PN036 - Hysbysiad Preifatrwydd SENCOM

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: Gwasanaeth Cymorth Synhwyraidd a Chyfathrebu (SenCom)
Manylion Cyswllt: Roger Thurlbeck - Ffôn: 01633 648888 - E-bost sencom@torfaen.gov.uk
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: Gwasanaeth Cymorth Synhwyraidd a Chyfathrebu (SenCom)

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod;

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Cesglir y wybodaeth i sicrhau bod y gwasanaeth yn ymwybodol o anghenion ac amgylchiadau unigol plentyn ac felly darperir y gefnogaeth a'r ddarpariaeth briodol.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol yr ydym ni'n ei phrosesu yn cael ei rhoi i ni'n uniongyrchol gennych chi er mwyn i'n staff weithio gyda chi/eich plentyn a'r rheini sy'n agos atoch, i gefnogi datblygiad eich plentyn a chael gwared ar y rhwystrau i ddysgu.

A

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan ysgolion a gweithwyr proffesiynol yn y maes iechyd ac addysg. Dylai atgyfeiriad i'n gwasanaeth gynnwys caniatâd rhiant.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

Gall SenCom gasglu’r wybodaeth yma mewn amrywiaeth o ffyrdd:

Trwy hunan atgyfeiriad neu atgyfeiriad gan drydydd parti fel Iechyd, Gweithwyr Proffesiynol Addysg, ysgol neu Leoliad Blynyddoedd Cynnar. Gall hyn fod ar ffurf:

  • Ffurflen atgyfeirio
  • Adroddiadau Addysg, Iechyd a Gofal Cymdeithasol

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r Gwasanaeth Cymorth Synhwyraidd a Chyfathrebu yn casglu:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad Geni
  • Gwybodaeth am Berthnasoedd
  • Manylion Cyswllt
  • Yr Iaith o'ch Dewis
  • Gwybodaeth am addysg
  • Asiantaethau eraill sydd yn gysylltiedig
  • Anghenion Dysgu Ychwanegol
  • Nodiadau achos
  • Rhif GIG

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Mae ei hangen arnom i gyflawni tasg gyhoeddus - i ddarparu cefnogaeth a chyngor ar addysg arbenigol i blant a phobl ifanc.

Nodwch os gwelwch yn dda y gallwn ofyn am ganiatâd i ymgysylltu â'r gwasanaeth; serch hynny, nid caniatâd yw'r sail gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu'ch data personol.

Categorïau arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data mewn perthynas ag iechyd

Er enghraifft:
Mae plant â nam ar y synhwyrau yn ymweld ag arbenigwyr mewn ysbytai a gellir rhannu eu hasesiadau a'u diagnosis gyda SenCom i lywio ymyrraeth gan y gwasanaeth.

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU. Mae angen prosesu i ddarparu iechyd neu ofal cymdeithasol.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau.

Gellir hefyd rhannu eich data’n allanol gyda sefydliadau, i rannu cyngor a syniadau gyda'r bobl iawn i wneud pethau'n haws i'ch plentyn yn y cartref a/neu mewn lleoliad addysg. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Yr Awdurdod Lleol perthnasol ar gyfer y plentyn / person ifanc.
  • Yr Adran Gofal Cymdeithasol berthnasol ar gyfer y plentyn/person ifanc.
  • Ysgolion a Lleoliadau Blynyddoedd Cynnar - I ddarparu cyngor, argymhellion ac adroddiadau.
  • Gwasanaeth Cyflawni Addysg - Data Cyrhaeddiad a Chyflawniad
  • Gyrfa Cymru – Cefnogi trosglwyddo i fywyd fel oedolyn / addysg bellach ac uwch.
  • Sefydliadau Trydydd Sector - Rydym yn cyfeirio at wasanaethau cymorth eraill ee atgyfeiriad at swyddog teulu.
  • Byrddau Iechyd –Cefnogi asesu anghenion unigol yn barhaus.
  • Ysgolion Nas Cynhelir - Darparu adroddiadau a gwybodaeth i gefnogi lleoliad llwyddiannus ar gyfer plentyn / person ifanc.
  • Ysgolion a Gynhelir mewn Awdurdodau Lleol eraill - I ddarparu cyngor, argymhellion ac adroddiadau.
  • Darparwyr Addysg Bellach ac Uwch - I ddarparu cyngor, argymhellion ac adroddiadau.

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn/ar;

  • Systemau ffeilio electronig, diogel
  • Systemau ffeilio papur, diogel

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd parti ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Cedwir cofnodion am 35 mlynedd o'r dyddiad y bydd yr achos yn cau.

A ydym ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau, cysylltwch os gwelwch yn dda â Roger Thurlbeck, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Synhwyraidd a Chyfathrebu sencom@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 25/07/2022 Nôl i’r Brig