PN0138 - Hysbysiad Preifatrwydd Plant sy'n Derbyn Gofal

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Gwasanaeth Addysg
Maes gwaith: Anghenion Dysgu Ychwanegol
Manylion Cyswllt: Donna Lewis
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Plant sy’n Derbyn Gofal

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Rhaid i’r Gwasanaeth Addysg fonitro’r ddarpariaeth addysg ar gyfer holl plant sy’n derbyn gofal (PDG). Mae ganddo gyfrifoldeb corfforaethol drostynt a bydd yn cadw gwybodaeth ar gyfer y sawl a leolir yn yr Awdurdod Lleol. Disgwylir hefyd i’r Awdurdod Lleol gasglu data ar grwpiau unigol fel y nodir gan Lywodraeth Cymru ac Estyn.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan:

  • Gofal Cymdeithasol CBST
  • Gofal Cymdeithasol (Awdurdodau Lleol eraill)
  • Gwasanaethau Addysg mewn Awdurdodau Lleol eraill
  • Sefydliad addysgol CBST a fynychwyd
  • Sefydliad addysgol a fynychwyd (Awdurdodau Lleol eraill)

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon:

  • Hysbysiadau gan Ofal Cymdeithasol
  • Cynllun Addysg Bersonol (CAB) gan sefydliadau addysgol
  • Trosglwyddo gwybodaeth addysgol gan Awdurdodau Lleol eraill

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Tîm ADY yn casglu:

  • Enw
  • Dyddiad Geni
  • Blwyddyn Cwricwlwm Cenedlaethol
  • Cyfeiriad y person ifanc
  • Oedran
  • Enwau rhiant/gofalwr
  • Manylion cyswllt riant/gofalwr
  • Enw’r ysgol/ddarpariaeth addysg
  • Gwybodaeth addysg
  • Statws AAA
  • Statws Derbyn Gofal / Cyfreithiol
  • Data presenoldeb
  • Data cyrhaeddiad/asesiad
  • Data gwahardd
  • Asiantaethau eraill perthnasol
  • Rhywedd
  • Iaith y cartref
  • Manylion Gweithiwr Cymdeithasol
  • Arolwg a chynlluniau gofal PDG
  • Cynlluniau addysg personol

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(c) Rydym ei angen i ymgymryd â thasg gyhoeddus.

Rhaid i’r Gwasanaeth Addysg fonitro’r ddarpariaeth addysg ar gyfer holl plant sy’n derbyn gofal (PDG). Mae ganddo gyfrifoldeb corfforaethol drostynt a bydd yn cadw gwybodaeth ar gyfer y sawl a leolir yn yr Awdurdod Lleol. Disgwylir hefyd i’r Awdurdod Lleol gasglu data ar grwpiau unigol fel y nodir gan Lywodraeth Cymru ac Estyn.

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • Data personol yn datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • Data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol

Rydym yn casglu hyn dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Bydd gwybodaeth am ddisgyblion yn cael ei rhannu gyda’r Awdurdod Lleol fel Rhiant Corfforaethol a’r sefydliad addysgol a fynychir.

Bydd gwybodaeth ar leoli disgybl yn cael ei rhannu gyda’r Ymddiriedolaeth Lyfrau er mwyn galluogi darparu parseli Letterbox.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Ffeiliau disgybl diogel yng nghyfeirlyfr addysg y Cyngor ar yriant diogel neu drwy ddatabas diogel Capita ONE

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • 35 o flynyddoedd o gau cofnod y disgybl, os cedwir dogfennau yn ffeil ADY y disgybl. Fel arall, dyddiad geni + 25 o flynyddoedd.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Donna Lewis, uwch Reolwr ADY donna.lewis@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 01/09/2022 Nôl i’r Brig