PN047 - Hysbysiad Preifatrwydd Grwpiau Bregus

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: Cynhwysiant/Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY)
Manylion Cyswllt: Donna Lewis
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: ADY - Grwpiau Bregus hy Plant Teithiwr Roma Sipsiwn; Saesneg fel iaith ychwanegol; Gofalwyr Ifanc; Pobl Ifanc Beichiog; Teuluoedd mewn amgylchiadau anodd; y rhai sy'n cael eu haddysgu heblaw am yn yr ysgol; disgyblion ar ddiwrnodau wedi'u haddasu

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae'n ddyletswydd ar y Gwasanaeth Addysg i fonitro'r ddarpariaeth addysg ar gyfer pob disgybl bregus ac mae'n ofynnol iddo gasglu data ar grwpiau unigol fel y gorchmynnwyd gan Lywodraeth Cymru ac Estyn.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan:

  • Ysgolion
  • Ffurflenni Derbyn Disgyblion
  • Gofal Cymdeithasol
  • Ffurflenni data ee Cyfrifiad Ysgol Blynyddol - Lefel Disgybl
  • Mae Gwasnaeth Addysg Ethnig Lleiafrifol Gwent (GEMS)

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Trosglwyddo data'n electronig rhwng yr ysgol a'r Awdurdod Lleol (Systemau'r ALl)
  • Ychwanegu ffurflenni derbyn ar system Capita One yr ALl
  • Darperir rhestri disgyblion Gofal Cymdeithasol a GEMS bob tymor

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Tîm ADY yn casglu:

  • Enw
  • Dyddiad Geni
  • Blwyddyn Cwricwlwm Cenedlaethol
  • Cyfeiriad y person ifanc
  • Oed
  • Enwau rhieni
  • Manylion cyswllt rhieni/gofalwyr
  • Enw'r ysgol/ddarpariaeth addysg
  • Gwybodaeth am addysg
  • Statws AAA
  • Statws Derbyn Gofal/Cyfreithiol
  • Data presenoldeb
  • Data Cyrhaeddiad/Asesiad
  • Data Gwaharddiad
  • Asiantaethau eraill sydd yn gysylltiedig
  • Rhywedd
  • Iaith y Cartref

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Mae'n ddyletswydd ar y Gwasanaeth Addysg i fonitro'r ddarpariaeth addysg ar gyfer pob disgybl bregus ac mae'n ofynnol iddo gasglu data ar grwpiau unigol fel y gorchmynnwyd gan Lywodraeth Cymru ac Estyn.

Categorïau arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau.

Ni rennir unrhyw ddata ar lefel disgyblion gydag asiantaethau allanol.

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn/ar:

  • Mewn ffeiliau diogel i ddisgyblion yng nghyfeiriadur addysg y Cyngor ar yriant diogel neu mewn cronfa ddata diogel Capita ONE

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Mae'r Gwasanaeth ADY yn cadw cofnodion yn unol â pholisi'r Cyngor sef dyddiad geni a phum mlynedd ar hugain.

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â Donna Lewis, Uwchreolwr ADY, donna.lewis@torfaen.gov.uk 01495 766974

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 01/09/2022 Nôl i’r Brig