Hysbysiad Preifatrwydd Ysbrydoli i Gyflawni

Mae geiriad y ddogfen hon yn adlewyrchu gofynion Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC) sydd mewn grym o 25ain Mai 2018.

Maes Gwasanaeth CBST: NSPPP
Maes gwaith: Sgiliau a Chyflogadwyedd
Manylion Cyswllt: Gareth Jones
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: Ysbrydoli i Gyflawni Cyd (JB1 - llawn)

Rheolwr Data: Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, d/o Y Ganolfan Ddinesig, Pont-y-pŵl, NP4 6YB

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod.

Swyddog Diogelu Data: Susan Bullock - 01633 647467 - E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r hysbysiad hwn wedi ei fwriadu ar gyfer cyfranogwyr Ysbrydoli i Gyflawni.

Ydyn ni wedi cael eich data personol, yn uniongyrchol oddi wrthych chi?

Mae mwyafrif y data yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn wedi ei gasglu yn uniongyrchol oddi wrthych chi

Medrwn hefyd dderbyn data gan drydydd partïon megis:

  • Gyrfa Cymru ac ysgolion er mwyn sicrhau eich bod yn gymwys i ymuno â’r prosiect
  • Cyrff dyfarnu ar gyfer cymwysterau.

Pa wybodaeth ydy’r Cyngor yn ei chasglu amdanoch chi?

Mae’r Cyngor yn casglu ac yn prosesu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys:

  • Eitemau adnabod personol megis Enw, Dyddiad Geni, rhif Yswiriant Gwladol a/neu Rif Dysgwr Unigryw (ULN), a rhif adnabod a roddwyd gan y prosiect. Eich manylion cyswllt.
  • Data statws aelwyd megis, ydych chi’n byw ar aelwyd un oedolyn neu aelwyd heb swydd, oes gennych chi gyfrifoldebau gofalu neu a ydych mewn perygl o fynd yn ddigartref.
  • Manylion statws addysg megis, ydych chi yn yr ysgol ar hyn o bryd, pa ysgol ac a ydych yn debygol o aros a chwblhau eich astudiaethau, symud i ddarparwr addysg arall neu gael gwaith gyda chyflog. Hefyd manylion os ydych yn cymryd rhan mewn cynlluniau neu raglenni eraill a ariennir gan y llywodraeth.
  • Data cydraddoldeb cyfle megis rhywedd, ethnigrwydd, aelodaeth o grŵp lleiafrif ethnig, statws gweithiwr mudol ac anabledd neu gyflwr iechyd sy’n cyfyngu’r gallu i weithio.
  • Data asesu megis eich cymwysterau wrth gychwyn, eich nodau a rhwystrau ac unrhyw gymorth presennol neu yn y gorffennol o brosiectau Cronfa Gymdeithasol Ewrop.
  • Data iaith Gymraeg megis eich sgiliau yn defnyddio’r iaith a’ch dewis iaith ar gyfer cyfathrebu ac astudio.
  • Data yn ymwneud â’r gweithgareddau rydych yn eu hymgymryd gyda’r prosiect megis manylion cwrs neu waith grŵp, dyddiadau, cymorth a gafwyd a chynlluniau gweithredu a gytunwyd.
  • Data yn ymwneud â chanlyniadau’r gweithgareddau rydych yn eu hymgymryd gyda ni megis cymwysterau a gafwyd neu newidiadau yn eich statws addysg.

Gall y Cyngor gasglu’r wybodaeth yma mewn amrywiaeth o ffyrdd

Cesglir eich data gan ein staff trwy gyfrwng ffurflenni cais a gwaith papur arall rydych yn ei gwblhau ar y prosiect. Cesglir data am eich statws addysg o adroddiadau gan ysgolion a Gyrfa Cymru.

Gellir casglu data am y cymwysterau a gewch gan gyrff dyfarnu y cymwysterau hynny.

Byddwn yn storio eich data:

Rydym yn cadw copïau papur gwreiddiol y data mewn mannau ffeilio gyda mynediad cyfyngedig ac ar ffurf electronig mewn data-bas diogel y gall ond nifer fechan o staff ag awdurdod gael mynediad iddynt.

Pam fod y Cyngor yn prosesu eich data personol?

Mae angen i ni brosesu’r data personol hwn er mwyn ymgymryd â thasg er budd y cyhoedd (cynorthwyo pobl ifanc i gymryd rhan ac aros mewn addysg neu hyfforddiant) yn ein swyddogaeth fel corff cyhoeddus.

Rydym hefyd yn cadw data i’n galluogi i fodloni ein cyfrifoldebau cyfreithiol o ran adrodd i Lywodraeth Cymru.

Rydym hefyd yn cadw data i’n galluogi i fodloni ein cyfrifoldebau cyfreithiol o ran adrodd i’r Prif Fuddiolwr (Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent) a Llywodraeth Cymru.

Byddwn ni a’n proseswyr data yn defnyddio’r data hwn ar gyfer unrhyw un neu'r cyfan o’r dibenion canlynol:

  • Cysylltu gyda chi ar faterion yn ymwneud â’ch gweithgareddau ar y prosiect (peidiwch â phoeni – nid yw hyn yn cynnwys marchnata gwasanaethau eraill)
  • Asesu eich cymhwyster a’ch addasrwydd ar gyfer a symud ymlaen yn y gwasanaethau a gynigir gan y prosiect
  • Olrhain eich taith a’r gweithgareddau a’r cymorth yr ydych wedi eu dewis
  • Cymryd penderfyniadau ynglŷn ag effeithiolrwydd y gwasanaethau rydym yn eu cynnig i wella ein cyflenwad drwy’r amser
  • Darparu adroddiadau a hawliadau ariannu cymorth i’n corff ariannu
  • Darparu llwybr archwilio o dystiolaeth i weithgareddau prosiect
  • Darparu data ar gyfer gwerthuso’r prosiect

Categorïau Arbennig o ddata personol:

Rydym yn casglu peth data am eich iechyd er mwyn darparu’r cymorth mwyaf priodol ac effeithiol sy’n addas ar gyfer eich anghenion a’ch amgylchiadau.

Rydym yn casglu data am eich ethnigrwydd, categorïau Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig a statws Mudwyr oherwydd bod angen hyn i ddibenion adrodd i Lywodraeth Cymru.

Gallwn brosesu’r categori data yma oherwydd:

Rydych wedi rhoi caniatâd penodol i ni wneud hynny.

Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Byddwn yn rhannu’r data lleiaf gofynnol gyda’r cyfundrefnau canlynol. Mae pob un o’r rheolwyr hyn hefyd yn uniongyrchol gyfrifol i chi am y data maent yn ei gadw a bydd ganddynt eu polisïau preifatrwydd eu hunain a fydd yn berthnasol pan fyddant yn defnyddio eich data. Byddwn yn ceisio darparu dolennau i’r polisïau hyn i chi lle bo modd.

  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent – y corff arweiniol ar gyfer y prosiect. Maent yn casglu ynghyd y data gan bob tîm cyflenwi (fel Torfaen) ac adrodd i Lywodraeth Cymru.
  • Adran Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru Llywodraeth Cymru (WEFO) i ddibenion adrodd am waith y prosiect ac er mwyn cael cyllid ar gyfer y prosiect. Gellir hefyd anfon y data at archwilwyr gyda’r awdurdod priodol i ddibenion archwilio ein gwaith o ran rheoli’r prosiect.
  • Gyrfa Cymru, sydd â chyfrifoldeb am gasglu data am statws addysg a chyflogaeth holl bobl ifanc yng Nghymru.
  • Cyrff dyfarnu a/neu ardystio (megis Agored Cymru, BTEC ac ati) ar gyfer y cwrs/cyrsiau rydych yn eu dilyn gyda ni er mwyn i chi gael cymhwyster.
  • Corff proffesiynol ymchwil cymdeithasol ac economaidd i ddibenion gwerthuso’r gweithrediad.
  • Ein darparwyr cyflenwi dan gontract er mwyn iddyn nhw drefnu a rhedeg cyrsiau i chi.
  • Mewn rhai achosion, lle rydych yn cytuno y byddai atgyfeiriad i ddarparwr arall o fudd i chi, byddwn yn gofyn am eich caniatâd i anfon eich manylion at ddarparwr arall. Cesglir y caniatâd hwn adeg atgyfeirio a chaiff ond ei ddefnyddio i rannu manylion cyswllt gyda’r darparwr sydd wedi ei enwi ar y ffurflen ganiatâd.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo i’r tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd?

Na

Sut mae’r Cyngor yn diogelu data?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn grym i sicrhau nad yw’r data y mae’n ei brosesu yn cael ei golli, ei ddinistrio’n anfwriadol, yn cael ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu. Hefyd nid yw cyflogeion yn defnyddio’r data ac eithrio wrth gyflawni’u dyletswyddau.

Pan fo'r Cyngor yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

Am ba mor hir mae’r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol dim ond am gyhyd ag sydd yn angenrheidiol a bydd yn dilyn safonau trefniadol ac Awdurdod Lleol yn y maes hwn.

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth mewn ffordd sy’n gyson ag amserlenni cadw Awdurdod Lleol. Mae gan y prosiectau a ariennir gan Gronfa Gymdeithasol Ewrop bolisïau cadw ar wahân sy’n cydymffurfio ag ymrwymiadau statudol. Caiff y dogfennau eu cadw am 2 flwyddyn galendr o 31 Rhagfyr sy’n dilyn cynhwysiad y gwariant cymwys terfynol sy’n nodi cwblhad y gweithrediad. Er enghraifft, os yw’r prosiect yn dod i ben ym mis Rhagfyr 2022 ac os cyflwynir yr hawliad terfynol ym mis Ionawr 2023, yna bydd angen cadw’r dogfennau tan 31ain Rhagfyr 2025.

Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:
  • gweld a chael copi o’ch data ar gais
  • mynnu bod y cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • cael gwybod y cyfnod amser y bydd y data’n cael ei gadw
  • yr hawl i hygludedd data
  • yr hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg
  • yr hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
  • canlyniadau eich bod yn methu darparu data i’r Cyngor
  • bodolaeth penderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â’r adran Cynllunio ac Amddiffyn y Cyhoedd, Gwasanaethau Cymdogaeth, Gareth Jones, gareth.jones4@torfaen.gov.uk

Diwygiwyd Diwethaf: 24/10/2022 Nôl i’r Brig