PN132- Hysbysiad Preifatrwydd Prosiect Cysylltu, Ymgysylltu, Gwrando, Trawsnewid (CELT)

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Cymdogaethau, Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd
Maes gwaith: Sgiliau a Chyflogadwyedd
Manylion Cyswllt: Matthew Davies
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Prosiect Cysylltu, Ymgysylltu, Gwrando, Trawsnewid (CELT)

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Bwriedir yr hysbysiad yma ar gyfer y rheiny sy’n cymryd rhan ym mhrosiect Cysylltu, Ymgysylltu, Gwrando, Trawsnewid (CELT). Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yw’r rheolwr data gydag Awdurdodau Lleol eraill yn gweithredu fel proseswyr data. Mae Torfaen yn prosesu’r data yma er mwyn monitro a gwerthuso perfformiad y prosiect yn ogystal â gwirio cymhwyster y rheiny sy’n cymryd rhan, gweithgaredd a gwariant.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Ar gyfer Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, mae’r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi ar y ffurflenni yr ydych yn eu cwblhau fel rhan o’r prosiect trwy dîm cyflenwi CELT.

Rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth oddi wrth ffurflenni a gwblheir gyda chymorth staff o’r sefydliadau sy’n helpu i gyflenwi’r prosiect, gan gynnwys:

  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-Bont ar Ogwr
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
  • Cyngor Caerdydd
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful
  • Cyngor Sir Fynwy
  • Cyngor Dinas Casnewydd
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
  • Cyngor Bro Morgannwg

A

Gallwn hefyd dderbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol oddi wrth drydydd partïon fel cyrff dyrannu a darparwyr lleoliadau gwaith neu wirfoddoli.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon:

  • Ffurflenni cais
  • Gwaith papur arall neu ffurflenni electronig eraill y byddwch yn eu cwblhau yn ystod y prosiect
  • Gall data am y cymwysterau y byddwch yn eu hennill gael ei gasglu gan gyrff dyrannu’r cymwysterau hynny
  • Bydd manylion eich lleoliad gwaith neu wirfoddoli yn cael eu casglu oddi wrth y sefydliad sy’n cynnig lle i chi

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae prosiect CELT yn casglu;

  • Gwybodaeth bersonol sy’n eich adnabod fel Enw, Dyddiad Geni, rhif Yswiriant Gwladol, eich cyfenw blaenorol (os oes un) a rhif adnabod a roddir gan y prosiect
  • Eich manylion cyswllt
  • Data am eich aelwyd fel a oes gennych gyfrifoldebau gofal neu a ydych mewn perygl o fod yn ddigartref
  • Manylion statws cyflogaeth fel ydych chi’n ddi-waith ar hyn o bryd ac ers pa bryd, ac, os ydych chi’n gweithio, manylion eich cyflogaeth
  • Data Cydraddoldeb Cyfleoedd fel rhywedd, ethnigrwydd, aelodaeth grŵp ethnig lleiafrifol, statws gweithiwr mudol ac anableddau neu gyflyrau iechyd sy’n cyfyngu ar waith
  • Data asesu a chymhwyster fel eich cymwysterau cychwynnol, eich nodau a rhwystrau at waith a/neu gynnydd yn eich gyrfa
  • Data iaith Gymraeg fel eich sgiliau wrth ddefnyddio’r iaith a’ch iaith ddewisedig ar gyfer cyfathrebu
  • Data mewn perthynas â’r gweithgareddau yr ydych yn ymgymryd â nhw gyda phrosiect fel manylion cwrs neu waith grŵp, dyddiadau, cefnogaeth a dderbynnir a chynlluniau gwaith a gytunir
  • Manylion Gosodiad: Darparwr y gosodiad, dyddiadau ac adolygiadau
  • Data’n ymwneud â deilliannau’r gweithgareddau yr ydych yn ymgymryd â nhw fel cymwysterau a geir, cael gwaith neu newidiadau eraill yn eich statws cyflogaeth

Byddwn ni a’n proseswyr data’n defnyddio’r data yma ar gyfer unrhyw un neu bob un o’r dibenion canlynol:

  • I gysylltu â chi ynglŷn â materion yn ymwneud â’ch gweithgaredd presennol ac yn y dyfodol ar y prosiect (peidiwch â phoeni, nid yw hyn yn cynnwys gwasanaethau marchnata gan feysydd gwasanaeth neu ddarparwyr eraill)
  • I asesu’ch cymhwyster ac addasrwydd ar gyfer y gwasanaethau a chynnydd yn y gwasanaethau a gynigir gan y prosiect
  • I gadw cofnod o’ch taith ac o’r holl weithgareddau a chefnogaeth y byddwch wedi cymryd mantais ohonyn nhw
  • I wneud penderfyniadau am effeithiolrwydd y gwasanaethau yr ydym yn eu cynnig er mwyn gwella’n cyflenwad
  • I roi adroddiadau dienw, cydgasgledig a chefnogi ceisiadau am gyllid i’n corff ariannu
  • I roi trywydd archwilio o dystiolaeth o weithgareddau’r prosiect
  • I roi data ar gyfer gwerthuso’r prosiect

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Daw’r awdurdod o Adran 50 Deddf Marchnad Fewnol y Deyrnas Unedig 2020 sy’n caniatáu i’r Ysgrifennydd Gwladol ariannu gweithgareddau o’r fath.

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Efallai byddwn yn casglu’r data categori arbennig canlynol, byddwch yn cael dewis i wrthod rhoi data o’r fath oni bai bod ei angen i ddangos cymhwyster ar gyfer y prosiect:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data’n ymwneud ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU. Rydym yn prosesu’r data yma er mwyn cydymffurfio â’r Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Defnyddir data iechyd hefyd er mwyn sicrhau ein bod yn rhoi’r gefnogaeth fwyaf priodol ac effeithiol sy’n diwallu’ch anghenion a’ch amgylchiadau.

Nid ydym yn casglu unrhyw ddata troseddol.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Cyrff dyrannu a neu ardystio (fel Agored Cymru, BCS etc.) ar gyfer eich cwrs er mwyn i chi dderbyn cymhwyster.
  • Sefydliad ymchwil cymdeithasol ac economaidd proffesiynol at ddibenion gwerthuso’r prosiect.
  • Ein darparwyr cyflenwi o dan gytundeb er mwyn iddyn nhw drefnu a chynnal cyrsiau ar ein rhan.
  • Sefydliadau ymchwil a gomisiynir, ac a fydd yn ymgymryd â dadansoddiad ac o bosibl yn cyfweld â’r rheiny sy’n cymryd rhan fel y gallan nhw siarad â nhw am eu profiadau. Ni fydd cysylltu â phawb sy’n cymryd rhan yn y prosiect. Os caiff rhywun gysylltiad gan ymchwilwyr, bydd diben yr ymchwil yn cael ei esbonio wrth yr unigolyn a byddan nhw’n cael dewis cymryd rhan yn yr ymchwil neu beidio. Bydd y sefydliadau ymchwil yn dileu manylion cysywllt unigolion unwaith y bydd yr ymchwil wedi ei gwblhau.
  • Pan fyddwn yn cytuno bod angen cefnogaeth ychwanegol arnoch chi fel cludiant at fannau neu ofal plant, efallai byddwn yn rhannu eich manylion cyswllt â darparwyr priodol (cwmnïau tacsi, meithrinfeydd etc.) er mwyn gwneud trefniadau ar eich rhan.

Pan fyddwch yn cytuno y byddai atgyfeiriad at ddarparwr arall o fudd i chi, byddwn yn gofyn am eich caniatâd i ddanfon eich manylion at ddarparwr arall. Bydd y caniatâd hwn yn cael ei gasglu ar adeg yr atgyfeiriad a byddant yn cael eu defnyddio dim ond i rannu manylion cyswllt gyda’r darparwr a enwir ar y ffurflen ganiatâd.

Ar wahân i ble dywedwyd eisoes, nid ydym yn trosglwyddo’ch manylion at drydydd partïon oni bai bod gofyn cyfreithiol i ni wneud.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei broses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’n ddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Gyriant rhwydwaith diogel

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Mae ein cynrychiolwyr yn cadw’r copïau papur gwreiddiol o’r data mewn mannau diogel ble cyfyngir ar fynediad tra bod CBS Torfaen yn cadw’r data ar ffurf electronig mewn ardal ddata ddiogel sy’n hygyrch dim ond i nifer fach o staff awdurdodedig.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw. Mae gan brosiect CELT gyfnod cadw ar wahân yn unol â’r cytundeb gyda’r Ysgrifennydd Gwladol.

  • Bydd y dogfennau’n cael eu cadw am 7 mlynedd ar ôl diwedd y prosiect; mae hyn yn golygu 30ain Mehefin 2029 ar hyn o bryd

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Matthew Davies, Canolfan Addysg Gymunedol Croesyceiliog, The Highway, Croesyceiliog, Torfaen, NP44 2HF, Matthew.davies@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk.

Diwygiwyd Diwethaf: 24/10/2022 Nôl i’r Brig