PN077 - Hysbysiad Preifatrwydd i Dysgu Oedolion a Chymunedol

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Cymunedau, Gwasanaeth Cwsmeriaid a Digidol
Maes Gwaith: Sgiliau a Chyflogadwyedd
Manylion Cyswllt Angela Price
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Dysgu Oedolion a Chymunedol

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Fel dysgwr neu gyfranogwr mewn gwasanaethau a ddarperir gan Addysg OedolionTorfaen, rydym ni'n casglu data gennych chi er mwyn cynnal ein gwasanaethau yneffeithiol, rhoi cymhwyster i chi ac adrodd i'n cyrff ariannu.

Bydd rhai elfennau o'r hysbysiad hwn ond yn berthnasol i ddysgwyr sy'n mynychugweithgareddau trwy lwyfannau dysgu digidol Google Classroom neu Google Meet. Bydd rhai elfennau o'r hysbysiad hwn ond yn berthnasol i ddysgwyr sy'n gwneudasesiadau ar gyfer cyrff dyfarnu penodol lle mae angen cofnodi'r asesiadau hynny.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol, gan gyrff dyfarnumewn cysylltiad â’r cymwysterau rydych chi’n astudio amdanyn nhw.

Byddwn yn defnyddio'r data hwn am unrhyw rai o'r rhesymau canlynol neu'rholl resymau canlynol:

  • I gysylltu â chi am faterion sy'n ymwneud â'ch gweithgarwch dysgu;
  • I gysylltu â chi ynglŷn â chyfleoedd pellach ar gyfer dysgu os ydych chi wedicydsynio i fod ar ein rhestr bostio;
  • I gadw golwg ar eich dysgu gyda ni;
  • I gynllunio dosbarthiadau'r dyfodol a gwella ein darpariaeth;
  • I gadw golwg ar unrhyw daliadau neu ad-daliadau dyledus;
  • I ddarparu adroddiadau a chefnogi hawliadau cyllid i'n cyrff ariannu;
  • I ddarparu tystiolaeth i gyrff dyfarnu i'ch cefnogi i hawlio cymhwyster neu drwydded.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon?

  • O sgyrsiau dros y ffôn neu bersonol gyda ni;
  • O ffurfiau electronig a gwaith papur yr ydym ni'n gofyn i chi ei gwblhau;
  • O'r dystiolaeth y gallem ni ofyn i chi ei darparu i gefnogi eich cais;
  • Drwy recordio arholiadau ac asesiadau llafar, lle dynodir gan y corff dyfarnu.

Pa wybodaeth mae’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae tîm Addysg Oedolion Torfaen yn casglu:

  • Dynodwyr Personol: megis Enw, Dyddiad Geni, rhif Yswiriant Gwladol, eichcyfenw blaenorol (os o gwbl), Rhif Dysgwr Unigryw a dynodwr a gyhoeddwydgan ACL;
  • Eich manylion cyswllt a'ch manylion cyswllt brys;
  • Hyd yr amser rydych chi wedi bod yn byw yn y DU
  • Eich darparwr Dysgu Oedolion blaenorol (os o gwbl)
  • Manylion statws cyflogaeth fel os ydych chi mewn gwaith neu allan o waithar hyn o bryd ac am ba hyd.
  • Data Cyfle cyfartal fel rhywedd, ethnigrwydd, hunaniaeth genedlaethol ac anawsterau dysgu, anableddau a chyflyrau iechyd. Byddwch yn cael yropsiwn i wrthod y wybodaeth hon.
  • Data Cymraeg fel eich sgiliau a'ch cymwysterau wrth ddefnyddio'r iaith a'chdewis iaith ar gyfer cyfathrebu ac ar gyfer astudio.
  • Data sy'n ymwneud â'r gweithgareddau rydych chi'n eu cynnal gyda'rgwasanaeth ACL fel manylion y cwrs, dyddiadau, presenoldeb a chymwysterau wedi cofrestru ar eu cyfer a'u cyflawni.
  • Euogfarnau heb eu treulio.
  • Lle rydych chi'n mynychu gweithgaredd trwy blatfform Google byddwn hefydyn creu ac yn storio enw defnyddiwr sy'n unigryw i chi a fydd yn caniatáu i chi gael mynediad i'r ystafell ddosbarth rithwir.
  • Lle mae angen asesiadau llafar at ddiben dyfarnu tystysgrif neu drwydded, bydd recordiadau (llais a neu fideo) yn cael eu gwneud a'u storio. Fe'chcynghorir i gyfyngu ar ddatgelu data personol ar wahân i'ch enw yn ystod y cofnodiad.
  • Byddwn yn recordio arholiadau penodol lle mae cyrff dyfarnu yn gofyn am recordiadau fideo i gadarnhau bod amodau arholiadau yn cael eu gorfodi.

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliaucyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(a) Eich caniatâd. Mae angen hyn os ydych chi'n dewis ptio mewn i'n rhestrbostio. Mae caniatâd ond yn ymwneud â'r pwrpas penodol y mae wedi'i roi arei gyfer a gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Nid ydym yndibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithlon ar gyfer unrhyw brosesu arall.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data sy’n ymwneud ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’nangenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Cyrff dyfarnu er mwyn dyfarnu tystysgrif neu gymhwyster. Gall y rhaingynnwys:
    • Agored Cymru
    • BCS (Cymdeithas Gyfrifiadurol Prydain)
    • CITB
    • City & Guilds
    • Highfield
  • Cyrff ariannu at ddiben adrodd ein am ein gwaith a hawlio cyllid ar gyfer eichdysgu. Ni fydd hyn yn berthnasol i wasanaethau nad ydynt yn cael euhariannu gan y cyrff hyn. Gall cyrff ariannu gynnwys:
    • Coleg Gwent, lle mae'r coleg yn dal y prif gontract ar gyfer y ddarpariaeth ddysgu gyda Llywodraeth Cymru
    • Lywodraeth Cymru, naill ai'n uniongyrchol neu drwy Coleg Gwent fely corff ariannu darpariaeth dysgu

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eichmanylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar wait hi sicrhau nad yw’r data y mae’n eibroses yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio na’i ddatgelu’nddamweiniol. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Ardal rhwydwaith mewnol diogel ar gyfer data a chopïau electronig o ffeiliau
  • Cwmwl diogel ar gyfer ceisiadau cofrestru electronig
  • Man storio corfforol diogel ar gyfer papur a chopïau caled

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol y bydd y Cyngor yn cadw eich data personol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'ngwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Mae'r gwasanaeth ACL yn gweithredu polisi cadw 3 blynedd ar gyfer data dysgwyr.
  • Mae data sy'n cael ei gadw fel tystiolaeth ar gyfer Cyrff Dyfarnu yn cael eigadw yn unol â gofynion pob Corff Dyfarnu.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais• Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda ag: Angela Price, Canolfan Addysg Cymunedol Croesyceiliog, The Highway, Croesyceiliog, Cwmbran, NP44 2HF, neu anfon e-bost i angela.price@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 24/10/2022 Nôl i’r Brig