PN121 - Hysbysiad Preifatrwydd Uned Cyfeirio Disgyblion Torfaen

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: Uned Cyfeirio Disgyblion Torfaen (UCD)
Manylion Cyswllt: Richard McQuillan
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Uned Cyfeirio Disgyblion Torfaen

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi’r data rydym yn ei gasglu a hefyd yn esbonio pwrpas casglu a defnyddio data personol, sut caiff y data ei ddatgelu, pa mor hir y cedwir y data, a sail gyfreithiol y rheolwr dros brosesu.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi pan fyddwch yn gofyn i ni eich cyfeirio ar gyfer ymyrraeth yn addysg eich plentyn ac yn anuniongyrchol gan asiantaethau a gweithwyr proffesiynol sy’n chwarae rhan yn anghenion ac addysg eich plentyn. Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i ddarparu addysg sy’n addas i anghenion y disgybl ac i sicrhau iechyd a lles y disgybl.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon

  • Dogfennau drwy ebost diogel
  • Copi caled megis atgyfeiriadau
  • Cyfarfodydd
  • Teledu Cylch Cyfyng
  • Camera dangosfwrdd

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae Uned Cyfeirio Disgyblion Torfaen yn casglu:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Manylion cyswllt
  • Dyddiad geni
  • Rhywedd
  • Blwyddyn ysgol
  • Rhif Unigryw Disgybl
  • Cod ethnig
  • Ffynhonnell cod ethnig
  • Hunaniaeth genedlaethol
  • Gallu yn y Gymraeg
  • Statws Plentyn sy’n Derbyn Gofal
  • Atgyfeiriad meddygol
  • Cofnodion meddygol
  • Manylion amgylchiadau’r teulu
  • Datganiadau addysg
  • Cofnodion Anghenion Dysgu Ychwanegol
  • Cymorth asiantaeth
  • Manylion cyswllt yr asiantaeth
  • Cymwys i dderbyn Pryd Ysgol am Ddim
  • Adroddiadau addysgol
    • Presenoldeb yn yr Uned Cyfeirio Disgyblion
    • Ymgysylltiad
    • Dyddiadau gwahardd
    • Data cyrhaeddiad
  • Fideo / delweddau Teledu Cylch Cyfyng
  • Fideo / delweddau camera dangosfwrdd
  • Delweddau ffotograffig

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(a) Eich caniatâd. Mae angen hwn os ydych chi/eich plentyn yn ymddangos mewn ffotograffau neu fideo a gymerir i ddibenion gwybodaeth neu gyhoeddusrwydd. Mae caniatâd ond yn berthnasol i’r pwrpas penodol y cafodd ei roddi a gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sylfaen cyfreithiol ar gyfer unrhyw brosesu arall.

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol. Deddf Addysg (1996/2002); Cod Ymarfer Anghenion Addysg Ychwanegol ar gyfer Cymru (2002)

(e) Rydyn ni ei angen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol unigolyn
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU ynghyd ag unrhyw amodau DPA2018 Atodlen 1 lle bo angen

A

Lle mae TCC yn gweithredu, mae arwyddion clir o gwmpas ac yn yr adeilad.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau ar gyfer:

  • Diwallu anghenion addysgol y dysgwr
  • Sicrhau lles y dysgwr
  • Rhoi cymorth i baneli awdurdod lleol i alluogi cymryd penderfyniadau priodol
  • Rhannu targedau dysgwr gydag EAS.
  • Rhannu gyda’r Gwasanaeth Llesiant Addysg
  • Canfod, rhwystro ac erlyn trosedd.

Efallai y byddwn yn rhannu eich data gydag asiantaethau allanol. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i;

  • Gyrfa Cymru
  • Byrddau Iechyd
  • Gwasanaeth Cyflawni Addysg (EAS)
  • Llywodraeth Cymru
  • Tribiwnlys Anghenion Addysg Ychwanegol Cymru
  • SNAP Cymru
  • Ysgolion a lleoliadau addysg a gynhelir
  • Ysgolion a lleoliadau arbenigol annibynnol nas cynhelir
  • Awdurdodau Lleol eraill
  • Sefydliadau addysgol eraill a chyrff arholi megis CBAC,
  • Gweithwyr proffesiynol priodol ar agweddau o addysg plentyn unigol e.e. cydweithwyr Coleg Gwent a Choleg Cymoedd
  • Gellir rhannu fideo TCC yn dangos ymddygiad troseddol gyda’r Heddlu
  • Gellir rhannu fideo camera dangosfwrdd gyda chwmnïau yswiriant, cyfreithwyr a’r Heddlu ar gyfer hawliadau yswiriant/cyfreithiol neu i ddibenion erlyniad troseddol.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Nid yw mwyafrif eich data yn cael ei drosglwyddo allan o’r DU.

Ond

Rydym yn rhannu eich enw, dyddiad geni a chanlyniadau cwis a gafwyd ar gyfer Hegarty Maths sy’n cael ei storio yn yr UE. Mae manylion eu hysbysiad preifatrwydd nhw i’w weld yma.

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Cabinetau dan glo
  • Ffeiliau electronig diogel, gyda mynediad drwy gyfrineiriau
  • Caiff fideo TCC ei storio ar weinydd lleol diogel
  • Caiff fideo camera dangosfwrdd ei storio mewn cerbydau dan glo neu adeiladau diogel

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Gwybodaeth am ddisgyblion

Gwybodaeth am ddisgyblion
Disgrifiad sylfaenol o’r ffeilCyfnod Cadw
Cofrestr Dderbyn Dyddiad y cofnod olaf yn y llyfr (neu ffeil) + 6 mlynedd
Cofrestri Presenoldeb Dyddiad y gofrestr + 3 blynedd
Cardiau cofnodion disgybl Pan fydd y plentyn y gadael yr ysgol uwchradd
Dyddiad geni’r disgybl + 25 o flynyddoedd
Ffeiliau Disgybl Dyddiad geni’r disgybl + 25 o flynyddoedd
Ffeiliau Anghenion Addysg Arbennig, arolygiadau a Chynlluniau Addysg Unigol Dyddiad geni’r disgybl + 25 o flynyddoedd
Llythyrau yn awdurdodi absenoldeb Dyddiad absenoldeb + 2 flynedd
Canlyniadau arholiad Blwyddyn arholiadau + 6 mlynedd
Canlyniadau arholiadau mewnol Blwyddyn bresennol + 5 mlynedd
Unrhyw gofnodion eraill a grëwyd yn ystod cysylltiad gyda’r disgybl Blwyddyn bresennol + 3 blynedd
Datganiad a waned dan Ddeddf Addysg 1996 – Adran 324 Dyddiad geni + 30 o flynyddoedd
Datganiad arfaethedig neu ddatganiad wedi’i ddiwygio Dyddiad geni + 30 o flynyddoedd
Cyngor a gwybodaeth i rieni ar anghenion addysgol Cau + 12 o flynyddoedd
Children SEN Files Ffeiliau AAA plentyn Cau + 35 o flynyddoedd
Cofnodion a grëwyd gan benaethiaid, dirprwy benaethiaid, penaethiaid blwyddyn ac aelodau staff eraill gyda chyfrifoldeb gweinyddol (ac eithrio cofnodion amddiffyn plant) Cau’r ffeil + 6 mlynedd
Fideo TCC Ysgrifennir dros fideo TCC bob 28 dirnod oni fo angen ei gadw
Fideo camera dangosfwrdd Ysgrifennir dros fideo camera dangosfwrdd bob 31 diwrnod oni fo angen ei gadw

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda ag: Uned Cyfeirio Disgyblion Torfaen, Tŷ Glyn, Albion Road, Pont-y-pŵl, Torfaen, NP4 6GE, 01495 742859

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 20/07/2022 Nôl i’r Brig