PN072 - Hysbysiad Preifatrwydd i Gyfranogwyr

Mae geiriad y ddogfen hon yn adlewyrchu gofynion Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC) sydd mewn grym o 25ain Mai 2018.

Maes Gwasanaeth CBST: GCCDC
Maes gwaith: Sgiliau a Chyflogadwyedd
Manylion Cyswllt: Matthew Davies
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Pontydd i Waith; Meithrin, Darparu, Ffynnu; a Sgiliau Gwaith i Oedolion (Arwain) – hysbysiad cyfranogwyr llawn

Rheolwr Data: Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ

Prosesydd Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, D/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Swyddogion Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth:

Llywodraeth Cymru: Swyddog Diogelu Data, E-bost: Data.ProtectionOfficer@gov.wales

Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r hysbysiad hwn wedi ei fwriadu ar gyfer cyfranogwyr y dri brosiect Pontydd i Waith 2; Meitrhin, Darparu, Ffynnu: a Sgiliau Gwaith i Oedolion 2. Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru (rhan o Lywodraeth Cymru) yw’r rheolwr data gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn gweithredu fel y prif brosesydd data.

Ydyn ni wedi cael eich data personol, yn uniongyrchol oddi wrthych chi?

Mae Llywodraeth Cymru yn derbyn data amdanoch chi gan y prosesydd data, Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen.

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn cael y rhan fwyaf o’r data hwn oddi wrthych chi o’r holl ffurflenni rydych yn eu cwblhau fel rhan o’r prosiect. Cwblheir y ffurflenni hyn gyda help gan staff o’r cyfundrefnau sy’n cyflenwi’r prosiect ac maent yn cynnwys:

  • Ymddiriedolaeth Hamdden Aneurin
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen (gwahanol dîm i’r tîm Corff Arweiniol sy’n cyflwyno’r hysbysiad hwn)  Groundwork Cymru

Mae’r cyrff hyn hefyd yn broseswyr ar gyfer y data hwn ac mae gennym bolisi a gytunwyd gyda nhw o ran sut byddant yn casglu, trin a rhannu’r data yn ddiogel gyda ni.

Efallai hefyd y bydd y prosiect yn derbyn data gan drydydd partïon megis cyrff dyfarnu a darparwyr lleoliad neu wirfoddoli.

Pa wybodaeth ydy’r prosiect yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r prosiect yn casglu ac yn prosesu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi.

Mae hyn yn cynnwys:

  • Eitemau adnabod personol megis Enw, Dyddiad Geni, rhif Yswiriant Gwladol, eich cyfenw blaenorol (os oes un) a rhif adnabod a roddwyd gan y prosiect
  • Eich manylion cyswllt
  • Data statws aelwyd megis, ydych chi’n byw ar aelwyd un oedolyn neu aelwyd heb swydd, oes gennych chi gyfrifoldebau gofalu neu a ydych mewn perygl o fynd yn ddigartref
  • Manylion statws cyflogaeth, megis a ydych allan o waith ar hyn o bryd, ac am ba hyd, os ydych chi’n cymryd rhan mewn cynlluniau neu raglenni eraill a ariennir gan y llywodraeth
  • Data cydraddoldeb cyfle megis rhywedd, ethnigrwydd, aelodaeth o grŵp lleiafrif ethnig, statws gweithiwr mudol ac anabledd neu gyflwr iechyd sy’n cyfyngu’r gallu i weithio
  • Data asesu megis eich cymwysterau wrth gychwyn, eich nodau a rhwystrau i waith a/neu ddilyniant gyrfa
  • Data iaith Gymraeg megis eich sgiliau yn defnyddio’r iaith a’ch dewis iaith ar gyfer cyfathrebu ac astudio
  • Data yn ymwneud â’r gweithgareddau rydych yn eu hymgymryd gyda’r prosiect megis manylion cwrs neu waith grŵp, dyddiadau, cymorth a gafwyd a chynlluniau gweithredu a gytunwyd
  • Manylion Lleoliad: Darparwr y lleoliad, dyddiadau lleoliad ac arolygiadau
  • Data yn ymwneud â chanlyniadau’r gweithgareddau rydych yn eu hymgymryd gyda ni megis cymwysterau a gafwyd, cael gwaith neu newidiadau eraill yn eich statws cyflogaeth

Gall y prosiect gasglu’r wybodaeth yma mewn amrywiaeth o ffyrdd:

Cesglir eich data gan ein staff trwy gyfrwng ffurflenni cais a gwaith papur arall rydych yn ei gwblhau ar y prosiect.

Gellir casglu data am y cymwysterau a gewch gan gyrff dyfarnu’r cymwysterau hynny a manylion eich lleoliad gwaith neu wirfoddoli gan y corff sy’n eich derbyn.

Byddwn yn storio eich data:

Rydym yn cadw copïau papur gwreiddiol y data mewn mannau ffeilio gyda mynediad cyfyngedig tra bo Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn cadw’r data ar ffurf electronig mewn data-bas diogel y gall ond nifer fechan o staff ag awdurdod gael mynediad iddo.

Pam fod y prosiect yn prosesu eich data personol?

Mae Llywodraeth Cymru yn prosesu’r data er mwyn monitro a gwerthuso cronfeydd yr UE yng Nghymru ynghyd ag i wirio cymhwyster cyfranogwyr, gweithgareddau a gwariant. Mae LlC yn prosesu’r data hwn dan Erthygl 6(1)(e) RhDDC “processing is necessary for the performance of a task carried out in the exercise of official authority”. Daw’r awdurdod o Reoliad yr UE 1303/2014 (rheoliad Darpariaeth Cyffredinol) Erthygl 54(2) sy’n ei gwneud yn ofynnol i aelod-wladwriaethau ddarparu’r data sy’n angenrheidiol ar gyfer gwerthuso a dangosyddion penodol rhaglen.

Mae angen hefyd i Gyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen brosesu’r data personol hwn i ymgymryd â thasg er budd y cyhoedd fel uchod er mwyn cyflwyno’r data hwn i’r rheolwr data ac i gyflenwi’r prosiect yn effeithiol.

Byddwn ni a’n proseswyr data yn defnyddio’r data hwn ar gyfer unrhyw un neu'r cyfan o’r dibenion canlynol:

  • Cysylltu gyda chi ar faterion yn ymwneud â’ch gweithgareddau ar y prosiect (peidiwch â phoeni – nid yw hyn yn cynnwys gwasanaethau marchnata gan feysydd gwasanaeth neu ddarparwyr eraill);
  • Asesu eich cymhwyster a’ch addasrwydd ar gyfer a symud ymlaen yn y gwasanaethau a gynigir gan y prosiect
  • Olrhain eich taith a’r gweithgareddau a’r cymorth yr ydych wedi eu dewis
  • Cymryd penderfyniadau ynglŷn ag effeithiolrwydd y gwasanaethau rydym yn eu cynnig i wella ein cyflenwad drwy’r amser
  • Darparu adroddiadau a hawliadau ariannu cymorth i’n corff ariannu
  • Darparu llwybr archwilio o dystiolaeth i weithgareddau prosiect
  • Darparu data ar gyfer gwerthuso’r prosiect

Categorïau Arbennig o ddata personol

Mae Llywodraeth Cymru yn prosesu data categori arbennig yn ymwneud ag ethnigrwydd; boed o gefndir Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig; statws Mudwyr; anabledd a Chyflwr Iechyd sy’n Cyfyngu Gallu i Weithio gan fod angen hyn dan reoliadau Cronfa Gymdeithasol Ewrop.

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn prosesu’r data hwn er mwyn ei ddarparu i LlC ac i gydymffurfio â Deddf Cydraddoldeb 2010. Yn achos y data am eich iechyd, rydym hefyd yn ei ddefnyddio i sicrhau ein bod yn darparu’r cymorth mwyaf priodol ac effeithiol sy’n addas ar gyfer eich anghenion a’ch amgylchiadau.

Bydd data categori arbennig yn cael ei amlygu ar waith papur y prosiect a byddwch yn cael opsiwn i wrthod darparu data o’r fath oni fo ei angen i ddangos cymhwyster ar gyfer y prosiect.

Gallwn brosesu’r categori data yma oherwydd:

Prosesir y data dan RhDDC Erthygl 9 (g) “processing is necessary for reasons of substantial public interest”.

Rydych wedi rhoi caniatâd penodol i ni wneud hynny.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Gall Llywodraeth Cymru/WEFO rannu’r data monitro (gan gynnwys cofnodion cyfranogwyr unigol) gyda chyrff ymchwil a gomisiynwyd er mwyn iddyn nhw fedru trafod eu profiadau gyda nhw. Ni fyddant yn cysylltu gyda phawb sydd wedi cymryd rhan yn y rhaglenni. Os bydd ymchwilwyr yn cysylltu â chyfranogwr, caiff pwrpas yr ymchwil ei esbonio i’r unigolyn ac fe gaiff yr opsiwn i beidio â chymryd rhan yn yr ymchwil. Bydd y cyrff ymchwil yn dileu manylion cyswllt y cyfranogwyr unwaith y bydd yr ymchwil wedi ei gwblhau.

I gefnogi’r gwaith ymchwil, gall Llywodraeth Cymru /WEFO gysylltu cofnodion cyfranogwyr o’r data monitro i wybodaeth arall amdanynt a ddelir gan Lywodraeth Cymru ac adrannau Llywodraeth y DU. Gall hyn gynnwys set data Canlyniadau Addysg Hydredol, data Gyrfa Cymru, Cofnod Dysgu Gydol Oes Cymru, cofnodion a ddelir gan CThEM a’r Adran Gwaith a Phensiynau, Arolwg Gweithlu, Arolwg Poblogaeth Blynyddol ac Arolwg Cyfranogwyr Cronfa Gymdeithas Ewrop. Bydd hyn ond yn cael ei wneud er mwyn gwerthuso’r effaith y mae cymorth cronfeydd UE wedi ei gael ar y bobl a gymerodd ran ac ymchwil ar bynciau cysylltiedig a ymgymerwyd gan Lywodraeth Cymru/WEFO neu gyrff ymchwil cymdeithasol a gymeradwywyd. Ni fydd Llywodraeth Cymru/WEFO byth yn cyhoeddi gwybodaeth a fyddai’n adnabod unrhyw unigolion.

Caiff data monitro (gan gynnwys cofnodion cyfranogwyr unigol) hefyd ei rannu gyda thimau perthnasol Llywodraeth Cymru ac archwilwyr y Comisiwn Ewropeaidd i helpu i benderfynu os yw’r prosiect wedi dilyn y trefniadau priodol ac i wirio dilysrwydd hawliadau. Caiff yr wybodaeth ar gymhwyster hefyd ei rhannu gyda’r timau hyn i ddibenion o’r fath. Gall Llywodraeth Cymru hefyd rannu’r ddau fath o ddata gydag archwilwyr annibynnol.

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen a’i gynrychiolwyr hefyd yn rhannu’r data lleiaf gofynnol gyda’r cyfundrefnau canlynol. Mae pob un o’r rheolwyr hyn hefyd yn uniongyrchol gyfrifol i chi am y data maent yn ei gadw a bydd ganddynt eu polisïau preifatrwydd eu hunain a fydd yn berthnasol pan fyddant yn defnyddio eich data. Byddwn yn ceisio darparu dolennau i’r polisïau hyn i chi lle bo modd.

  • Cyrff dyfarnu a/neu ardystio (megis Agored Cymru, BCS ac ati) ar gyfer eich cwrs er mwyn i chi dderbyn cymhwyster.
  • Corff proffesiynol ymchwil cymdeithasol ac economaidd i ddibenion gwerthuso’r gweithrediad.
  • Ein darparwyr cyflenwi dan gontract er mwyn iddyn nhw drefnu a rhedeg cyrsiau i ni.
  • Lle rydym yn cytuno bod angen cymorth ychwanegol arnoch, megis cludiant i ganolfannau neu ofal plant – medrwn rannu eich manylion cyswllt gyda darparwyr priodol (cwmnïau tacsi, cyfleusterau crèche ac ati) er mwyn gwneud trefniadau ar eich rhan.
  • Mewn rhai achosion, lle rydych yn cytuno y byddai atgyfeiriad i ddarparwr arall o fudd i chi, byddwn yn gofyn am eich caniatâd i anfon eich manylion at ddarparwr arall. Cesglir y caniatâd hwn adeg atgyfeirio a chaiff ond ei ddefnyddio i rannu manylion cyswllt gyda’r darparwr sydd wedi ei enwi ar y ffurflen ganiatâd.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd?

Na

Sut mae’r Cyngor yn diogelu data?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn cael ei golli, ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Hefyd nid yw cyflogeion yn defnyddio’r data ac eithrio wrth gyflawni’u dyletswyddau.

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol dim ond am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a bydd yn dilyn safonau trefniadol ac Awdurdod Lleol yn y maes hwn.

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth mewn ffordd sy’n gyson ag amserlenni cadw Awdurdod Lleol. Mae gan y prosiectau a ariennir gan Gronfa Gymdeithasol Ewrop bolisïau cadw ar wahân sy’n cydymffurfio ag ymrwymiadau statudol. Caiff y dogfennau eu cadw am 2 flwyddyn galendr o 31 Rhagfyr sy’n dilyn cynhwysiad y gwariant cymwys terfynol sy’n nodi cwblhad y gweithrediad. Er enghraifft, os yw’r prosiect yn dod i ben ym mis Rhagfyr 2022 ac os cyflwynir yr hawliad terfynol ym mis Ionawr 2023, yna bydd angen cadw’r dogfennau tan 31ain Rhagfyr 2025.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • gweld a chael copi o’ch data ar gais
  • mynnu bod y cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • cael gwybod y cyfnod amser y bydd y data’n cael ei gadw
  • yr hawl i hygludedd data
  • yr hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg
  • yr hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
  • canlyniadau eich bod yn methu darparu data i’r Cyngor
  • bodolaeth penderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â Chyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, Gwasanaethau Cymdogaeth, Cynllunio ac Amddiffyn y Cyhoedd, Matthew Davies, matthew.davies@torfaen.gov.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 24/10/2022 Nôl i’r Brig