PN113 - Hysbysiad Preifatrwydd Cynllun Datblygu Unigol (CDU)

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: ADY
Manylion Cyswllt: Tracy Tucker
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Cynllun Datblygu Unigol (CDU)

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae’r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu yn cael ei rhoi i ni’n uniongyrchol gennych chi, pan fo rhieni wedi gofyn yn uniongyrchol am gefnogaeth i blant neu bobl ifanc, ond gallwn ei chael hefyd gan ysgolion ac asiantaethau eraill sydd wedi gofyn am gefnogaeth gyda chaniatâd rhieni

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Trwy’r Porthol ar-lein
  • Yn uniongyrchol o’r rhiant/gofalwr
  • Trwy 3ydd parti

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r tîm ADY yn casglu ac yn prosesu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi;

Mae hyn yn cynnwys:

  • Enw
  • Dyddiad Geni
  • Cyfeiriad
  • Cyfeiriad e-bost
  • Gwybodaeth yn gryno am farn, dymuniadau a theimladau’r plentyn, rhiant y plentyn neu’r person ifanc mewn perthynas â’u ADY, CDU ac addysg a hyfforddiant.
  • Enwau rhiant/gofalwr
  • Cyfeiriad a rhifau ffôn rhiant/gofalwr
  • Enw’r ysgol
  • Gwybodaeth addysg
  • Statws gofal
  • Gwybodaeth am anabledd/angen ychwanegol
  • Data presenoldeb
  • Data cyrhaeddiad
  • Data gwaharddiadau
  • Ethnigrwydd
  • Crefydd
  • Asiantaethau eraill sydd ynghlwm
  • Gwybodaeth iechyd
  • Gwybodaeth Gofal Cymdeithasol
  • Rhywedd
  • Gwybodaeth sy’n berthnasol i’r CDU

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail seiliau cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithlon (Erthygl 6c), Deddf ADY Cymru

(e) Rydym ei angen i ymgymryd â thasg gyhoeddus (Erthygl 6e)

a) Pan ofynnir i ni gychwyn creu IDP, rydym yn gofyn am ganiatâd i gysylltu ag Asiantaethau eraill e.e. iechyd/gofal cymdeithasol i gasglu gwybodaeth fel rhan o broses aml-asiantaeth. Fodd bynnag, gellir tynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.

Nodwch os gwelwch yn dda nad cydsyniad yw’r sylfaen gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i brosesu eich data personol.

Categorïau arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol sy’n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data ynglŷn ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Mae eich data’n cael ei rannu’n fewnol a dim ond gyda’r staff priodol ble mae’n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw berfformio eu swyddi.

Gall eich data gael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau wrth i Swyddogion ADY gynnal ymgynghoriadau rheolaidd a sesiynau datrys problemau gyda thrydydd partïon i edrych ar unrhyw rwystrau i ddysgu disgyblion a’u lles er mwyn creu deilliannau cadarnhaol i bawb.

Gall y rhain gynnwys, ymysg eraill;

  • Staff ysgolion – i roi cyngor, argymhellion ac adroddiadau.
  • Awdurdodau Lleol eraill, pe baech chi’n symud i/o Awdurdod arall – i roi cyngor, argymhellion ac adroddiadau.
  • Gwasanaethau Cymorth Awdurdodau Lleol, fel Seicolegydd Addysgol, Gofal Cymdeithasol; SENCOM – I roi cyngor, argymhellion ac adroddiadau
  • Awdurdodau Iechyd – I gefnogi asesiad parhaus o anghenion unigol
  • Ysgolion nas Cynhelir – i roi adroddiadau a gwybodaeth i gefnogi lleoliad llwyddiannus o blentyn/person ifanc.
  • Ysgolion a gynhelir mewn Awdurdodau Lleol eraill - i roi cyngor, argymhellion ac adroddiadau

Ac eithrio fel y dywedwyd eisoes, nid ydym yn trosglwyddo’ch manylion i drydydd partïon oni bai bod gofyn cyfreithiol i ni wneud hynny

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Nac Ydy

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei gadw’n ddiogel mewn:

  • Systemau ffeilio electronig diogel
  • System Rheolaeth Ddiogel ar Wybodaeth

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol dim ond am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol ac Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw, bydd y Cyngor yn dinistrio’r data mewn ffordd ddiogel neu’n ei ddinistrio yn unol ag amserlenni cadw.

  • Mae’r Gwasanaeth ADY yn cadw cofnodion yn unol â pholisi’r cyngor o 35 mlynedd ar ôl cau cofnodion

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Nac ydyn

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â Tracy Tucker, Rheolwr ADY, Gwasanaeth Addysg, Tracy.Tucker@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 14/09/2022 Nôl i’r Brig