PN038 - Hysbysiad Preifatrwydd Blynyddoedd Cynnar

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: Y Blynyddoedd Cynnar
Manylion Cyswllt: Emma Treadgold
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: Blynyddoedd Cynnar

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data Susan Bullock - 01633 647467 -nE-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae angen i’r Cyngor brosesu data er mwyn gallu rhoi gwasanaeth i gwrdd â’ch anghenion chi ac anghenion eich teulu e.e. gweinyddu arian ar gyfer hawl i ofal plant am ddim.

Mae casglu eich data yn cynyddu gallu Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen i gydlynu asesiad a chefnogaeth ar draws asiantaethau er mwyn darparu ymateb mwy di-dor i'ch anghenion ac yn sicrhau eich bod yn elwa o’r amrywiaeth o ymyraethau a gwasanaethau sy’n cael eu darparu.

Pwy sy'n rhoi eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi at ddibenion gweinyddol ac ystadegol. Defnyddir y wybodaeth i drafod a chydlynu'r gwasanaethau mwyaf priodol i'ch cefnogi anghenion eich plentyn neu eich anghenion chi.

Gellir casglu data hefyd drwy deledu cylch cyfyng os ydych yn ymweld â Chanolfannau Integredig Plant Blenheim neu Gwmbrân. Gellir casglu gwybodaeth TCC mewn Canolfannau Integredig Plant sy’n rhannu safleoedd gydag ysgolion sydd â TCC hefyd.

A

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan drafodaethau panelau a chyfarfodydd proffesiynol os ydynt yn briodol at eich teulu. Byddwch yn cael gwybod o flaen llaw am y trafodaethau yma.

Sut mae'r Cyngor yn casglu'r wybodaeth yma?:

  • Ffurflenni Cofrestru
  • Ffurflenni Cais Gofal Plant FS1
  • Proffiliau Cyfnod Sylfaen Gofal Plant
  • Ffurflenni Cais am Wasanaeth
  • Asesiadau WellComm
  • Cyfarfodydd a Thrafodaethau Proffesiynol
  • Drwy TCC yng Nghanolfannau Integredig Plant Blenheim a Chwmbrân

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Tîm Blynyddoedd Cynnar yn casglu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys:

  • Enw'r Plentyn
  • Dyddiad geni'r plentyn
  • Cyfeiriad y Plentyn
  • Rhywedd
  • Manylion Cyswllt
  • Enw Rhieni/Gofalwyr/Gwarcheidwaid
  • Cyfeiriad Rhieni/Gofalwyr/Gwarcheidwaid
  • Dyddiad Geni Rhieni/Gofalwyr/Gwarcheidwaid
  • Manylion meddygol naill ai'r plentyn a/neu'r rhiant/gofalwr
  • Fideo o ymwelwyr â Chanolfannau Integredig Plant Blenheim a Chwmbrân
  • Asesiadau datblygiad plant

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw Erthygl 6 (e)

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus

Nodwch os gwelwch yn dda y gallwn ofyn am ganiatâd i ymgysylltu â'r gwasanaeth neu ar gyfer rhannu gwybodaeth â darparwyr, serch hynny, nid caniatâd yw'r sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arno i brosesu'ch data personol.

Categorïau arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol;

  • data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data mewn perthynas ag iechyd

Gall fideo o’r TCC hefyd gasglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol yn datgelu cred grefyddol neu athronyddol
  • data mewn perthynas â chyfeiriadedd rhywiol person

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydych yn gofyn i chi ddarparu unrhyw ddata troseddol yn uniongyrchol, ond efallai y gellir casglu hyn ar TCC. Rydym yn prosesu’r data hwn dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau. Mae ein Gwasanaeth Rhannu Gwybodaeth (SRS) yn monitro’r TCC a gallwch weld eu hysbysiad preifatrwydd TCC yma.

Gall eich data gael ei rannu yn allanol hefyd gyda sefydliadau sy'n cefnogi'r rhaglen Blynyddoedd Cynnar ble mae'n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Bwrdd Iechyd Aneurin Bevan
  • Lleoliadau Gofal Plant Dechrau'n Deg
  • Tafarn Newydd
  • Ysgolion Cynradd yn Nhorfaen
  • Gellir rhannu fideo TCC sy’n dangos ymddygiad troseddol gyda’r Heddlu

Mae eich data hefyd yn cael ei ddefnyddio ar ddarpariaeth gwasanaeth Blynyddoedd Cynnar i randdeiliaid perthnasol megis Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan a Llywodraeth Cymru. Mae angen rhannu data gyda Llywodraeth Cymru gan ei fod er budd y cyhoedd i fonitro perfformiad grantiau megis Dechrau’n Deg ac mae gennym sail cyfreithiol dros wneud hynny fel darparwyr y grant yma. Mae'r data yna'n cael ei droi'n ddienw gan drydydd parti, Iechyd a Gofal Digidol Cymru a'i roi i'r gronfa ddata Cysylltedd Gwybodaeth Ddienw Ddiogel i wneud ymchwil ar ran Llywodraeth Cymru, Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen a'r Bwrdd Iechyd.

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i drydydd partïon oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Nac Ydym

Sut mae'r Cyngor yn cadw eich data'n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir mynediad at y data yma yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac mewn cydymffurfiad â RhDDC y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn;

  • Cronfa ddata 
  • Dogfennau a ddiogelir gan gyfrinair
  • Caiff fideo TCC ei storio ar rwydwaith ddiogel

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir ydy’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Byddwn yn cadw'ch gwybodaeth am 7 mlynedd oni bai bod eich gwybodaeth wedi ei basio o dan ddyletswydd statudol ac, os felly, mae'r wybodaeth yn cael ei chadw am 25 mlynedd.
  • Rydym yn recordio dros fideo TCC yn barhaus oni fo angen ei gadw

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau yma, cysylltwch â; Hwb ABS y Blynyddoedd Cynnar, earlyyearsABSHub2@torfaen.gov.uk , 01495 742101

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 27/10/2022 Nôl i’r Brig