PN057 - Hysbysiad Preifatrwydd Asesiad Statudol

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY)
Manylion Cyswllt: Donna Lewis
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Asesiadau Statudol /CDU

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae cynllun Asesu Statudol / Datblygu Unigol (CDU) yn asesiad amlasiantaeth ac mae'n ei gwneud yn ofynnol i wybodaeth gael ei chasglu gan asiantaethau allweddol (iechyd a gofal cymdeithasol) a gall gynnwys asiantaethau eraill sy'n gysylltiedig, fel y nodwyd gan y cleient trwy ganiatâd.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi pan fydd rhiant/person sydd â chyfrifoldeb rhiant yn gofyn am asesiad statudol/CDU.

A

Gallwn hefyd dderbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan ysgolion ac asiantaethau eraill. Bydd hyn pan fydd ysgolion neu asiantaethau eraill wedi gofyn am asesiad gyda chaniatâd rhieni.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Adroddiadau gan weithwyr proffesiynol
  • Ffurflenni Asesiadau Statudol
  • Cyfarfodydd Cynllunio Sy'n Canolbwyntio ar yr Unigolyn
  • Ffeiliau Ysgol
  • Gwybodaeth gan rieni drwy e-bost/llythyr/dros y ffôn

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Tîm ADY yn casglu:

  • Enw
  • Dyddiad Geni
  • Cyfeiriad
  • Enwau rhieni
  • Rhif ffôn a chyfeiriad rhieni
  • Enw'r ysgol
  • Gwybodaeth am addysg
  • Statws Derbyn Gofal
  • Gwybodaeth am Anabledd/anghenion ychwanegol
  • Data presenoldeb
  • Data Cyrhaeddiad
  • Data Gwaharddiad
  • Ethnigrwydd
  • Crefydd
  • Asiantaethau eraill sydd yn gysylltiedig
  • Gwybodaeth am iechyd
  • Gwybodaeth Gofal Cymdeithasol
  • Rhywedd
  • Gwybodaeth sy'n berthnasol i'r asesiad

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Nodwch os gwelwch yn dda y gallwn ofyn am ganiatâd i ymgysylltu â'r gwasanaeth; serch hynny, nid caniatâd yw'r sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu'ch data personol.

Pan fyddwn yn derbyn caniatâd i gychwyn asesiad statudol/CDU rydych yn rhoi caniatâd i ni gysylltu ag asiantaethau eraill e.e. iechyd / gofal cymdeithasol i gasglu gwybodaeth fel rhan o'r broses amlasiantaeth.

Categorïau arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data mewn perthynas ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau.

Gall eich data gael ei rannu'n allanol hefyd gyda sefydliadau sydd wedi darparu gwybodaeth ar gyfer yr asesiad. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Iechyd
  • Gofal Cymdeithasol
  • Ysgolion

Mae cynllun Asesu Statudol / Datblygu Unigol (CDU) yn asesiad amlasiantaeth ac mae'n ei gwneud yn ofynnol i wybodaeth gael ei chasglu gan asiantaethau allweddol (iechyd a gofal cymdeithasol) a gall gynnwys asiantaethau eraill sy'n gysylltiedig, fel y nodwyd gan y cleient trwy ganiatâd.

Mae Gyrfa Cymru yn gyfrifol am gyflawni'r cynllun trosglwyddo ac mae'n ofynnol iddynt, dan God Ymarfer Anghenion Addysgol Arbennig Cymru i sicrhau y bydd yr holl bobl ifanc a nodwyd fel AAA o flwyddyn 9 yn derbyn eu gwasanaethau fel y manylir yn y cod ymarfer.

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn/ar:

  • Mewn ffeiliau diogel i ddisgyblion yng nghyfeiriadur addysg y Cyngor ar yriant diogel
  • Drwy gronfa ddata ddiogel Capita ONE

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Mae'r Gwasanaeth ADY yn cadw cofnodion yn unol â pholisi'r Cyngor sef 35 mlynedd ar ôl cau'r cofnodion.

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â Donna Lewis, Uwchreolwr ADY, donna.lewis@torfaen.gov.uk 01495 766974

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 01/09/2022 Nôl i’r Brig