfr 3 Cynlluniau Datblygu (2020) a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru.

Categorïau Arbennig o ddata personol 

Nid ydym yn gofyn i chi gasglu unrhyw ddata categori arbennig na data troseddol, ond gellir mynd ati i gasglu’r rhain os ydych am gynnwys y fath wybodaeth mewn testun/sylwadau agored.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau at y diben o gynnal cronfa ddata Opus Consult, ac i gwblhau asesiadau priodol ar gyfer safleoedd ymgeisiol. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • JDI Solutions
  • Ymddiriedolaeth Natur Gwent

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Y galw am Safleoedd Ymgeisiol

Ar ôl ei dderbyn, rhoddir rhif cyfeirnod i bob Safle Ymgeisiol.  Cyhoeddir Cofrestr Safleoedd Ymgeiswyr sydd ar gael i'r cyhoedd gyda'r cyfeirnod ac enw'r cwmni / sefydliad neu gan ddisgrifiad 'tirfeddiannwr(wyr)' / 'parti(ion) â diddordeb'.  Mae holl fanylion cyswllt y sawl sy'n cynnig, yn parhau'n breifat.

Gweithdai/Ymgysylltu â Rhanddeiliaid

Cedwir cofnodion gweithdai a chyfarfodydd gan Dîm PPI a'u defnyddio i lunio Adroddiad ar yr Ymgynghoriad sy'n cael ei gyhoeddi. Nodir y mynychwyr gan y cwmni / sefydliad y maent yn ei gynrychioli neu fel 'partïon â diddordeb'. Priodolir sylwadau yn unol â naill ai cwmni / sefydliad neu 'barti â diddordeb'. Mae manylion y rhai sy'n mynychu gan gynnwys hunaniaeth bersonol a manylion cyswllt yn parhau'n breifat.  Mae rhestr o'r rhai a wahoddwyd neu a fynychodd wedi ei chynnwys.

Cyfleoedd Ymgynghori Cyhoeddus

Rhoddir rhif cynrychiolydd/cynrychiolaeth i bob ymatebwr. Ar ôl cwblhau pob ymgynghoriad, mae'n ofynnol i'r Cyngor lunio a chyhoeddi Adroddiad ar yr Ymgynghoriad lle nodir pob ymateb a dderbynnir a rhoddir sylw priodol iddynt gan swyddogion. Cyfeirir at sylwadau a wneir gan unigolion drwy rhif cynrychiolydd yn unig. Cyfeirir at sylwadau a gyflwynir ar ran cwmni / sefydliad, gan rif i gynrychioli'r cwmni / sefydliad yn unig. Nid oes enw na manylion cyswllt unigol yn cael eu cyhoeddi yn yr Adroddiad ar yr Ymgynghoriad.

Mae gofyn i'r Cyngor hefyd, o dan Adran 19 o'r Rheoliadau CDLl, wneud copi o unrhyw gynrychiolaeth o'r Cynllun Adneuo sydd ar gael yn y mannau lle'r oedd dogfennau'r Cynllun Adneuo ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd.  Bydd data personol ar wahân i enwau cwmnïau / sefydliadau yn cael ei ddileu cyn bod y rhain ar gael.

Archwiliad

Bydd pawb a ymatebodd i'r ymgynghoriad ar y Cynllun Adnau yn cael gwahoddiad i gynnig sylwadau'n bersonol i Arolygydd annibynnol yn ystod Archwiliad Cyhoeddus. Mewn cyfarfod cyn y cyfarfod Archwilio, gall yr Arolygydd ofyn i lefarydd gael ei ddewis pan fydd sawl cynrychiolydd wedi gwneud sylwadau tebyg ond maent i gyd wedi nodi eu bod am fynychu, a hynny er mwyn osgoi dyblygu.  Os bydd hyn yn digwydd, bydd Swyddfa'r Rhaglen yn gofyn i chi am eich caniatâd er mwyn rhannu eich manylion cyswllt.

Dylai'r rhai sy'n dewis cymryd rhan yn yr Archwiliad nodi bod yn ofynnol i unrhyw ddatganiadau / dogfennau archwilio a ddarperir, gael eu cyhoeddi gan y Cyngor, yn ogystal ag Adroddiad yr Arolygydd ar yr Archwiliad. Dim ond enw a sylwadau'r ymatebwyr fydd yn cael eu cyhoeddi.  

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Ydy. Mae Opus Consult V2 yn rhedeg ar hyn o bryd ar weinydd cwmwl a gedwir yng nghanolfan ddata Amazon, yn Nulyn, Iwerddon. Mae copïau wrth gefn dros nos yn cael eu hamgryptio cyn eu trosglwyddo a'u storio o fewn yr UE. Mae Amazon wedi’i ardystio’n ISO 27001.

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Rhwydwaith Ddiogel
  • Cwmwl Diogel
  • Storfa ddiogel ar gyfer papur a chopïau caled

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Rachel Standfield, Polisi a Gweithredu Cynllunio, Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, Y Ganolfan Ddinesig, Glantorfaen Road, Pont-y-pŵl NP4 6YB - Rachel.Standfield@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 21/10/2022 Nôl i’r Brig