PN074 - Hysbysiad Preifatrwydd Ymgysylltu a Datblygu Ieuenctid

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Cymdogaethau, Cynllunio a Diogelu'r Cyhoedd
Maes Gwaith: Sgiliau a Chyflogadwyedd
Manylion Cyswllt: Lindsey Maloney
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: Ymgysylltu a Datblygu Ieuenctid

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Cesglir data i nodi pobl ifanc 11-25 oed a allai fod mewn perygl o ymddieithrio o addysg, cyflogaeth neu hyfforddiant fel y gellir rhoi lefelau priodol o gefnogaeth ar waith i helpu'r bobl ifanc hyn i barhau i ymgysylltu a phontio yn llwyddiannus i addysg bellach, cyflogaeth a hyfforddiant. Rydym hefyd yn defnyddio'r data i ddadansoddi canlyniadau at y diben o wella'r gwasanaeth a ddarperir.

Pwy sy'n darparu eich data i'r Cyngor?

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan unrhyw drydydd parti fel Gyrfa Cymru, ac ysgolion.

Sut mae’r Cyngor yn casglu’r wybodaeth hon:

  • Trwy drafodaethau amlasiantaeth
  • Adroddiadau o gronfeydd data trydydd parti

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Er mwyn cefnogi'r Fframwaith Ymgysylltu a Datblygu Ieuenctid, mae'r Tîm Economi a Sgiliau yn casglu;

  • Dynodwyr Personol fel eich enw a'ch dyddiad geni
  • Manylion Cyswllt gan gynnwys eich cyfeiriad a'ch rhif ffôn
  • Data Cyfle Cyfartal fel eich rhyw
  • Ysgol, coleg neu ddarparwr hyfforddiant blaenorol
  • Ffactorau risg a gofnodwyd gan yr ysgol a allai olygu y gallai fod angen cymorth arnoch i aros mewn addysg neu y gallai fod angen cefnogaeth arnoch i drosglwyddo i addysg bellach, cyflogaeth neu hyfforddiant wrth adael addysg orfodol. Mae'r ffactorau risg hyn yn cynnwys cyfraddau presenoldeb, cofnodion gwahardd a lefelau cyrhaeddiad.

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth ynghylch a ydych chi yn /a oes gennych:

  • blentyn sy'n derbyn gofal
  • cymwys i dderbyn Prydau Ysgol Am Ddim
  • Gofalwyr Ifanc
  • Saesneg yw eich iaith gyntaf
  • aelod o'r gymuned sipsiwn neu deithwyr
  • profiad o drosglwyddo o ysgol
  • categoreiddio fel un ag anghenion addysgol arbennig

Rydym hefyd yn cadw gwybodaeth am gymorth a gawsoch gan asiantaethau statudol a chymorth ieuenctid fel Gwasanaeth Ieuenctid Torfaen, Gwasanaeth Troseddau'r Ifanc, Gwasanaethau Cymdeithasol a Gyrfa Cymru.

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus

Mae'n ddyletswydd statudol ar y Cyngor i ddarparu gwasanaethau ieuenctid i bobl ifanc 11 - 25 oed fel y rhagnodir yn adran 123 o Ddeddf Dysgu a Sgiliau (2000). Mae'r Ddeddf hon mewn grym dan Gyfarwyddiadau Gwasanaethau Cymorth Ieuenctid (Cymru) 2002.

Categorïau arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu’r data categori arbennig canlynol;

  • data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data mewn perthynas ag iechyd

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU. Ni fyddem yn gallu adnabod a chefnogi pobl ifanc sydd mewn perygl yn effeithiol heb y data hwn.

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, caiff hwn ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 o GDPR y DU.

Pwy sy'n cael gweld eich data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol yn unig, gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau fel Gwasanaethau Cymorth Ieuenctid.

Gall eich data gael ei rannu yn allanol hefyd gyda sefydliadau fel y gallwch dderbyn y cymorth gorau sydd ar gael gan amrywiaeth o ddarparwyr. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Asiantaethau Statudol Gwasanaeth Cymorth Pobl Ifanc Torfaen a Gwasanaeth Troseddau Ieuenctid
  • Gwasanaethau Cymorth Ieuenctid: Tai Cymunedol Bron Afon; Cartrefi Melin; Llamau; Gofal Cymru; Cyfle Cymru a Volunteering Matters; Sgiliau
  • Sefydliadau Hyfforddi ac Addysg: Coleg Gwent; Hyfforddiant Torfaen; Pobl+; Hyfforddiant Itec; ACT; Coleg Hyfforddi a Pharatoadau Milwrol a Chanolfan Pobl Ifanc Cwmbrân
  • Ysgolion Uwchradd yn Nhorfaen
  • Gyrfa Cymru

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i unrhyw drydydd parti oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Na

Sut mae’r Cyngor yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir ar fynediad i’r data hwn yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac yn unol â GDPR y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Gyriant rhwydwaith diogel - mae unrhyw nodiadau ar bapur yn cael eu dinistrio'n ddiogel cyn gynted ag y bydd y data'n cael ei drosglwyddo i fformat electronig.

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd parti ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • Bydd data cyrchfan yn cael ei gadw am 9 mis ar ôl i ddisgybl adael system Addysg Torfaen, yna bydd y cofnod yn cael ei ddinistrio.
  • Bydd gwybodaeth ychwanegol i nodi disgyblion sydd mewn perygl o fewn y system Addysg yn cael ei chadw'n ddienw cyn pen-blwydd disgybl yn 25 oed.
  • Bydd gwybodaeth am bobl ifanc nad ydynt yn cymryd rhan mewn unrhyw fath o ddarpariaeth neu nad yw'n hysbys eu bod yn cymryd rhan mewn unrhyw fath o addysg, cyflogaeth neu hyfforddiant yn parhau i fod yn ddienw cyn pen-blwydd y person ifanc yn 25 oed.

Ydyn ni'n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda'ch data?

Na

Eich Hawliau

Mae gennych chi nifer o Hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â Lindsey Maloney, lindsey.maloney@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH. Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk.

Diwygiwyd Diwethaf: 24/10/2022 Nôl i’r Brig