PN106 - Hysbysiad Preifatrwydd Mynwentydd

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Cymdogaethau, Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd
Maes gwaith: Mynwentydd
Manylion Cyswllt Rebecca Davies
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Mynwentydd

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r hysbysiad preifatrwydd yma’n dweud wrthych chi beth gallwch ddisgwyl i ni ei wneud gyda’ch gwybodaeth bersonol pan fyddwch yn cysylltu â ni neu’n defnyddio’n gwasanaeth Mynwentydd.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi er mwyn trefnu i gladdedigaeth ddigwydd neu drwy Teledu Cylch Cyfyng (TCC) os byddwch yn ymweld â mynwent Llwyncelyn

A

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, gan sefydliadau eraill fel Trefnwyr Angladdau, a fydd wedi ei chasglu oddi wrthych chi wrth drefnu claddedigaeth ar eich rhan

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon:

  • Ffurflenni Cais
  • Gan sefydliadau eraill e.e. Trefnwyr Angladdau
  • Ar y TCC a osodwyd ym Mynwent Llwyncelyn

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae (Nodwch enw’r tîm neu brosiect) yn casglu;

  • Ymgeisydd Claddedigaeth: Enw, cyfeiriad, rhif ffôn, ebost, perthynas gyda’r ymadawedig
  • Perchennog y Bedd: Enw, cyfeiriad, rhif ffôn, ebost
  • Ymadawedig: Enw, cyfeiriad, lle, dyddiad ac amser marwolaeth, unrhyw afiechyd hysbysadwy perthnasol, oedran, math o gladdedigaeth
  • Lluniau fideo o ymwelwyr â Mynwent Llwyncelyn

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol;

  • data sy’n ymwneud ag iechyd - Gallwn gadw cofnodion o Glefydon Adnabyddadwy yr oedd yr ymadawedig yn dioddef ohonynt.

Gall lluniau fideo o’r TCC hefyd gasglu’r data categori arbennig canlynol

  • data personol yn datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data’n ymwneud ag iechyd
  • data’n ymwneud â thueddiad rhywiol person

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydym yn gofyn i chi roi unrhyw ddata troseddol yn uniongyrchol ond efallai bydd yn cael ei ddal mewn lluniau TCC. Rydym yn prosesu hyn o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau. Nid ydym yn rhannu gwybodaeth am gladdedigaethau gyda sefydliadau allanol.

Efallai bydd lluniau TCC sy’n dangos ymddygiad troseddol yn cael eu rhannu gyda’r heddlu.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar wait hi sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn;

  • cronfa ddata ddiogel ar rwydwaith
  • lleoliad ffeilio diogel ar gyfer copïau papur
  • Mae lluniau fideo’n cael eu storio’n ddiogel mewn ffurf electronig

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Cedwir ceisiadau am gladdedigaeth am 7 mlynedd, ac mae cofnodion claddedigaethau yn cael eu cadw’n barhaol.
  • Mae lluniau TCC yn cael eu trosysgrifo’n barhaus. Os oes angen cadw lluniau am yn hirach na hyn, byddant yn cael eu trosglwyddo i fformat storio wahanol a’u trin yn unol â gweithdrefnau storio a chadw data’r Cyngor

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Rebecca Davies, Rebecca.davies@torfaen.gov.uk, 01495 766339

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 20/07/2022 Nôl i’r Brig