PN087 - Hysbysiad Preifatrwydd y Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: Blynyddoedd Cynnar
Manylion Cyswllt Hannah Bedford
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Darparwyr Gwasanaeth Gwybodaeth I Deuluoedd Torfaen

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod;

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae casglu eich data’n gwella gallu Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen i gydlynu ac asesu cyflenwad a’r galw am ofal plant cynaliadwy o fewn yr awdurdod lleol. Mae’r data sy’n cael ei gasglu hefyd yn rhoi mynediad i bobl broffesiynol, sefydliadau ac aelodau’r cyhoedd i wybodaeth ddiduedd a hygyrch am ddim am wasanaethau a gweithgareddau ledled y fwrdeistref. Mae darparwyr yn cael dewis hefyd i gael cofnodi eu gwybodaeth ond ei bod yn cael ei chadw o olwg y cyhoedd.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol oddi wrthych chi, a thrwy Arolygaeth Gofal Cymru (AGC) ar gyfer darpariaethau cofrestredig.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?:

  • Ar lafar dros y ffôn
  • E-bost
  • Negeseuon trwy’r cyfryngau cymdeithasol
  • Trwy wasanaeth galw i mewn yng Nghanolfan Integredig i Blant Cwmbrân
  • Trwy atgyfeiriad gan sefydliadau eraill
  • E-bost trwy Arolygaeth Gofal Cymru (AGC)

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Cyngor yn casglu ac yn prosesu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys:

  • Enw busnes
  • Manylion cyswllt
  • Rhywedd
  • Tudalen cyfryngau cymdeithasol
  • Grwpiau oedran cyflenwad gwasanaeth
  • Amser agor busnes
  • Dewis iaith
  • Cymwysterau a hyfforddiant
  • Manylion cofrestru
  • Opsiynau talu
  • Cyfleusterau Busnes
  • Manylion eich profiad, hyfforddiant (yn y ddwy flynedd ddiwethaf) a hyder wrth gefnogi plant ag ADY.
  • Enw prif gyswllt / rheolwr neu berchennog
  • Cyfeiriad Busnes
  • Gwefan
  • Nifer y lleoedd gofal plant ar gael
  • Nifer lleoedd gofal plant gwag sydd ar gael
  • Costau busnes
  • Gweithdrefnau atgyfeirio (ble bo’n berthnasol)
  • Cymhwyster busnes
  • Manylion cyswllt personol (os cyflwynir)

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(a) Eich caniatâd. Mae angen hyn ar gyfer unrhyw farchnata uniongyrchol e.e. cylchlythyrau, diweddariadau cyfreithiol, nodiadau briffio a gwahoddiadau i ddigwyddiadau. Mae caniatâd yn ymwneud dim ond â’r diben penodol y mae e wedi ei roi ar ei gyfer a gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Byddwn yn cysylltu â chi pob chwe mis i sicrhau bod y wybodaeth yr ydych chi wedi ei rhoi i ni yn dal i fod yn gywir. Nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithiol ar gyfer unrhyw broses arall.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Mae angen i’r Cyngor brosesu data i allu rhoi gwasanaeth statudol i fodloni gofynion y Ddeddf Gofal Plant 2006, adrannau 22, 26 a 27 trwy’r Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd.

Mae eich data’n cael ei ddefnyddio hefyd at ddibenion monitro perfformiad gan Wasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd Torfaen.

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata categori arbennig na data troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Gall eich data gael ei rannu’n fewnol er mwyn gweinyddu cysylltiadau a dibenion gweinyddu cleientiaid, digwyddiadau a marchnata.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau at ddibenion adrodd ar y gwasanaeth. Yn y sefyllfa hon, bydd y data’n cael ei droi’n ddienw. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i;

  • Lywodraeth Cymru
  • DEWIS Cymru

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn;

  • Cronfa ddata ar-lein GGiD a gomisiynwyd gan DEWIS Cymru
  • Mae data byw yn cael ei gyhoeddi ar wefan GGiD www.torfaenfis.org.uk
  • Diweddariadau gan ddarparwyr a dderbynnir trwy e-bost/cyfryngau cymdeithasol – wedi eu gwarchod yn electronig trwy gyfrinair.
  • Diweddariadau gan ddarparwyr a dderbynnir trwy wasanaeth galw i mewn - yn cael eu storio mewn cwpwrdd â chlo

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Byddwn yn dileu gwybodaeth darparwyr os nad ydych chi wedi ymgysylltu â’r gwasanaeth am 12 mis. Byddwn yn cysylltu â darparwyr pob 6 mis. Os nad ydych chi’n ymateb, bydd eich cofnod yn cael ei roi mewn archif, a bydd yn cael ei ddileu ar ôl 12 mis.

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau yma, cysylltwch â; Hwb ABS y Blynyddoedd Cynnar, 01495 742101, earlyyearsABSHub2@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 06/09/2022 Nôl i’r Brig