PN053 - Hysbysiad Preifatrwydd y Gwasanaeth Chwarae - Cronfa ddata Gwirfoddolwyr

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: Y Gwasanaeth Chwarae
Manylion Cyswllt: Julian Davenne – 01495 742952
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Y Gwasanaeth Chwarae – Cronfa Ddata Gwirfoddolwyr

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Disgrifiad byr o ddiben yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu yn cael ei darparu'n uniongyrchol i ni drwy'r ffurflen gais a lenwir gan y gwirfoddolwr

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Y gwirfoddolwr sy'n llenwi'r ffurflenni recriwtio. Gall gwirfoddolwyr ddewis ffurflen electronig neu ffurflen bapur i fynegi eu diddordeb mewn gwirfoddoli. Ar ôl recriwtio’n llwyddiannus cynhelir gwiriad DBS ar bob gwirfoddolwr yn dilyn proses recriwtio fwy diogel y cyngor. Cesglir manylion banc i’n galluogi i dalu treuliau dyddiol i wirfoddolwyr. Cesglir y wybodaeth ac yna caiff ei hanfon ymlaen at y tîm recriwtio / credydwyr.

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Gwasanaeth Chwarae yn casglu'r wybodaeth ganlynol am wirfoddolwyr trwy'r broses recriwtio.

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad Geni
  • Manylion Cyswllt mewn Argyfwng
  • Cyfeiriad e-bost
  • Rhif Ffôn Symudol
  • Anghenion meddygol ac anableddau
  • Manylion banc i dalu treuliau gwirfoddolwyr
  • Gwybodaeth ar gyfer y gwiriad DBS

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Mae ei hangen arnom i gyflawni tasg gyhoeddus - i ddarparu darpariaeth chwarae ddiogel i blant a phobl ifanc

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu'r data categori arbennig canlynol:

  • Data’n ymwneud ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Fel rhan o'r broses DBS, gofynnwn i wirfoddolwyr a oes ganddynt unrhyw euogfarnau troseddol heb eu disbyddu

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Rhennir eich data yn fewnol yn unig gyda'r staff priodol lle mae'n angenrheidiol iddynt gyflawni eu rolau.

Ar wahân i ble y nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo'ch manylion i unrhyw drydydd parti oni bai bod galw arnom i wneud hynny'n gyfreithlon.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel yn:

  • Mae unrhyw ffurflenni cofrestru papur yn cael eu lan lwytho i gronfa ddata electronig ar ôl eu derbyn ac yna mae'r ffurflenni papur yn cael eu dinistrio'n ddiogel.
  • Mae'r holl wybodaeth yn cael ei storio ar gronfa ddata electronig ddiogel

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Tan i’r person rhoi’r gorau i wirfoddoli gyda’r gwasanaeth
  • Bydd taflenni treuliau gwirfoddolwyr yn cael eu cadw’n ddiogel yn y Swyddfa Chwarae am 7 mlynedd yn unol â pholisi cadw’r cyngor

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Gwasanaeth Chwarae Torfaen, Hen Lyfrgell Abersychan, Brynteg, Abersychan, Torfaen NP4 7 BG 01495 742951 andrea.sysum@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 31/10/2022 Nôl i’r Brig