PN075 - Hysbysiad Preifatrwydd Masnachol

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Cymdogaethau, Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd
Maes gwaith: Masnachol
Manylion Cyswllt: John Clements
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Masnachol

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio pa ddata y mae'r Tîm Masnachol yn ei gasglu a'i brosesu amdanoch chi, a'r rhesymau dros hyn

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi.

NEU

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, gan asiantaethau sy’n bartneriaid, fel yr Asiantaeth Safonau Bwyd, Iechyd Cyhoeddus Cymru, GIG Cymru, yr Heddlu a chyrff eraill y Llywodraeth.

NEU

Efallai y byddwn yn cael hyd i ddata gan drydydd parti, fel cwmnïau yswiriant, a ffynonellau sydd ar gael i'r cyhoedd

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Ffurflenni cais
  • Cwynion gan gwsmeriaid neu geisiadau am wasanaeth drwy e-bost, ffôn, cyfryngau cymdeithasol neu ein gwefan
  • Darparwyd gan asiantaethau partner/trydydd part i
  • Gan swyddogion sy'n defnyddio ffotograffiaeth yn ystod Arolygiadau

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Tîm Masnachol yn casglu:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhifau ffôn
  • Cyfeiriadau e-bost
  • Dyddiad Geni
  • Hanes Troseddol
  • Rhif Yswiriant Gwladol
  • Statws Pasbort, Cenedligrwydd a Mewnfudo
  • Hanes Meddygol
  • Gwybodaeth i deuluoedd
  • Ethnigrwydd
  • Ffotograffau adnabod

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data biometrig
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau, i ddatrys anghydfod, atal a chanfod trosedd, i helpu i ddiogelu pobl fregus neu pan fydd asiantaethau’r llywodraeth yn gofyn am wybodaeth mewn perthynas ag archwiliadau neu ymchwiliadau

Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Yr Heddlu
  • CThEM
  • Gwasanaeth Mewnfudo
  •  Asiantaethau iechyd a darparwyr yn y DU
  • Y Gwasanaeth Llys

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel:

  • Mewn systemau ffeilio papur diogel
  • Yn electronig mewn systemau meddalwedd diogel, arbennig
  • Yn electronig mewn cyfleusterau storio diogel

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Bydd cofnodion clefydau heintus neu wenwyn bwyd yn cael eu cadw am chwe blynedd, neu chwe blynedd o ddyddiad pen-blwydd plentyn yn 18 oed

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: John Clements, Arweinydd Tîm Iechyd yr Amgylchedd commercial.services@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 25/07/2022 Nôl i’r Brig