PN034 - Hysbysiad Preifatrwydd Derbyn I Ysgolion a Throsglwyddiadau

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Addysg
Maes gwaith: Derbyn i Ysgolion a Throsglwyddiadau
Manylion Cyswllt: Kath Worwood
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Derbyn i Ysgolion a Throsglwyddiadau

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Cesglir data er mwyn cynorthwyo’r broses Derbyn i Ysgolion/Trosglwyddiadau

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi er mwyn i ni gael yr wybodaeth gywir am rieni/gofalwyr a disgyblion i ddiwallu eu hanghenion

A

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, gan ysgolion, Gofal Cymdeithasol, asiantaethau eraill ac Awdurdodau Lleol eraill er mwyn cynorthwyo gyda’r broses Derbyn i Ysgolion/Trosglwyddiadau.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • Ffurflenni electronig
  • Dros y ffôn
  • Atgyfeiriadau

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Tîm Derbyn yn casglu:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Manylion Cyswllt Ffôn
  • Cyfeiriad ebost
  • Enw’r plentyn
  • Manylion Plant sy’n Derbyn Gofal
  • Ysgol a fynychir
  • Manylion Anghenion Dysgu Ychwanegol
  • Manylion brodyr a chwiorydd
  • Trais Domestig
  • Ymyraethau Disgybl
  • Manylion unrhyw waharddiad
  • Cyfranogiad Gofal Cymdeithasol
  • Data Arholiadau/Profion
  • Manylion Plant y Lluoedd Arfog

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus. (Cod Derbyn i Ysgolion Llywodraeth Cymru, Gorffennaf 2013 a Deddf Fframwaith Safonol Ysgolion 1998)

Nodwch y gallwn ofyn am ganiatâd i gysylltu gyda’r gwasanaeth neu i rannu gwybodaeth gyda darparwyr, ond nid yw caniatâd yn sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i brosesu eich data personol.

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydym yn casglu data troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau er gwybodaeth yn unig a gall cyngor gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Ysgolion
  • Gofal Cymdeithasol ac adrannau eraill y Cyngor
  • Yr Heddlu
  • Awdurdodau Lleol eraill

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel ar:

  • Rwydwaith diogel
  • Storio diogel ar gyfer copïau papur a chaled neu byddant wedi eu sganio

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • 7 mlynedd

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Kathryn Worwood, y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 17/08/2022 Nôl i’r Brig