PN040 - Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaeth Ieuenctid Torfaen

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: Gwasanaeth Ieuenctid
Manylion Cyswllt: David Williams 01633 647647 / 07980 682276
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: Gwasanaeth Ieuenctid Torfaen

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod;

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Pwrpas yr hysbysiad hwn yw rhoi gwybod i bobl ifanc a'u rhieni pa ddata sydd ei angen arnom ar gyfer pa weithgareddau, pam mae angen y data hwnnw arnom ac yna am ba hyd yr ydym yn ei gadw. Byddwn yn rhoi gwybod i chi i bwy rydyn ni'n trosglwyddo'r wybodaeth hon ac at ba bwrpas a sut y gallwch chi gael mynediad i'ch data a'i reoli.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mewn ambell i achos, daw'n uniongyrchol gan bobl ifanc neu eu rhieni.

Gallwn hefyd dderbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan asiantaethau sy'n bartneriaid.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon

Rydym wedi ei gasglu gan bobl ifanc ar lafar neu drwy ddefnyddio ffurflen ganiatâd neu atgyfeirio. Mewn ambell i achos, byddwn wedi ei gasglu mewn mwy nag un o'r ffyrdd hynny os ydych wedi cymryd rhan mewn nifer o wahanol weithgareddau gyda ni. Pan fyddwn wedi casglu data gan wasanaeth arall sy'n eich adnabod, byddwn wedi ei gael ar ffurflen atgyfeirio.

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Gwasanaeth Ieuenctid yn casglu:

  • Eich enw
  • Eich cyfeiriad
  • Eich dyddiad geni
  • Eich ethnigrwydd
  • A ydych yn siarad Cymraeg yn rhugl
  • Manylion cyswllt mewn argyfwng

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Nodwch os gwelwch yn dda y gallwn ofyn am ganiatâd i ymgysylltu â'r gwasanaeth; serch hynny, nid caniatâd yw'r sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu'ch data personol.

Categorïau arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol;

  • data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data mewn perthynas ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau.

Gellir hefyd rhannu eich data yn allanol gyda sefydliadau, a hynny at ddibenion adrodd ar sut mae cyllid yn cael ei wario, i'ch cyfeirio at sefydliad arall a all eich cefnogi (a fydd bob amser yn cael ei wneud gyda'ch caniatâd) neu i gydymffurfio â mesurau iechyd a diogelwch partneriaid allanol er enghraifft pan fyddwn yn mynd ar drip preswyl neu weithgaredd antur (a fydd eto bob amser yn cael ei wneud gyda'ch caniatâd)

  • Llywodraeth Cymru
  • Partneriaid allanol fel Gwasanaeth Cyffuriau ac Alcohol Gwent, y tîm gofal iechyd meddwl sylfaenol, Gwent Outdoors.

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn/ar;

  • System Rheoli Gwybodaeth y Gwasanaeth Ieuenctid, WISEMIST
  • System EVOLVE ymweliadau a theithiau'r Gwasanaeth Ieuenctid
  • Cabinetau ffeilio dan glo yn adeiladau'r Gwasanaeth Ieuenctid.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Yn dilyn taith neu ymweliad, dri mis yn dilyn diwedd y gweithgaredd oni bai y bu damwain neu ddigwyddiad, ac os felly, cedwir y wybodaeth am y cyfnod ymchwilio, a all fod mewn ambell i achos, tan fod y person ifanc yn cyrraedd ei ben blwydd yn 21ain oed.
  • 7 mlynedd ar gyfer unrhyw weithgaredd sy'n gysylltiedig â rhaglenni a ariennir gan Gronfa Gymdeithasol Ewrop yn dilyn diwedd y gweithgaredd.
  • Hyd nes y bydd person ifanc yn cyrraedd 21, ar gyfer gweithgareddau sy'n gofyn am ymyrraeth a chefnogaeth benodol, fel cefnogi pobl ifanc ag anableddau.

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau yma, cysylltwch â David Williams, Rheolwr Gwasanaethau Ieuenctid Torfaen, david.williams@torfaen.gov.uk neu 01633 647647

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 20/07/2022 Nôl i’r Brig