PN066 - Hysbysiad Preifatrwydd Llyfrgelloedd

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Cymdogaethau, Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd
Maes gwaith: Gwasanaeth Gwybodaeth a Llyfrgelloedd Torfaen
Manylion Cyswllt: Stephanie Morgan - Ffôn 01633 647673
Enw’r Hysbysiad Preifatrwydd: Llyfrgelloedd

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cwmpasu defnyddwyr Gwasanaeth Gwybodaeth a Llyfrgelloedd Torfaen ac mae'n egluro sut rydym yn delio â'r wybodaeth bersonol rydych chi'n ei darparu o ganlyniad unrhyw gyswllt â ni.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi os byddwch chi’n ymweld â ni (CCTV), os ydych wedi ymuno â’r llyfrgell eich hun, neu os ydych chi, fel rhiant neu ofalwr swyddogol, yn cofrestru plentyn.

AC

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, gan ysgol plentyn (ee ar gyfer mentrau Llywodraeth Cymru fel prosiect Pob Plentyn yn Aelod o Lyfrgell), ond ni wneir hyn heb eich caniatâd ymlaen llaw

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon:

  • Ar bapur, yn electronig ac mewn ffurflenni ar lein
  • Gwefan
  • E-bost
  • Ffôn
  • Cyfryngau cymdeithasol
  • Cyswllt wyneb yn wyneb
  • Delweddau a Recordiwyd yn Fyw ar DCC (CCTV)

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Gwasanaeth Gwybodaeth a Llyfrgelloedd yn casglu:

  • Manylion Cyswllt: Enw/Cyfeiriad llawn/E-bost/Rhif ffôn
  • Dyddiad geni a Rhyw
  • Cofnodion o eitemau rydych chi wedi'u benthyg (eich hanes benthyg) a cheisiadau am lyfrau
  • Sesiynau cyfrifiadurol (dyddiadau, amseroedd a hanes pori)
  • Ffilmiau teledu cylch cyfyng o'ch ymweliad
  • Dewisiadau darllen a gwybodaeth am iechyd/symudedd i ddefnyddwyr ein gwasanaeth Llyfrgell yn y Cartref a Darllen i Mi.
  • Manylion benthyca plant ar gyfer Her Ddarllen yr Haf
  • Sylwadau ac adborth ynghylch y gwasanaeth Llyfrgell

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

  • (e) I gwblhau tasg gyhoeddus

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol;

  • data yn ymwneud ag iechyd

Mewn perthynas â TCC (CCTV) gallwn hefyd gasglu;

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data biometrig

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sy’n cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Er mwyn ein galluogi i ddarparu ystod gynhwysfawr o wasanaethau i chi, bydd eich data hefyd yn cael ei rannu'n allanol â sefydliadau sy'n cyflawni swyddogaethau a gwasanaethau llyfrgell ar ein rhan. Gall y darparwyr gwasanaeth trydydd parti hyn ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol er mwyn cynorthwyo'r Gwasanaethau Llyfrgelloedd a Gwybodaeth, neu i ddarparu gwasanaethau ychwanegol y cytunwyd arnynt. Mae pawb sy’n Prosesu Data ar ein rhan, wedi ymrwymo i sicrhau y bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw'n ddiogel yn unol â deddfwriaeth diogelu data:

  • System Rheoli Llyfrgelloedd :Sirsi Dynix
  • Peiriannau hunanwasanaeth Bibliotheca
  • System archebu cyfrifiaduron cyhoeddus Lorensbergs
  • Gwasanaeth e-lyfrau Bolinda
  • Gwasanaeth e-gylchgronau OverDrive

Rydym hefyd yn rhannu data ystadegol â Llywodraeth Cymru a sylwadau ac adborth am ein gwasanaeth gyda'r sefydliadau dan sylw, sy'n bartneriaid, ond mae'r wybodaeth hon yn ddienw.

Pan fyddwch yn defnyddio offer y llyfrgell i gael mynediad at wasanaethau sefydliad arall fel cyfrifon siopa / e-bost / aelodaeth, bydd angen i chi ymgyfarwyddo â'u polisïau preifatrwydd o ran eich data.

Ar wahân i ble y nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo'ch manylion i unrhyw drydydd parti oni bai ei bod gofyn ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Mae ein darparwyr gwasanaeth isod yn trosglwyddo data y tu allan i'r DU ac mae dolenni i'w hysbysiadau preifatrwydd wedi'u cynnwys er gwybodaeth i chi:

Sirsi Dynix: www.sirsidynix.com/privacy/

Bolinda: www.borrowbox.com/privacy-policy/

OverDrive: company.cdn.overdrive.com/policies/privacy-policy.htm

Bibliotheca: www.bibliotheca.com/privacy-policy/

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn;

  • Gyriant rhwydwaith corfforaethol y Cyngor
  • Mae unrhyw gofnodion papur yn cael eu storio'n ddiogel tan iddynt gael eu dinistrio
  • System teledu cylch cyfyng am gyfnod cyfyngedig
  • Cronfeydd data'r Gwasanaeth Llyfrgell a restrir uchod

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y unrhyw drydydd parti ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol (yn cynnwys TCC) a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Bydd data aelodaeth sydd wedi bod yn anactif yn cael ei ddileu ar ôl 3 blynedd

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Stephanie Morgan, Arweinydd Tîm Gwasanaeth Llyfrgelloedd a Gwybodaeth Torfaen, Llyfrgell Cwmbrân, Sgwâr Gwent, Cwmbrân, NP44 1XQ E-bost: stephanie.morgan@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu anfon e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 21/07/2022 Nôl i’r Brig