PN023 - Hysbysiad Preifatrwydd Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymedig at ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio'n gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

Maes Gwasanaeth CBST: Uned Cefnogi Gwasanaethau Cyhoeddus
Maes Gwaith: Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth
Manylion Cyswllt: dpa@torfaen.gov.uk - Swyddog Diogelu Data, Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl
Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: Diogelu Data a Llywodaethu Gwybodaeth:

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Gall y tîm Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth brosesu eich data wrth ddelio â cheisiadau hawliau GDPR y DU, ceisiadau am wybodaeth, tor-amodau data neu wrth roi cyfarwyddyd i Feysydd Gwasanaeth eraill yn y Cyngor.

Pwy sy'n rhoi eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu yn cael ei rhoi i ni gennych chi pan fyddwch yn gofyn am wasanaeth neu'n arfer eich hawliau o dan GDPR y DU, fel cyflwyno Cais Gwrthrych am Wybodaeth

A

Rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan bersonau neu gwmnïau sy'n gweithredu ar eich rhan, adrannau eraill yn y Cyngor ac asiantaethau allanol.

Sut mae'r Cyngor yn casglu'r wybodaeth yma?

  • E-bost
  • Ffôn
  • Ffurflenni ar-lein
  • Ceisiadau ysgrifenedig trwy'r post
  • Cyfryngau Cymdeithasol
  • Trosglwyddiad ffeiliau diogel

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae'r tîm Diogelu Data a Llywodraethu Gwybodaeth yn casglu:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhif ffôn
  • Cyfeiriad E-bost
  • Manylion cyflogaeth (os yn gweithio i'r Cyngor)
  • Gwybodaeth ariannol
  • Dogfennau adnabod fel Pasbort/Trwydded Gyrru/Bil Gwasanaethau
  • Gwybodaeth mewn perthynas â gwasanaethau'r Cyngor yr ydych wedi ymwneud â nhw
  • Manylion pobl eraill yn y ceisiadau
  • Ffurflenni Awdurdod gan y rheiny yr ydych yn gweithredu ar eu rhan

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(c) Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol.

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus

Categorïau arbennig o ddata personol

Nid yw'r tîm Llywodraethu Gwybodaeth a Diogelu Data yn casglu unrhyw ddata categori arbennig neu droseddol am ddefnyddwyr y gwasanaeth neu staff yn fwriadol, ond gall gael ei gynnwys yn y wybodaeth a geir yn ystod y broses o ddarparu gwasanaethau. Gall y rhain gynnwys:

  • data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol sy'n datgelu barn wleidyddol
  • data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data personol sy'n dangos aelodaeth o undeb llafur
  • data mewn perthynas ag iechyd
  • data'n ymwneud â bywyd rhywiol person
  • data mewn perthynas â thueddiad rhywiol unigolyn

Mae'r Cyngor yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

Pan fydd y Cyngor yn casglu data troseddol, caiff hwn ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 o GDPR y DU.

Pwy sy'n cael gweld eich data?

Bydd eich data’n cael ei rannu yn fewnol dim ond gyda’r staff priodol lle mae'n angenrheidiol er mwyn iddyn nhw ymgymryd â’u rolau.

Efallai bydd eich data'n cael ei rannu'n allanol gyda sefydliadau at ddibenion cydymffurfiad gyda GDPR y DU neu ofynion cyfreithiol fel atal a datgelu trosedd. Gallai’r rhain gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG)
  • Asiantaethau'r Llywodraeth
  • Yr Heddlu
  • CThEM

Ble mae hynny'n bosibl, bydd y data'n cael ei droi'n ddienw neu'n cael ei olygu cyn ei rannu.

Ac eithrio lle nodwyd eisoes, nid ydym yn rhoi eich manylion i drydydd partïon oni fo gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r DU?

Nac Ydy

Sut mae'r Cyngor yn cadw eich data'n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Cyfyngir mynediad at y data yma yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac mewn cydymffurfiad â RhDDC y DU.

Bydd data’n cael ei storio’n ddiogel mewn:

  • Gyriannau rhwydwaith diogel
  • Storio diogel yn y Cwmwl

Pan fydd y Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir ydy’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a hynny'n unig, a bydd yn dilyn safonau corfforaethol a'r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Ar ddiwedd y cyfnod cadw bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n gwaredu'r data yn ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

  • At ddibenion Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth, rydym yn cadw'r wybodaeth am bum mlynedd ar ôl cau

Ydyn ni'n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda'ch data

Nac Ydym

Eich Hawliau

Mae gennych chi nifer o Hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Swyddog Diogelu Data, Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB, 01633 647467, dpa@torfaen.gov.uk

Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2 il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH. Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost Wales@ico.org.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 21/09/2022 Nôl i’r Brig